Elektronische Vergabe

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Elektronische Vergabe (kurz E-Vergabe) bezeichnet die elektronische Durchführung von Verfahren zur Vergabe öffentlicher Aufträge und ist ein Teilbereich des Public E-Procurement. Kennzeichnend ist die Nutzung von elektronischen Informations- und Kommunikationsmitteln, zum Zwecke der Beschaffung von Liefer-, Bau- und Dienstleistungen, speziell für die Institutionen des Öffentlichen Sektors nach Maßgabe des Vergaberechts.

Die E-Vergabe wird im Rahmen von E-Government als Schlüsselanwendung gesehen.[1]

Die wesentlichen Phasen einer Ausschreibung, also die Zusammenstellung der Vergabeunterlagen, die Bekanntmachung inklusive der Bereitstellung der Vergabeunterlagen zur Angebotslegung, die Abgabe eines Angebots und die Prüfung und Wertung, erfolgen also elektronisch unterstützt.

Einsatzbereich[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Durch die EU-Vergabekoordinierungsrichtlinien (2004/18/EG, 2004/17/EG und 2009/81/EG) ist auf europäischer Ebene festgelegt worden, dass öffentliche Auftraggeber Techniken der elektronischen Beschaffung einsetzen können, „solange bei ihrer Verwendung die Vorschriften dieser Richtlinien und die Grundsätze der Gleichbehandlung, der Nichtdiskriminierung und der Transparenz eingehalten werden“[2]. Die dafür verwendeten Mittel und ihre technischen Merkmale dürfen keinen diskriminierenden Charakter haben und müssen allgemein zugänglich sowie mit den allgemein verbreiteten Erzeugnissen der Informations- und Kommunikationstechnologie kompatibel sein. Um die Vertraulichkeit sicherzustellen, ist zudem die Integrität der Daten und die Vertraulichkeit der Angebote und Teilnahmeanträge zu gewährleisten.[3]

Darüber hinaus ermöglichen die Richtlinien für die Mitgliedstaaten unter bestimmten Voraussetzungen die Nutzung spezieller vollelektronischer Verfahren für die Beschaffung bestimmter Leistungen. Hierbei handelt es sich um die „elektronische Auktion“ als iterative Methode zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes und das „dynamische Beschaffungssystem“ für die Beschaffung marktüblicher Leistungen.[4]

Nach deutschem Verständnis beginnt die E-Vergabe mit der elektronischen Veröffentlichung und endet mit dem Zuschlag. Wesentlich weiter ist der E-Procurement-Begriff der EU, der „von der Bekanntmachung bis zur Bezahlung erfolgende Einsatz elektronischer Verfahren für Kommunikation und Vorgangsbearbeitung durch Einrichtungen des öffentlichen Sektors beim Einkauf von Waren und Dienstleistungen oder der Ausschreibung öffentlicher Arbeiten“[5] umfasst.

Nutzen der E-Vergabe[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

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Laut einem Bericht der Deutschen Bank[6] steckt in der gesamten elektronischen Beschaffung (also neben E-Vergabe auch die Nutzung von elektronischen Katalogen und Auktionslösungen) ein Einsparpotenzial von 50 bis 70 Milliarden Euro.

Eine Studie der Ramboll Management GmbH im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie 2008 belegt, dass die volkswirtschaftlichen Gesamtkosten für Vergaben öffentlicher Aufträge sich jedes Jahr auf ca. 19 Mrd. Euro belaufen. Allein 14,3 Mrd. Euro fallen hier für Prozesskosten an, für die Bekanntmachung und Recherche von Ausschreibungen ca. 2 Mrd. Euro sowie für die Anforderung und die Übermittlung von Vergabeunterlagen ca. 980 Mio. Euro. Die Erstellung der Vergabeunterlagen und die Wertung der eingegangen Angebote machen laut Ramboll-Studie mit ca. 7 Mrd. Euro den größten Kostenanteil an den gesamten Vergabeverfahren aus und beinhalten damit das meiste Einsparpotenzial [7].

Neben rein monetären Effekten birgt die Nutzung elektronischer Medien zur Beschaffung in der öffentlichen Verwaltung weitere konkrete Nutzenpotenziale. Zum einen bewirkt eine transparente Veröffentlichung von Bekanntmachungen im Internet, dass eine weit größere Zahl an Marktteilnehmern angesprochen und so der Wettbewerb verstärkt wird. Erwartet werden hierneben allgemeine Einsparungen im Bereich der Prozesskosten.

Gerade in der öffentlichen Verwaltung ist die Vermeidung von Korruption durch ein hohes Maß an Transparenz und ordentlicher Dokumentation ein wichtiges Argument für den Einsatz elektronischer Hilfsmittel.

Zuletzt verhilft der Einsatz der E-Vergabe zu einer Standardisierung der Prozesse. Dadurch dass sich einzelne Referate oder Ämter einer Verwaltung für eine Softwarelösung entscheiden, wird der Vergabeprozess für alle Nutzer vereinheitlicht.

