Elektronische Rechnung

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Eine elektronische Rechnung ist

  • ein elektronisches Dokument, das die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen hat wie eine Rechnung auf Papier,
  • ein Mittel zur Vereinfachung der Prozesse im Rechnungswesen.

Rechtliche Rahmenbedingungen[Bearbeiten]

Seit dem 1. Juli 2011 sind in Deutschland gemäß Steuervereinfachungsgesetz 2011, mit dem die EU-Richtlinie Richtlinie 2010/45/EU umgesetzt wurde, elektronische Rechnungen und klassische Papierrechnungen gleichgestellt, um Geschäftsprozesse einfacher und effizienter zu machen. In Österreich gelten die Bestimmungen ab 1. Januar 2013 und wurden mit dem Abgabenänderungsgesetz 2012 geregelt. Seit dem 1. Januar 2014 besteht in Österreich eine verpflichtende elektronische Rechnungslegung an Bundesstellen, mit in Kraft treten des Informations- und Kommunikationstechnik-Konsolidierungsgesetzes (IKTKonG)[1] ist die Übermittlung von e-Rechnungen im Waren- und Dienstleistungsverkehr ab dem 1. Januar 2014 verpflichtend [2]. Davon betroffen sind alle 3300 Bundesdienststellen, etwa Ministerien, Bundessozialämter, Finanz- und Zollämter, Polizeiinspektionen und alle weiteren Behörden und Ämter des Bundes [3]. Vorerst nicht betroffen sind die Ämter und Behörden der Länder und Gemeinden sowie Besitzungen des Bundes, die ausgelagert wurden, etwa die ÖBB oder die ASFINAG.

Das Europäische Parlament hat am 11. März die Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen beschlossen. Sie verpflichtet öffentliche Auftraggeber und Vergabestellen zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Anschließend wird eine neue europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung in Europa eingeführt: 36 Monate nach Inkrafttreten der Richtlinie soll ein semantisches Datenmodell für die elektronische Rechnungsstellung vorliegen, das die verschiedenen nationalen Standards in Einklang bringt. Nach weiteren 18 Monaten wird die Umsetzung zwingend vorgeschrieben.[4]

Ziel ist nicht nur die Erstellung, Versendung, Übermittlung und Entgegennahme, sondern auch die Verarbeitung einer Rechnung vollständig zu automatisieren. Das heißt, dass die Empfänger die Rechnungen automatisch und digital verarbeiten müssen und zwar auf Basis von strukturierten Daten.

Dabei muss eine elektronische Rechnung für den Vorsteuerabzug folgende Voraussetzungen erfüllen:

  1. der Rechnungsempfänger muss der elektronischen Rechnung zustimmen
  2. sie muss in einem elektronischen Format (z.B. .pdf) ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden
  3. menschliche Lesbarkeit muss gegeben sein
  4. es muss die Echtheit der Herkunft garantiert sein (z.B. digitale Signatur oder internes Kontrollverfahren)
  5. es muss die Unversehrtheit der Rechnung garantiert sein
  6. alle weiteren Rechnungsmerkmale/Pflichtangaben für den Umsatzsteuerabzug müssen vorhanden sein

Dies haben Rechnungsempfänger und der Rechnungsaussteller unabhängig voneinander jeweils in ihrem Verfügungsbereich sicherzustellen.

Zustimmungserfordernis[Bearbeiten]

Die Zustimmung ist an keine besondere Form gebunden. So kann z.B. die Verwendung der E-Rechnung in den AGB aufgenommen werden, aber es genügt auch die „stillschweigende Billigung durch tatsächliche Übung“ oder eine „konkludente Zustimmung“.

Elektronisches Format[Bearbeiten]

Dabei ist es unerheblich, ob es sich um z.B um ein Portable Document Format handelt oder die E-Rechnung als Bild (.jpg, .gif, .bmp,...) vorliegt. Unerheblich ist auch, ob die Rechnung per E-Mail oder als Download von einem Server übermittelt wurde. Sie muss nur elektronisch übermittelt werden. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen müssen eingehalten werden (in Deutschland gemäß UStG § 14b 10 Jahre, in Österreich 7 Jahre).

