Kassenbuch

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Ein Kassenbuch ist

Wenn Geschäftsvorfälle mit Barzahlung verbunden sind, ist eine sog. Geschäftskasse nötig. Die Barerlöse werden entweder alle einzeln aufgezeichnet, in eine Registrierkasse eingegeben oder als Gesamtbetrag bei Geschäftsschluss in der offenen Ladenkasse durch das Zählprotokoll als sog. Tageskasse oder Tageslosung erfasst. Der tägliche Gesamtbetrag wird in das Kassenbuch übertragen. Bei der offenen Ladenkasse erfolgt das in den Kassenbericht. Das Kassenbuch enthält die täglichen Aufzeichnungen der „Kasse“ — Einzahlungen und Auszahlungen — und wird in Kontoform geführt.[1] Formulare für Kassenbücher sind im Handel erhältlich.

Der Saldo des Kassenbuches gibt an, wie viel Bargeld sich in der Geschäftskasse des Unternehmens befindet. Weiterhin beinhaltet das Kassenbuch auch die Buchungsbelege der festgehaltenen Geschäftsvorfälle.

Der Saldo des Kontos „Kassenbuch“ (oder auch „Kasse“) taucht bei der Erstellung der Geschäftsbilanz als Aktivposten im Umlaufvermögen auf.

Aufbau des Kassenbuches[Bearbeiten]

Das Kassenbuch dokumentiert zu jedem Geschäftsvorfall die Informationen:

Datum
Das Datum des Geschäftsvorfalls
Beleg
Es ist der Beleg oder der Eigenbeleg nötig.
Belegnummer
Eine fortlaufende Nummer zur eindeutigen Zuordnung des Beleges bzw. der Quittung zu dem Geschäftsvorfall
Buchungstext
Eine erklärende Bezeichnung des Geschäftsvorfalls
Steuersatz
Der für diesen Geschäftsvorfall zu Grunde liegende Umsatzsteuersatz
Einnahme in Kasse
Der Betrag und die Währung des Geschäftsvorfalls, der als Einnahme in die Kasse dokumentiert werden soll, falls vorhanden, Das umfasst auch Anzahlungen und Einlagen.
Ausgabe durch Kasse
Der Betrag und die Währung des Geschäftsvorfalls, der als Ausgabe durch die Kasse dokumentiert werden soll, falls vorhanden
Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer
Die Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer, die sich aus Steuersatz und Einnahme bzw. Ausgabe aus der Kasse ergibt
Kassenbestand
Der jeweils aktuelle Kassenbestand unter Berücksichtigung der eingebuchten Geschäftsvorfälle.

Rechtsgrundlage in Deutschland[Bearbeiten]

Die Rechtsgrundlage folgt aus § 146 Abgabenordnung (AO) und aus § 22 Umsatzsteuergesetz (UStG), wonach jeder einzelne Umsatz aufzuzeichnen ist. Wer buchführungspflichtig ist, muss ein Kassenbuch führen. Wer seinen Gewinn nach § 4 Abs. 3 Einkommensteuergesetz (EStG) ermittelt, muss kein Kassenbuch, sondern Kassenberichte erstellen. Dann muss er Aufzeichnungen nach § 22 UStG, die auch für die Einkommensteuer relevant sind, führen. Das erfordert auch die Aufzeichnung der Umsätze, zu denen bei Taxis zum Beispiel die Schichtzettel gehören. Es besteht eine Einzelaufzeichnungspflicht gemäß § 146 AO für jede Betriebseinnahme und für jede Betriebsausgabe.

Kassenbericht[Bearbeiten]

Das Kassenbuch setzt sich aus einzelnen Kassenberichten für jeden einzelnen Tag zusammen. Er muss also das jeweilige Datum enthalten. Damit sind die relevanten Angaben, aus denen sich die sogenannte Tageslosung zusammensetzt, in dem täglichen Kassenbericht enthalten. Der Kassenbericht muss täglich erstellt werden, also nicht zeitlich verspätet. Er muss retrograd aufgebaut sein. Es ist unzulässig, mehrere Tage in einem Kassenbericht zusammenzufassen. Alle Kassenberichte zusammen bilden das Kassenbuch für das jeweilige Jahr. Soweit Nebenkassen geführt werden, müssen diese Ergebnisse über sogenannte Nebenkassenkladden in den Kassenbericht übernommen werden. Vom Kassenbuch ist der tägliche Kassenbericht zu unterscheiden, der auch dann zu führen ist, wenn es keine Pflicht zum Kassenbuch gibt. Das ist bei § 4 III Rechnern der Fall. Soweit eine sog. Offene Ladenkasse - also keine Registrierung der Einzelaufzeichnungen durch jeweils eine neue Eingabe - geführt wird, muss ihr Kasseninhalt täglich bei Geschäftsschluss ausgezählt werden (Tagesaufnahme) und der Inhalt des Zählprotokolls in den Kassenbericht übernommen werden.