E-Vergabeplattformen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

E-Vergabeplattformen dienen dazu, die elektronische Kommunikation zwischen Vergabestelle und Bieter im Rahmen förmlicher Vergabeverfahren zu unterstützen. Häufig unterstützt werden Funktionen für die Veröffentlichung von Bekanntmachungen über die Bereitstellung von Vergabeunterlagen, die Bieterkommunikation bis hin zur elektronischen Angebotsabgabe.

Hilfsmittel zur Angebotsabgabe[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Bei den Möglichkeiten zur Abgabe elektronischer Angebote unter Einsatz der elektronischen Signatur unterscheiden sich die Plattformen darin, dass sie entweder eine webbasierte Lösung zur Angebotsabgabe vorsehen oder eine lokal auf dem Rechner des Bieters zu installierende Applikation bereitstellen. Solche lokal installierte Fat-Client-Lösungen kommen aufgrund verschiedener Sicherheitsaspekte häufiger vor.     

Eine Interoperabilität dieser Bietertools zur Angebotsabgabe ist regelmäßig nicht gegeben, so dass aktuell noch für jede Vergabeplattform eine gesonderte Software verwendet werden muss. Angesichts der wirtschaftlichen Bedeutung des Öffentlichen Auftragswesens soll ein kommender XVergabe-Standard im Rahmen der Bemühungen um die Schaffung von IT-Standards im Rahmen von XÖV es zukünftig ermöglichen, mit einer Anwendungssoftware auf den unterschiedlichen Vergabeplattformen des Bundes, der Länder und privater Anbieter an Ausschreibungen teilzunehmen.

Webbasierte Angebotsabgabe[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Die webbasierte Angebotsabgabe setzt auf dem Rechner des Benutzers nur einen aktuellen Webbrowser voraus, welcher auf den meisten Systemen schon vorhanden ist. Sicherheitstechnisch besteht bei webbasierten Bietertools vor allem der Nachteil, dass die bis zur Angebotsabgabe regelmäßig vertraulichen Daten des Bieters im Rahmen seines Angebotes nicht bereits auf dem Rechner des Bieters verschlüsselt und erst dann an die Vergabeplattform übertragen, sondern ohne sog. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung übermittelt werden.

Fat-Client-Lösungen [Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Im Gegensatz zur webbasierten Angebotsabgabe ist bei lokal installierten Fat-Client-Lösungen neben dem für den Zugang zur E-Vergabeplattform erforderlichen Webbrowser auch die Installation zusätzlicher Software bzw. eines Clients auf dem Rechner des Bieters erforderlich. Vorteil dieser Variante ist, dass das elektronische Signieren und die eine Verschlüsselung von Angeboten lokal, noch vor der Übertragung über das Internet an die jeweilige Vergabeplattform erfolgt.

Bekanntmachungsplattformen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Von den tatsächlichen E-Vergabeplattformen sind sog. Bekanntmachungsplattformen abzugrenzen. Diese dienen als reine Informationsplattform für Bekanntmachungen im Rahmen von Vergabeverfahren. Zu diesen gehören auch die offiziellen Plattformen TED (Tenders electronic daily), dem ehemaligen Amtsblatt S der EU, in der alle Bekanntmachungen von Ausschreibungen eu-weit veröffentlicht werden müssen, deren erwarteter Auftragswert oberhalb eines definierten Schwellenwerts[8] liegt. Das nationale Pendant in Deutschland ist die Plattform bund.de.

Vergabemanagementsysteme[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Vergabemanagementsysteme unterstützen die internen Abläufe der Vergabestelle und übernehmen insbesondere auch die revisionssichere Dokumentation der Vergabe im Rahmen einer elektronischen Vergabeakte (E-Vergabeakte). Solche Vergabemanagementsysteme können ergänzend zu einer E-Vergabeplattform zum Einsatz kommen und gehören zu dem Bereich der E-Vergabe im weiteren Sinne.

Probleme[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Durch die Vielzahl unterschiedlicher technischer Ansätze und Portale sowie das Fehlen allgemeinverbindlicher Standards ist die Akzeptanz der elektronischen Vergabe in Wirtschaft und Handwerk zur Zeit noch sehr gering. So werden derzeit in der EU nur fünf bis zehn Prozent aller Vergabeverfahren elektronisch abgewickelt.[9]

EU-Richtlinien[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Ziel der Umsetzung der am 28. März 2014 im EU-Amtsblatt veröffentlichten neuen Richtlinien 2014/24/EU und 2014/25/EU ist eine stärkere Nutzung von e-Vergabe-Systemen in Europa, um über Effizienzsteigerung die Kosten eines Vergabeverfahrens zu senken[10].http://www.bmwi.de/BMWi/Redaktion/PDF/P-R/richtlinie-sektorenverordnung,property=pdf,bereich=bmwi2012,sprache=de,rwb=true.pdf

Laut der Richtlinien soll die Übermittlung von Bekanntmachungen in elektronischer Form, die elektronische Verfügbarkeit der Auftragsunterlagen sowie [...] eine ausschließliche elektronische Kommunikation, [...], in allen Verfahrensstufen, einschließlich der Übermittlung von Teilnahmeanträgen und insbesondere der Übermittlung der Angebote ("elektronische Übermittlung"), verbindlich vorgeschrieben werden."