In Deutschland gelten Rechnungen die per Standard-Telefax empfangen werden als Papierrechnung, während Rechnungen die per Computer-Telefax oder Fax-Server empfangen werden als elektronische Rechnung gelten.[5]

In Österreich können elektronische Rechnungen an den Bund auf unterschiedliche Art und Weise übermittelt werden, Standardvorgabe ist ein manuell auszufüllendes Formular über das Unternehmerserviceportal (USP).[6] Darüber hinaus ist ein Upload strukturierter Rechnungen im ebInterface[7], möglich, die Nutzung von Webservice Schnittstellen sowie die Inanspruchnahme von externen Dienstleistern sind zulässig.[8] Mittels Telefax übermittelte Rechnungen, unabhängig von der verwendeten Telefax-Technologie, sind als elektronische Rechnungen anzusehen.[9]

Menschliche Lesbarkeit[Bearbeiten]

Lesbarkeit bedeutet für Menschen inhaltlich erfassbar und verständlich.

Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit[Bearbeiten]

Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts kann gewährleistet werden durch:

  • eine qualifizierte elektronische Signatur i. S. d. Signaturgesetzes
  • mittels elektronischen Datenaustausch (z.B. EDI-Verfahren)
  • mittels PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) Verfahren
  • ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, mit dem man jede Eintragung bis zu ihrer Quelle zurückverfolgen kann, um deren Richtigkeit zu prüfen.

Rechnungsmerkmale/Pflichtangaben[Bearbeiten]

Genauso wie bei der Papierrechnung sind alle Pflichtangaben einer Rechnung einzuhalten.

Verbände und Organisationen[Bearbeiten]

Verband elektronische Rechnung[Bearbeiten]

In Deutschland haben sich an der Einführung der elektronischen Rechnung Interessierte im Verband elektronische Rechnung (VeR) zusammengeschlossen. Mitglieder sind vor allem Softwareanbieter, Beratungsfirmen und andere Unternehmen. Seine Ziele sind u.a. die Steigerung der Akzeptanz, der Markttransparenz und der Sicherheit der elektronischen Rechnung und die Definition von Qualitätsstandards für teilnehmende Unternehmen (technisch, inhaltlich, rechtlich, Betrieb) sowie Einhaltung dieser Standards. Ziel des Verbandes ist, dass 2015 40% aller Rechnungen zwischen Unternehmen elektronisch versendet werden.[10]

Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)[Bearbeiten]

FeRD ist die nationale Plattform von Verbänden, Ministerien und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland. Das Forum wurde am 31. März 2010 in Berlin unter Beteiligung verschiedener Ministerien des Bundes und der Länder, des Bundeskanzleramtes (Sekretariat des Nationalen Normenkontrollrates, Geschäftsstelle Bürokratieabbau) sowie der Spitzenverbände der Wirtschaft, einiger Fachverbände unter dem Dach der vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie auf Beschluss des Deutschen Bundestages geförderten AWV - Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. gegründet.[11] In einer Entwicklungspartnerschaft mit dem Bundesverwaltungsamt pilotiert die MACH AG zurzeit die eRechnung. Beide Partner arbeiten eng mit dem FeRD zusammen, das im Juni 2014 ein einheitliches Datenformat für Deutschland final spezifizierte (ZUGFeRD-Format).[12]

Einzelnachweise[Bearbeiten]

  1. IKTKonG: Bestimmung zur E-Rechnung (siehe Abschnitt 2)
  2. E-Rechnung Bund / Österreich: Rechtliche Grundlagen ERB
  3. :Liste Bundesdienststellen
  4. EU-Protokoll. In: http://www.europarl.europa.eu/. EU Parlament, abgerufen am 30. März 2014.
  5. Änderung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses Abschnitt 14.4 Abs. 2 Umsatzsteuer; Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zum 1. Juli 2011 durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011
  6. Unternehmerserviceportal Österreich: E-Rechnung Formular
  7. ebInterface WKO: [1]
  8. Elektronische Rechnung – Neuregelung und Rechnungseinbringung Österreich: E-Rechnung – ERB-Bund
  9. UStR 2000 Rz 1564c Richtlinie des BMF Umsatzsteuerrichtlinien 2000 Randzahl 1564c Begriff elektronische Rechnung
  10. Portrait. In: e-invoice-alliance.com. E-Invoice Alliance Germany e.V. - VeR – Verband elektronische Rechnung, abgerufen am 15. Juni 2013.
  11. Website. In: ferd-net.de. AWV – Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V., abgerufen am 27. März 2014.
  12. Portrait. In: mach.de. ZUGFeRD, BVA und MACH AG, abgerufen am 27. März 2014.

Weblinks[Bearbeiten]

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