Aufbewahrungspflichten[Bearbeiten]

Neben der Aufzeichnungspflicht besteht auch eine Aufbewahrungspflicht für die Kassenberichte und die dazu gehörenden Belege. Auch die Zählprotokolle für die Auszählung der Kasse sind aufzubewahren. Eine nur rechnerische Kassenführung reicht nicht aus und führt dazu, dass die Kassenführung fehlerhaft ist, so dass eine Hinzuschätzung gemäß § 162 AO gerechtfertigt ist. Auch wenn kein Kassenbuch zwingend ist, so ist dennoch wegen der Beweisvorsorge die Aufbewahrung aller Aufzeichnungen geboten.

Einzelaufzeichnungspflicht[Bearbeiten]

Die in § 146 AO enthaltene Einzelaufzeichnungspflicht gilt auch für offene Ladenkassen. Das verlangt schriftliche Aufzeichnungen, also nicht nur Strichlisten oder die Aufbewahrung von Chips bis zur Auszählung der Tageslosung und ihrer Übernahme in den Kassenbericht. Es ist also nötig, den schriftlichen Einzelbeleg für den konkreten Geschäftsfall zusätzlich zu dem Tagesbericht aufzubewahren und abzuheften. Das greift immer ein, wenn der Kunde namentlich bekannt ist. Ein Verzicht auf diese Pflicht war ertragssteuerlich bisher für den Einzelhandel bei Cent -Beträgen (geringfügigen Beträgen) möglich. Diese Rechtsprechung[2] ist jedoch auch für die Ertragssteuern überholt, da die umsatzsteuerlichen Aufzeichnungspflichten gem. § 22 UStG auch für die Einkommensteuer gelten. so dass auch hier für den Einzelhandel, die Gastronomie etc. eine Einzelaufzeichnungspflicht besteht.[3] Der BFH hat dies a.a.O. ausdrücklich aufgeführt. Damit ist die frühere Rechtsprechung - nicht nur bei Taxis - überholt. Wegen der Maßgeblichkeit der umsatzsteuerlichen Aufzeichnungspflicht ist die ertragssteuerliche Einzelaufzeichnungspflicht damit nie unzumutbar. Dieses Kriterium ist seit der neuen Rechtsprechung[4] überholt. Es ist außerdem unzutreffend, dass bis 15.000 Euro keine Einzelaufzeichnungspflicht besteht. Bei Einzelerlösen über 15.000 Euro muss außerdem ergänzend eine Einzelaufzeichnung mit der Identität des Geschäftspartners nach dem Geldwäschegesetz erfolgen. Eine besondere Aufzeichnungspflicht folgt aus § 22 UStG und gilt dann auch für die Einkommensteuer. Die umsatzsteuerlichen Aufzeichnungen müssen als Aufzeichnungspflicht auch für die Einkommensteuer beachtet werden. Die Kassenführung und damit die Buchführung ist - auch für die Einkommensteuer - nicht ordnungsgemäß gem. § 158 AO, wenn der Unternehmer für Leistungen und Lieferungen zu verschiedenen Steuersätzen nur eine einheitliche Ladenkasse führt, ohne dass damit die Entgelte zu den unterschiedlichen Steuersätzen getrennt aufgezeichnet werden. Eine Erfassung ohne Trennung ist fehlerhaft, wenn die Lieferungen unterschiedlichen Steuersätzen (Regelsteuersatz, ermäßigter Steuersatz, steuerbefreit) unterliegen. Dies Problem kann nur erfolgreich vermieden werden, indem eine Registrierkasse mit den verschiedenen Steuersätzen verwendet wird. Wird eine Registrierkasse benutzt, so müssen alle Einnahmen und Erlöse ausnahmslos und losgelöst vom Wert durch Eingabe registriert werden, weil bei Registrierkassen zwingend eine Einzelaufzeichnungspflicht besteht. Die Einzelaufzeichnungen sind somit bei der Registrierkasse ohnehin aufzubewahren. Bei der offenen Ladenkasse müssen sie aufbewahrt werden, da sonst ein formeller Fehler gem. § 158 AO vorliegt. Bei bargeldintensiven Betrieben wird dieser schwere formelle Fehler zu einem materiellen Fehler.