Spätestens ab dem 18. April 2016 sind also alle öffentlichen Auftraggeber verpflichtet, die Bekanntmachung und die Vergabeunterlagen elektronisch zur Verfügung zu stellen.[11] Die EU-Mitgliedstaaten, die diese Richtlinien bis zu diesem Zeitpunkt in ihr jeweiliges Rechtssystem umsetzen müssen, können jedoch die Verpflichtung zur ausschließlichen elektronischen Kommunikation mit Teilnehmern und Bietern einschließlich der elektronischen Übermittlung von Teilnahmeanträgen und Angeboten für zentrale Beschaffungsstellen bis zu einem Jahr (18. April 2017) und für alle übrigen Beschaffungsstellen bis zu weiteren 18 Monaten (18. Oktober 2018) hinausschieben.

Weiterhin heißt es aber auch, dass öffentliche Auftraggeber nicht verpflichtet werden, die Angebote elektronisch zu verarbeiten oder die Prüfung und Wertung elektronisch durchzuführen. Das bedeutet, die Kommunikation und der Informationsaustausch mithilfe elektronischer Medien, also das, was die EU unter e-Vergabe versteht, wird mittlerweile von jedem Anbieter von Vergabesoftware-Lösungen in Deutschland erfüllt.

Literatur[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Christoph Glock, Michael Broens (Hrsg.): Public eProcurement: Grundlagen, Perspektiven und Implementierungshilfen. B + G Wissenschaftsverlag, Würzburg 2012, ISBN 978-3-944325-00-2.
  • Dieter Laux: Wirksamkeit der Nutzung von E-Vergabe im Beschaffungsmanagement der öffentlichen Verwaltung. kassel university press, Kassel 2010, ISBN 978-3-89958-864-4.
  • Rainer Thome, Heiko Schinzer, Martin Hepp (Hrsg.): Electronic Commerce. Anwendungsbereiche und Potentiale der digitalen Geschäftsabwicklung. 3., vollständig überarbeitete Auflage. Vahlen, München 2005, ISBN 3-8006-2824-4.
  • Sven Schindler: Public Electronic Procurement kommunaler Einkaufsgemeinschaften. 2008, ISBN 978-3934235670
  • Heiko Schinzer: eVergabe ist mehr als eine Plattform. In: eGovernment Computing. 05/2010, S. 16.
  • Heiko Schinzer: Standard für Vergabe. In: Kommune21. 09/2012, S. 40f.
  • Heiko Schinzer, Nicolai Bieber: Elektronische Vergabe und Beschaffung im Public Sector. In: Rainer Thome, Heiko Schinzer, Martin Hepp (Hrsg.): Electronic Commerce. Anwendungsbereiche und Potentiale der digitalen Geschäftsabwicklung. 3., vollständig überarbeitete Auflage. Vahlen, München 2005, ISBN 3-8006-2824-4, S. 135–164.
  • The e-Tendering Expert Group (e-TEG). Recommendations for effective Public e-Procurement. (PDF; 255 kB) auf: ec.europa.eu
  • Golden Book of e-Procurement Good Practice. auf: ec.europa.eu

Quellenangaben[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  1. Vgl. Stapel-Schulz, Claudia: „Anpassungen bei Verwaltungsdienstleistungen“, in: Bieler, Frank/Schwarting, Gunnar (Hrsg.): „e-Government. Perspektiven – Probleme – Lösungsansätze“, Berlin 2006, S. 584
  2. Vgl. Richtlinie 2004/18/EG, Erwägungsgrund 12
  3. Artikel 42 Abs. 3 und 4 RL 2004/18/EG, Artikel 48 Abs. 3 und 4 RL 2004/17/EG, Artikel 36 Abs. 3 und 4 RL 2009/81/EG
  4. Artikel 54 RL 2004/18/EG, Artikel 56 RL 2004/17/EG, Artikel 48 RL 2009/81/EG
  5. siehe, MITTEILUNG DER KOMMISSION AN DAS EUROPÄISCHE PARLAMENT, DEN RAT, DEN EUROPÄISCHEN WIRTSCHAFTS- UND SOZIALAUSSCHUSS UND DEN AUSSCHUSS DER REGIONEN "Eine Strategie für die e-Vergabe"; KOM (2012) 179 final
  6. Deutsche Bank Research E-procurment (PDF; 256 kB)
  7. Kostenmessung der Prozesse öffentlicher Liefer-, Dienstleistungs- und Bauaufträge aus Sicht der Wirtschaft und der öffentlichen Auftraggeber, Rambøll Management GmbH, März 2008 (PDF; 932 kB)
  8. http://www.bmwi.de/DE/Themen/Wirtschaft/Wettbewerbspolitik/oeffentliche-auftraege,did=190884.html
  9. http://www.hk24.de/innovation/auftragsberatung/vergaberecht/europaeischeunion/358092/eu_kommission_untersuchung_elektronische_beschaffung.html;jsessionid=42293A36CD362781CAE8428958204093.repl1
  10. Richtlinie 2014/24/EU
  11. http://www.euvergaberichtlinien.de/