HRworks

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HRworks

HRworks Logo 2018
Basisdaten

Entwickler HRworks GmbH
Erscheinungsjahr 1998
Aktuelle Version 3.29
Kategorie Browserbasiert (Google Chrome, Firefox, Internet Explorer, Safari)
deutschsprachig ja
www.hrworks.de

HRworks (HR steht für Human Resources) ist eine webbasierte Software zur Abwicklung von Personalprozessen. Ziel des HR-Tools ist es, die Arbeit in Personal- und Buchhaltungsabteilungen zu vereinfachen. Hierzu verfügt die Software über diverse, integrierte Funktionen, die sich in die Kategorien Personalverwaltung, Reisemanagement, Zeitwirtschaft und Corporate Benefits einteilen lassen.[1] Die Software basiert auf dem SaaS-Modell (Software as a Service).[2] Sie ist seit 1998 auf dem Markt und wird von der HRworks GmbH mit Sitz in Freiburg im Breisgau entwickelt und vertrieben.[3]

Technik[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

HRworks ist eine Standardsoftware, die in der Amazon Cloud betrieben wird. Die Oberfläche verwendet HTML5 Ajax-Technologie, sodass nur die durch Benutzerinteraktion geänderten Teile der HTML-Seite nachgeladen werden.[4] Das Programm ist komplett objektorientiert in der Programmiersprache Smalltalk entwickelt und verwendet auch zur Speicherung der Daten eine Objektorientierte Datenbank.[5] HRworks unterstützt die gängigen Browser Google Chrome, Firefox, Internet Explorer und Safari. Die Software ist zudem auch als Web App über aktuelle mobile Browser plattformunabhängig zugänglich.

Funktionsumfang/Komponenten[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Die Software ermöglicht die Abwicklung diverser Personalprozesse nach dem ESS-Prinzip (Employee Self Service) und bedient sich elektronischer E-Mail-gestützter Workflows. Ziel der Anwendung ist es, mit der Kombination aus ESS und Automatisierung einen Mehrwert in Form von mehr Transparenz, Zeitersparnis und der Senkung der allgemeinen Prozesskosten für den Nutzer zu bieten.[6] Der Funktionsumfang der Software kann in folgende Komponenten untergliedert werden:

Personalverwaltung

  • Bewerbermanagement: Zur Administration von Bewerbungsunterlagen und Bewerberkommunikation sowie zur Auswertung von Recruiting-Prozessen.
  • Stellenportal: Funktion zur Erstellung von Stellenanzeigen inklusive Bewerbungsformularen.
  • Elektronische Personalakte: Softwarekomponente zur Verwaltung und Archivierung digitaler, personenbezogener Dokumente.
  • Skillmanagement: Dient der Protokollierung und grafischen Veranschaulichung von Mitarbeiterkompetenzen.
  • Lohn und Gehalt: Funktion zur Erfassung von Gehaltsdaten, zum Gehaltsvergleich sowie zur Erstellung von Reports & Exporten.
  • Mitarbeitergespräch: Funktionskomponente zur Organisation und Administration von Mitarbeitergesprächen.
  • Arbeitszeugnisse: Zeugnisgenerator zur Erstellung qualifizierter Arbeitszeugnisse.
  • Arbeitsmittelverwaltung: Funktion zur Verwaltung sämtlicher Arbeitsmittel wie Schlüssel, Laptops, Fahrzeuge, Arbeitsbekleidung, aber auch immaterieller Güter wie Vollmachten und Softwarelizenzen.
  • Compliance Management System für Einhaltung von Gesetzen, Vereinbarungen und internen Richtlinien.

Reisemanagement

  • Reisekostenabrechnung: Funktion zur Abrechnung betrieblicher Reisekosten mit Belegerfassung, elektronischen Belegen, automatischer Aktualisierung von Währungskursen und Pauschbeträgen für Verpflegungsmehraufwendungen sowie Schnittstellen zu Finanzbuchhaltungs-, Lohnbuchhaltungs- und Zeiterfassungsprogrammen.[7]
  • Elektronische Führerscheinkontrolle: Digitale Kontrolle und Dokumentation der Führerscheine von Mitarbeitern nach § 21 Abs. 1 StVG.

Zeitwirtschaft

  • Zeiterfassung: Funktion zur Erfassung von Arbeitszeiten, mobile Eingabe oder per Kiosksystem.
  • Abwesenheitsverwaltung: Komponente zum Management von Urlaubs- und Fehlzeiten sowie zur automatischen Berechnung von Urlaubsansprüchen unter Einhaltung des Bundesurlaubsgesetzes sowie des Entgeltfortzahlungsgesetzes.