Fehlerhafte Kassenbuchführung[Bearbeiten]

Ein Kassenbuch ist nur schwer zu führen, weil dabei viele Fehlerquellen möglich sind. Das Kassenbuch ist nicht ordnungsgemäß i.S.v. § 158 AO, wenn es elektronisch mit einer veränderbaren Datei wie z.B. Excel geführt wird. Das ist von den Anforderungen mit einem elektronischen Fahrtenbuch vergleichbar. Ferner darf es nicht nur rechnerisch geführt werden. Das ist an Kassenfehlbeträgen und an fehlenden Zählprotokollen erkennbar. Das Kassenbuch ist falsch, wenn die Nebenkassen oder Sonderkassen nicht in die Kassenberichte eingeflossen sind. Besteht - wie fast immer - eine Einzelaufzeichnungspflicht, so ist nur ein Gesamtbetrag als sogenannte Tageslosung nicht ausreichend. Das Kassenbuch stellt nur auf die gesamte Tageslosung ab. Das Kassenbuch ist nicht ausreichend, wenn dadurch die Pflicht zur Einzelaufzeichnung jeder einzelnen Betriebseinnahme verletzt worden ist. Die Kassenführung ist also unzureichend, wenn - auch wenn kein Kassenbuch nötig ist - die dennoch nötigen Einzelaufzeichnungen nicht chronologisch geführt werden. Eine weitere Folge ist der Konzessionsverlust, wenn keine oder nur unplausible Aufzeichnungen (Schichtzettel bei Taxis) geführt werden.

Hinzuschätzung[Bearbeiten]

Die Nachteile entstehen durch Hinzuschätzungen gemäß § 162 AO. Wird die Kasse nur rechnerisch geführt, so ist die Buchführung nicht ordnungsgemäß gem. § 158 AO. Wenn das Kassenbuch nur elektronisch ohne Änderungssperre geführt wird oder bei handschriftlicher Führung unvollständig oder mit vielen Veränderungen vorgelegt wird, führt das zu Hinzuschätzungen. Bei bargeldintensiven Betrieben löst der Verstoß gegen die formelle Ordnungsmäßigkeit zugleich den nötigen Verstoß gegen die materielle Ordnungsmäßigkeit der Buchführung gem. § 158 AO aus. Damit wird die gesamte Buchführung verworfen, also als nicht ordnungsgemäß gem. § 158 AO beurteilt.

Bestrafung wegen Steuerhinterziehung[Bearbeiten]

Das Kassenbuch ist nur eine Eigenaufzeichnung und hat damit keinen hohen Beweiswert. Ist das Kassenbuch vorsätzlich fehlerhaft geführt worden, so kann das den Anfangsverdacht einer Steuerhinterziehung gemäß § 370 AO auslösen. Das ist immer der Fall, wenn dem Finanzamt bekannt wird, dass die dort aufgeführte Tageslosung (der Tagesumsatz) bewusst falsch eingetragen ist. Diese positive Kenntnis kann sich aus der Schattenbuchführung, aus der Beschäftigung von Schwarzarbeitern, aus Testkäufen, aus Kontrollmaterialien, durch die sogenannte Summarische Risikoprüfung (SRP) oder aus der Nachkalkulation ergeben.

Gewerberechtliche Sanktionen[Bearbeiten]

Werden keine Einnahmeursprungsaufzeichnungen geführt oder aufbewahrt oder sind sie unschlüssig, so ist dies ein gravierender Fehler gemäß § 158 AO und auch im Sinne des Berufsrechts. Wenn also die sogenannten Schichtzettel bei Taxis nicht vorhanden sind, so reicht das aus, um die Taxikonzession gemäß § 25 Personenbeförderungsgesetz (PBefG) zu widerrufen. Bei anderen Gewerbetreibenden erfolgt eine Gewerbeuntersagung bzw. sogar ein Widerruf der Approbation bzw. der Betriebserlaubnis der Apotheker.

Literatur[Bearbeiten]

  • Assmann: Kassenführung - Kassenaufzeichnungen. StBp 1990, 169
  • Scherer: Kassenbericht- Fehlerquellen und Kontrollmöglichkeiten. StBp 1995, 193
  • Wiethölter: Die Kassenführung. StBp 2003, 129
  • Brinkmann: Schätzungen im Steuerrecht. Erich-Schmidt-Verlag, 2. Auflage, ISBN 978-3503138517, Seite 152
  • Huber: Registrierkassen und Kassensysteme im Steuerrecht. ÖStZ Spezial.- LexisNexis Verlag, Wien 2012, ISBN 3-700-75360-8, S. 106
  • Schmidt, Liebig: Kassenfehlbeträge. NWB Fach 17, 1297
  • Teutemacher: Checkliste für eine ordnungsgemäße Kassenführung. BBK, Januar 2013 (Sonderausgabe online bei horeca24.de vom 4. Dezember 2012)

Einzelnachweise[Bearbeiten]

  1. Kassenbuch – Definition im Gabler Wirtschaftslexikon
  2. BFH v. 12. Mai 1966, IV 472/60, BStBl III 1966, 371.
  3. BFH v. 26. Februar 2004, XI R 25/02, BFH/NV 2004, 858.
  4. BFH v. 2. März 1982, VIII R 225/80, BStBl II 1984, 504.