Vordruck
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Ein Vordruck ist ein Schriftstück zur ergänzenden Beschriftung. Vordrucke unterteilt man in Formblätter und Geschäftsdrucksachen. Ist ein Vordruck vollständig ausgefüllt, unterschrieben und abgearbeitet, wird er zur Urkunde. Aufkleber, Broschüren, Visitenkarten usw. sind keine Vordrucke, es sei denn, sie würden ergänzend beschriftet (z. B. bedruckte Aufkleber zur Beschriftung von Datenträgern)
[Bearbeiten] Formblätter und Geschäftsdrucksachen
Ein Formblatt ist unterteilt in Schreibfelder (z. B. Name), Auswahlfelder (z. B. ja/nein) und Unterschriftsfelder, deren gewünschter Inhalt durch in der Regel maschinenschriftliche Leittexte vorgegeben wird. Der Einsatz von Formblättern dient der standardisierten Erfassung von Daten. Die Zulassung freitextlicher Ergänzungen ist daher in der Regel wenig sinnvoll.
Geschäftsdrucksachen sind Briefbögen, die vorgedruckte Auskünfte (z. B. Firma und Firmenlogo, Anschrift, Bankverbindungen) enthalten. Die Geschäftsdrucksache wird beim Ausdruck in den Drucker eingelegt, ergänzend mit einer Schreibmaschine oder eigenhändig beschrieben. Die ergänzende Beschriftung erfolgt durch den Inhalt des Briefes. Ebenso sind Briefhüllen mit vorgedruckten Informationen Geschäftsdrucksachen. Die ergänzende Beschriftung erfolgt durch die Anschrift. Werden die oben genannten Auskünfte beispielsweise mittels der Kopfzeile in einer Textverarbeitung auf Blankopapier gedruckt, so handelt es sich hierbei nicht um Geschäftsdrucksachen.
[Bearbeiten] Elektronische Vordrucke
Vordrucke gibt es auch in elektronischer Form. Diese werden am PC ausgefüllt, gedruckt und dann unterschrieben. Durch Einführung von Arbeitsabläufen kann bei elektronischen Vordrucken auch ganz auf eine Unterschriftsleistung verzichtet werden, da das Einloggen mittels eines Kennworts sowie die selbstätige Weiterleitung an die nächste bearbeitende Stelle Missbrauch verhindert.
Da der Begriff "elektronischer Vordruck" jedoch an sich widersprüchlich ist, bezeichnet man ihn besser als digitalisiertes Formular.
[Bearbeiten] Arten von Vordrucken
Man unterscheidet Vordrucke in amtliche Vordrucke, genormte Vordrucke und freie Vordrucke.
Amtliche Vordrucke sind Formblätter wie z. B. Mahnbescheide oder auch Steuererklärungen.
Zu den genormten Vordrucken zählen Quittungsblöcke, Geschäftsbriefe oder Fahrtenscheine. Genormte Vordrucke sind für die Verwendung zwischen Bürgern und Unternehmen gedacht. Sie können aber nicht durch den Verwender frei gestaltet werden. Die aufgestellten Normvorgaben geben die Gestaltung des Vordrucks vor.
Bei freien Vordrucken kann der Ersteller oder Auftraggeber den Vordruck selber gestalten. Es sollte jedoch auf eine verständliche und rasche Erfassung von Informationen geachtet werden. Auch die Leittexte müssen passend ausgewählt und angeordnet werden. Zu achten ist ebenfalls darauf, dass der Aufbau mit dem Arbeitsablauf übereinstimmt und dass eine Versendung des Vordrucks weiterhin möglich ist. Hierfür ist besonders auf die normgerechte Gestaltung des Anschriftfeldes und auf die Bezugszeichenzeile zu achten. Auch sollten Loch- und Falzmarkierungen vorhanden sein. Freien Vordrucke sind z.B. Faxbögen, Kurzmitteilungen, Urlaubsanträge oder auch Reisekostenabrechnungen.