Corporate Benefits

  • Steuerfreie Gutscheine: Funktion zur Bestellung und zum Versand von Mitarbeitergutscheinen im Rahmen der Freigrenze für Sachbezüge nach § 8 Abs. 2 EStG und Aufmerksamkeiten nach R 19.6 LStR - R 19.6.
  • Pauschalsteuer Gutscheine: Funktion zur Bestellung von Gutscheinen als betrieblich veranlasste Zuwendungen (§ 37b ESTG).
  • Mahlzeitenzuschüsse: Funktion zur vereinfachten Bezuschussung des arbeitstäglichen Mittagessens nach den Lohnsteuerrichtlinien (R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR).

Datenschutz[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Zur Verschlüsselung der Daten nutzt HRworks neben dem asymmetrischen Verschlüsselungsverfahren RSA mit der Schlüssellänge 2048 bit (SSL Verschlüsselung) den Einsatz von AES sowie den Hash Algorithmus SHA 256. Zudem verwendet HRworks den AWS Key Management Service (KMS) und damit die Hardware-Sicherheitsmodulen (AWS CloudHSM).Diese Verschlüsselung entspricht internationalen Standards (Common Criteria EAL 4+, NIST FIPS 140-2). Den Usern stehen zusätzliche, individuell einstellbare, Datenschutzfunktionen zur Verfügung. Dazu gehört unter anderem die Zugriffskontrolle durch Rollen und Berechtigungen sowie die Zwei-Faktor-Authentifizierung (Mittels E-Mail, Google Authenticator oder U2F).

Verbreitung/Anwendung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Die Software wird aktuell von über 170.000 Anwendern genutzt. Das Programm wird branchenunabhängig von mittelständischen Unternehmen sowie von größeren Firmen und Konzernen eingesetzt.[8] Für die Verwendung der Software zahlt ein Unternehmen eine monatliche Mietgebühr pro Lizenz bzw. pro Nutzer.

Unternehmen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Im Jahr 1998 legte Diplom Informatiker Thomas Holzer mit einer browserbasierten Anwendung zur Vereinfachung von betrieblichen Reisekostenabrechnungen den Grundstein für die HR-Software HRworks. Die Idee für HRworks wurde aus Holzers persönlichen Erfahrungen mit Geschäftsreisen, der mühseligen Reisekostenabrechnung und der damit verbundenen Zettelwirtschaft geboren. Sein Ziel war es ein Programm zu entwickeln, das den gesamten Abrechnungsprozess online abbildet und dadurch organisierter und effizienter gestaltet.[9] In Freiburg im Breisgau, wo sich auch heute noch der Hauptfirmensitz der HRworks GmbH befindet, wurde die Reisekostensoftware kontinuierlich weiterentwickelt. Das Unternehmen betrieb zunächst eigene Server, entschied sich jedoch 2006 für die Nutzung der Amazon Web Services. Seit 2017 ist die HRworks GmbH zudem mit einer zweiten Niederlassung in Berlin vertreten.

Literatur[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Danner C., Bambynek J., Hupp M., Hassel S., 2015. Reisemanagement. Lösungsvorschlag für IT4Vide. Studie an der Hochschule für angewandte Wissenschaften Würzburg-Schweinfurt.[10]

Weblinks[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Einzelnachweise[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  1. HRworks Produktinformationen zur Software HRworks, 23. Januar 2018.
  2. business chip SaaS-Tool zur Reisekostenabrechnung, 4. August 2015.
  3. hrworks. Details zum Softwareentwickler HRworks, 14. März 2016.
  4. esug.org. Building desktop like GUIs for browsers with Smalltalk and AJAX frameworks – A real world experience with the ERP, 4. August 2015.
  5. instantiations. SaaS Software Powered by VA Smalltalk™, 10. August 2015.
  6. HRworks. Angaben des Softwareherstellers, 21. März 2016.
  7. Archivierte Kopie (Memento des Originals vom 23. September 2015 im Internet Archive) i Info: Der Archivlink wurde automatisch eingesetzt und noch nicht geprüft. Bitte prüfe Original- und Archivlink gemäß Anleitung und entferne dann diesen Hinweis.@1@2Vorlage:Webachiv/IABot/www.controllingportal.de. Die Highlights der Reisekostenabrechnung mit HRworks, 4. August 2015.
  8. computerwoche. Die besten Reisekosten-Tools, 4. August 2015.
  9. WirtschaftsWoche. Freiburg ist das Silicon Schwarzwald, 6. Juni 2013.
  10. Christian Danner, Jermain Bambynek, Maximilian Hupp, Stefan Hassel: Unternehmensinterne Business Prozesse und Systeme. 19. Januar 2015, abgerufen am 17. Januar 2017.