Google Docs, Sheets, Slides und Forms

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Google Docs, Sheets, Slides und Forms ist ein kostenloses web-basiertes Softwarepaket, bestehend aus Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationsprogramm und Fragebogenprogramm. Das Office-Paket wird von Google im Rahmen seines Dienstes Google Drive angeboten. Das Paket ermöglicht Benutzern die Online-Erstellung und -Bearbeitung von Dokumenten sowie die Zusammenarbeit mit anderen Benutzern in Realzeit.

Die drei Apps sind als Webanwendungen, Chrome-Apps, die offline funktionieren, und als mobile Apps für Android und iOS erhältlich. Die Apps sind mit den Dateiformaten von Microsoft Office kompatibel. Weitere Bestandteile des Pakets sind Google Forms, Google Drawings und Google Tables (beta). Forms und Tables sind nur als Webanwendungen erhältlich, Drawings auch als Chrome-App.

Das Paket ist voll in Google Drive integriert.[1] Alle mit den Apps erstellten Dateien werden standardmäßig bei Google Drive gespeichert.

Features[Bearbeiten]

Google Docs ist das "Software as a Service" Office-Softwarepaket von Google. Dokumente, Tabellen und Präsentationen können damit erstellt, über eine Web-Benutzeroberfläche importiert oder per E-Mail versendet werden. Dokumente können außerdem auf dem lokalen Computer des Benutzers in zahlreichen Dateiformaten gespeichert werden (ODF, HTML, PDF, RTF, Text, Office Open XML). Dokumente werden automatisch auf den Google-Servern gespeichert, und es wird ein Bearbeitungslog angelegt, damit frühere Änderungen verfolgt werden können (allerdings funktioniert das nur für direkte Überarbeitungen, und es besteht derzeit nicht die Möglichkeit, in langen Dokumenten Änderungen zu suchen und zu isolieren). Dokumente können zu Organisationszwecken markiert und archiviert werden. Der Dienst wird offiziell von den aktuellen Versionen der Browser Firefox, Internet Explorer, Safari und Chrome unterstützt, die unter den Betriebssystemen Microsoft Windows, Apple OS X und Linux laufen.[2]

Google Docs ist ein Tool zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten in Realzeit. Dokumente können geteilt, geöffnet und von mehreren Benutzern gleichzeitig bearbeitet werden, und jede Veränderung kann von allen Benutzern parallel verfolgt werden. Es ist nicht möglich, Benutzern Änderungen zu melden, aber die Anwendung kann Benutzer benachrichtigen, wenn ein Kommentar oder eine Diskussion erstellt oder beantwortet wird, um eine direkte Zusammenarbeit zu ermöglichen. Die Änderungen eines bestimmten Benutzers können während einer Sitzung nicht in Realzeit hervorgehoben werden, und es gibt keine Möglichkeit, zu durchgeführten Änderungen zu springen. Aber die aktuelle Position eines Benutzers im Dokument wird durch eine spezifische Farbe bzw. einen spezifischen Cursor angezeigt. Wenn also ein anderer Benutzer sich genau diesen Abschnitt ansieht, kann er die Änderungen mitverfolgen. Eine Chat-Leiste ermöglicht Benutzern das Besprechen von Änderungen. Außerdem können Benutzer sich über das enthaltene Bearbeitungslog einen Überblick über die an einem Dokument vorgenommenen Änderungen verschaffen, wobei jeder Mitarbeiter eine eigene Farbe hat. Allerdings muss das gesamte Dokument manuell durchsucht werden, um die Änderungen zu finden. Das Bearbeitungslog zeigt immer nur eine Änderung an, d.h. nur die letzte Änderung kann verglichen werden, und Benutzer können nicht kontrollieren, wie oft Überarbeitungen abgespeichert werden. Ein neues Feature, das im Juni 2014 eingeführt wurde, erlaubt es jedem Benutzer mit Kommentarfreigabe, Änderungsvorschläge zu machen. Dieses Feature ist allerdings aktuell nur für Dokumente verfügbar.[3][4]

Die Anwendung unterstützt das Öffnen und Exportieren von zwei ISO-Standard-Dokumentformaten: OpenDocument und Office Open XML. Außerdem wird das Betrachten von Fremdformaten wie. doc und .xls unterstützt.[5]

Google Docs ist einer von zahlreichen Cloud Computing-Diensten, bei denen Dokumente geteilt werden können.[6] Die Mehrzahl davon erhebt Nutzungsgebühren. (Google Docs ist für Einzelpersonen kostenfrei, für Unternehmen fällt eine Gebühr an, die bei 5$/Monat beginnt.)[7] Die Beliebtheit von Google Docs bei Firmenkunden steigt aufgrund erweiterter Funktionen beim Teilen und leichter Zugänglichkeit. Außerdem wechseln immer mehr Studenten und Bildungseinrichtungen zu Google Docs.[8]

