Papierloses Büro

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Das papierlose Büro ist ein Büro, das zwecks Arbeitseinsparung, Effizienzerhöhung und Umweltschutz vollständig auf papiergebundene Dokumente verzichtet, und ausschließlich EDV-gestützte Verfahren (Computer) einsetzt.

Übersicht[Bearbeiten]

Das papierlose Büro wird ermöglicht durch

  1. Speicherung aller Dokumente in elektronischen Datenspeichern (Festplatten, evtl. diverse Wechselmedien.)
  2. Übermittlung dieser Dokumente ausschließlich über elektronische Wege. (Dateiserver, E-Mail, Instant Messenger, usw.)
  3. Die völlige Umstellung auf rechtsgültige elektronische Signaturen und den Verzicht auf handschriftliche Signaturen, wo Rechtssicherheit nötig ist.
  4. Einscannen aller alten Papierdokumente und finales Archivieren solcher mit handschriftlichen Signaturen bis zum Abschluss des Übergangs.

Lösungen[Bearbeiten]

Um die Umstellung voranzutreiben, gibt es diverse Vereinfachungen und Lösungen:

  • Mit der elektronischen Signatur besteht ein hochwertigerer rechtsgültiger Ersatz für die traditionellen manuellen Unterschriften von zweifelhafter Sicherheit.

Hindernisse[Bearbeiten]

Die Umstellung wird bisher teilweise durch noch existierende Strukturen behindert.

  • Die für die Elektronische Signatur benötigten Geräte und Lösungen sind noch nicht überall allgemein verfügbar, teilweise umständlich und einschränkend, und den meisten Bürgern fehlt schlichtweg das Wissen zur komfortablen Nutzung. Die ausschließliche Nutzung elektronischer Unterschriften kann daher aus technischen Gründen in vielen Situationen noch nicht erwartet werden, oder ist außerordentlich umständlich.
  • Die allgemeine EDV-Kompetenz der Mitarbeiter ist in vielen Fällen noch mangelhaft. Die EDV-Äquivalente von papiergebundenen Standardverfahren, wie Serverspeicherung, Softlinks und semantische Auszeichnung / Metadaten sind nicht selten unbekannt, oder es werden Betriebssysteme mit mangelhafter Unterstützung verwendet.
  • Unternehmen, mit denen Geschäftsbeziehungen bestehen, können selbst immer noch Papier verwenden, was ein umständliches Ausdrucken/Einscannen und die Bereithaltung manuell unterschriebener Dokumente nötig machen kann.

Probleme bei nur partieller Umstellung[Bearbeiten]

  • Bei Verwendung von EDV-Lösungen, ohne tatsächlichen Verzicht auf Papier kann der Papierverbrauch sogar steigen, da die EDV-Speicherung das Erstellen mehrfacher Kopien stark erleichtert, und somit die Hemmschwelle zum Papierverbrauch sinkt.
  • Bei gleichzeitiger Verwendung von Papier- und EDV-Lösungen ist häufig ein ständiges Hin- und Her-Synchronisieren und -Kopieren vonnöten.

Aus diesen Gründen sollte eine Umstellung immer so vollständig wie möglich erfolgen und das Ziel haben, Papiernutzung tatsächlich abzuschaffen.