Im September 2009 wurde ein Gleichungseditor hinzugefügt, der das Format LaTeX unterstützt; allerdings fehlt bei Google Docs eine Funktion zur Nummerierung von Gleichungen.[9][10]

Eine einfache Suchen- und Ersetzen-Funktion ist vorhanden; in der ersten Version war es nicht möglich, in der entgegengesetzten Richtung zu suchen und zu ersetzen, aber das wurde in einer späteren Version behoben.[11]

Google Docs enthält ein Web-Clipboard-Tool, mit dem Benutzer Inhalte zwischen Google-Dokumenten, -Tabellen, -Präsentationen und -Grafiken kopieren und einfügen können. Das Web Clipboard kann auch benutzt werden, um Inhalte durch Kopieren und Einfügen zwischen verschiedenen Computern zu verschieben. Kopierte Daten werden auf den Google-Servern bis zu 30 Tage lang gespeichert. Für die meisten Kopieren-und-Einfügen-Vorgänge unterstützt Google Docs auch Tastaturkürzel.[12]

Google bietet eine Erweiterung für Google Chrome an, Office-Bearbeitung für Docs, Sheets und Slides, mit der Benutzer Microsoft-Office-Dokumente in Google Chrome über die Apps Docs, Sheets und Slides betrachten und bearbeiten können. Mit der Erweiterung können auf dem Computer oder im Web (z.B als E-Mail-Anhänge, Internet-Suchergebnisse usw.) gespeicherte Office-Dateien über Chrome geöffnet werden, ohne sie herunterladen zu müssen. Die Erweiterung ist im Chrome-Betriebssystem automatisch installiert.[13]

Google Cloud Connect war ein Plugin für Windows Microsoft Office 2003, 2007 und 2010, das alle Microsoft Word-Dokumente,PowerPoint-Präsentationen oder Excel-Tabellen unter Google Docs in den Google-Docs- oder Microsoft-Office-Formaten speichern konnte. Die Online-Kopie wird bei jedem Speichern des Microsoft-Office-Dokuments automatisch gespeichert. Microsoft-Office-Dokumente können offline bearbeitet und später online synchronisiert werden. Google Cloud Sync ist mit früheren Versionen von Microsoft-Office-Dokumenten kompatibel und ermöglicht die parallele Bearbeitung desselben Dokuments durch mehrere Benutzer.[14][15] Allerdings wurde Google Cloud Connect am 30. April 2013 eingestellt, weil Google Drive dieselben Aufgaben mit besseren Resultaten erfüllt.[16]

Google Spreadsheets und Google Sites enthalten außerdem Google Apps Script, um Code in Dokumente einzufügen, ähnlich wie Visual Basic for Applications bei Microsoft Office. Die Scripts werden entweder vom Benutzer aktiviert oder durch ein Ereignis ausgelöst.[17][18]

Google Forms und Google Drawings wurden dem Softwarepaket Google Docs hinzugefügt. Das Tool Google Forms ermöglicht das Sammeln von Benutzerinformationen durch einen personalisierten Fragebogen oder ein Quiz. Die Informationen werden zusammengetragen und automatisch mit einer Tabelle desselben Namens verknüpft Die Tabelle zeigt dann die Antworten aus dem Fragebogen/Quiz an.[19][20]

Google Drawings ermöglicht Benutzern das Erstellen, Teilen und Bearbeiten von Bildern oder Grafiken. Es lassen sich damit Schaubilder, Diagramme, Entwürfe, Flussdiagramme usw. anfertigen. Das Tool enthält einen Teil der Funktionen von Google Slides, aber mit anderen Vorlagen. Dazu gehören die Anzeige von Grafiken mit präzisen Hilfsrastern, Anpassung an das Raster durch Klicken, automatische Aufteilung und das Einfügen von Zeichnungen in andere Google-Dokumente, -Tabellen oder -Präsentationen.[21][22]

Am 15. Mai 2012 erhielt Google Docs ein Recherche-Tool.[23] Es ermöglicht Benutzern beim Bearbeiten eines Dokuments den problemlosen Zugriff auf Google Search über einen Seitenbalken.[24]

Am 11. März 2014 stellte Google Addons für Google Docs und Sheets vor, mit denen Benutzer aus den Addon-Stores installierte Anwendungen benutzen können, um zusätzliche Funktionen für die Hauptdienste zu erhalten.[25] Außerdem wurde der Addon-Store im Oktober 2014 auch für Google Forms zugänglich gemacht.[26]

Maximale Dateigröße[Bearbeiten]

Einzelne Dokumente dürfen mit Stand 13. Januar 2010 nicht größer als 1 GB sein, eingebettete Bilder nicht größer als jeweils 2 MB.[27] Hochgeladene, aber nicht in Google-Docs-Format konvertierte Dateien dürfen bis zu 10 GB groß sein.[28]

Außerdem gibt es je nach Dateityp weitere Begrenzungen:

Dokumente
1.024.000 Zeichen, unabhängig von Seitenanzahl oder Schriftgröße. Hochgeladene und in das Google-Docs-Format konvertierte Dokumentdateien dürfen nicht größer als 10 MB sein.[29]
Tabellen
In der neuen Version von Google Sheets wurden alle Begrenzungen für Tabellen aufgehoben. In dieser älteren Version darf jedes Tabellenblatt höchstens 256 Spalten und jede Tabelle höchstens 200 Blätter haben, bei maximal 400.000 Zellen insgesamt. Hochgeladene und in das Google-Sheets-Format konvertierte Tabellendateien dürfen nicht größer als 20 MB sein, bei maximal 400.000 Zellen insgesamt und höchstens 256 Spalten pro Blatt.[29]
Präsentationen
Präsentationen dürfen bei Google Slides bis zu 50 MB groß sein, das entspricht etwa 200 Folien. Hochgeladene und in das Google-Slides-Format konvertierte Präsentationsdateien können ebenfalls bis zu 50 MB groß sein.[29]

Unterstützte Dateiformate[Bearbeiten]

Dateien der folgenden Formate können betrachtet und in das Docs-, Sheets- oder Slides-Format konvertiert werden:[30]

  • Für Dokumente: .doc (falls neuer als Microsoft Office 95), .docx, .docm .dot, .dotx, .dotm, .html, Nur-Text (.txt), .rtf, .odt
  • Für Tabellen: .xls (falls neuer als Microsoft Office 95), .xlsx, .xlsm, .xlt, .xltx, .xltm .ods, .csv, .tsv, .txt, .tab
  • Für Präsentationen: .ppt (falls neuer als Microsoft Office 95), .pptx, .pptm, .pps, .ppsx, .ppsm, .pot, .potx, .potm
  • Für Grafiken: .wmf
  • Für OCR: : .jpg, .gif, .png, .pdf

Dazu ist anzumerken, dass die Anzeige/Konvertierung nicht immer vollständig und fehlerfrei erfolgt (meist sind es deutlich sichtbare Formatierungsfehler). Beim Konvertieren eines Dokuments aus einem Microsoft-, OpenOffice- oder ODF-Format nach Google und zurück gehen einige Informationen und Funktionen verloren, und das Layout kann sich geringfügig verändern. Vor allem unterstützt Google keine Datei-/Dokumenteigenschaften (Metadaten), die über den Windows Explorer oder die entsprechenden Microsoft-Anwendungen verfügbar sind; beim Konvertieren eines Dokuments aus dem Google-Format werden keine Datei-/Dokumenteigenschaften angelegt.

Einzelnachweise[Bearbeiten]

  1. Google Drive. Google. Abgerufen am 1. Dezember 2012.
  2. Getting to know Google Docs: System requirements. Google.com. Abgerufen am 12. Juni 2009.
  3. A new Google Docs. Google. 12. April 2010.
  4. Google Docs Tour.
  5. List of supported file types.
  6. Should you move your business to the cloud?. PC world.
  7. Google docs Pricing.
  8. Firth, Mark & Mesureur, Germain. "Innovative uses for Google Docs in a university language program", The JALT CALL Journal. Retrieved on 2010-06-30.
  9. Google Docs Has an Equation Editor. Google Operating System: Unofficial news and tips about Google. Abgerufen am 17 April 2014.
  10. Writing Equations in Google Docs. The Chronicle of Higher Education. Abgerufen am 17 April 2014.
  11. Google Docs. April 2014.
  12. Copy and paste. Google. Abgerufen am 24. Juli 2014.
  13. Office Editing for Docs, Sheets, and Slides. Google. Abgerufen am 30. Juli 2014.
  14. Google Cloud Connect for Microsoft Office available to all
  15. Now Anyone Can Sync Google Docs & Microsoft Office. In: Mashable. 24. Februar 2011.
  16. Migrate from Google Cloud Connect to Google Drive. Google. Abgerufen am 26. März 2014.
  17. David Meyer: Google Apps Script gets green light. August 20, 2009. Abgerufen am 28. März 2011. 
  18. Klint Finley: Google Apps Now Offers Business Process Automation on Google Sites with Scripts. In: ReadWriteWeb, October 22, 2010. Abgerufen am 28. März 2011. 
  19. Create a survey using Google Forms. In: google.com.
  20. Andy Wolber: Use Google Forms to create a survey. techrepublic.com. Abgerufen am 26. März 2014.
  21. About Google drawings. Google. Abgerufen am 26. März 2014.
  22. Sebastion Anthony: Google Docs Drawing tool removes any reason to use MS Paint ever again. Abgerufen am 26. März 2014.
  23. Find facts and do research inside Google Documents.
  24. Research tool. In: google.com.
  25. Add-ons for Docs and Sheets. In: Google Drive Blog. Google. Abgerufen am 17. April 2014.
  26. Add-ons for Forms.
  27. Google Docs Help: Size limits.
  28. Google Docs size limits.
  29. a b c Google Docs size limits. Abgerufen am 26. März 2014.
  30. Convert a file to Google Docs, Sheets, or Slides.