Zeitmanagement

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Dieser Artikel beschäftigt sich mit dem „Management der Zeit“; für das „Management auf Zeit“ siehe Interim-Management

Unter Zeitmanagement [-'mænɪdʒmənt] versteht man mehrere Vorgehensweisen, die dabei helfen sollen, die zur Verfügung stehende Zeit möglichst produktiv zu nutzen. Nach verschiedenen Autoren ist Zeitmanagement auch ein Werkzeug, um mehr Lebensqualität zu erreichen, indem man sich in der gleichermaßen beschränkten Arbeits- und Freizeit auf die wichtigen Dinge fokussiert. Somit beschränken sich Zeitmanagement-Techniken keineswegs nur auf die Arbeitswelt.

"Zeitmanagement" ist insofern ein unzutreffender Begriff, dass niemand seine Zeit "managen" kann — man kann bloß entscheiden, was man während der zur Verfügung stehenden Zeit tun will.

In einem weiteren Sinn kann unter Zeitmanagement auch Zeitwirtschaft verstanden werden (siehe unten). Im engeren Sinn ist mit Zeitmanagement der persönliche Umgang mit der Ressource "Zeit" gemeint.

Ziele des Zeitmanagements[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Zeitmanagement soll Einzelnen oder Gruppen mit zielführenden Arbeits- und Planungstechniken helfen, den Umgang mit der Zeit zu verbessern. Zeit verstreicht in unserer Umwelt unveränderbar und stellt damit die einzige Ressource dar, die weder vergrößert noch (im Falle der Verschwendung) zurückgewonnen werden kann. In diesem Sinne ist Zeitmanagement eine gute Arbeitsgewohnheit und eine Methode des Selbstmanagements. Zeitmanagement soll letztlich dazu dienen, sich mehr Freiheit zu schaffen, indem anstehende Tätigkeiten möglichst zeitsparend und damit früher erledigt werden. Auch verhindert ein gutes Zeitmanagement, dass aus Aufgaben dringende Aufgaben werden und Zeitnot entsteht.

Ein funktionierendes Zeitmanagement führt nicht zwingend zu kürzeren Arbeitszeiten, oder zur Reduktion von Überstunden. Wenn nach der Einführung von Zeitmanagement-Techniken immer noch regelmäßig Überstunden gearbeitet werden müssen, muss dieses Problem auf eine andere Weise gelöst werden. Zeitmanagement stellt lediglich sicher, dass die veranschlagte Zeit — seien es nun 4 oder 12 Stunden eines Tages — ausreicht, um die geplanten Tätigkeiten zu erledigen.

Techniken des Zeitmanagements[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Hier werden, vor allem nach dem Standardwerk "Die Zeitfalle", die verschiedenen Techniken kurz geschildert:

Aufgaben reduzieren und delegieren[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Eine Kernkompetenz innerhalb des Zeitmanagements besteht darin, sich nur noch um die wichtigsten Dinge zu kümmern, und die weniger wichtigen Dinge entweder an andere Personen zu delegieren, oder gar nicht erst zu erledigen (siehe Eisenhower-Prinzip). Das Delegieren setzt jedoch Vertrauen in die betreffenden Personen voraus.

Tagespläne erstellen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Tagespläne zwingen den Anwender dazu, den Tagesablauf zu strukturieren, sich für bestimmte Tätigkeiten Zeitfenster zu reservieren und Zeitreserven einzuplanen. Das Ziel eine Tagesplans besteht darin, alle für diesen Tag geplanten Tätigkeiten erledigt zu haben, ohne später als geplant den Arbeitsplatz zu verlassen. Dafür ist es notwendig, den Zeitbedarf für alle Tätigkeiten realistisch einzuschätzen, und es wird empfohlen, 20 % der Arbeitszeit als Reserve freizuhalten. Diese Zeitreserve soll nicht für Erholung, Mahlzeiten oder ähnliches angetastet werden — sie ist ausschließlich dafür da, um ungeplante Ereignisse und Verzögerungen aufzufangen.

Für die Tagespläne müssen sowohl die individuelle, tägliche Leistungskurve und die Prioritäten (siehe unten) berücksichtigt werden. Viele Menschen neigen dazu, unangenehme oder schwierige Aufgaben aufzuschieben, und erledigen die am wenigsten anspruchsvollen Aufgaben zuerst (siehe Prokrastination). Während die einfacheren Aufgaben auch dann erledigt werden können, wenn am späteren Nachmittag der Geist müde ist und zu Ablenkungen neigt, sind die schwierigen Aufgaben am schnellsten vollbracht, wenn morgens die Leistungsfähigkeit noch genügend hoch ist.

Ablenkungen vermeiden[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Verschiedene Ratgeber weisen darauf hin, dass Unterbrechungen (z.B. eine soeben eingetroffene e-mail, ein Telefongespräch) den Arbeitsfluß stören, so dass man sich wieder in den Kontext der eigentlich beabsichtigten Tätigkeit einarbeiten muss. Eine Technik besteht darin, am Morgen eine "stille Stunde" abzuhalten, in welcher sämtliche äusseren Einflüsse ausgeschaltet werden, oder die Nutzung von bestehenden störungsfreien Zeitfenstern (zum Beispiel eine Flug- oder Bahnreise, während der man geschäftliche Dokumente sichten kann).

Aufgaben unterteilen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Längere Tätigkeiten können in kleinere, überschaubare Schritte unterteilt werden, für welche man die benötigte Zeit zuverlässig einschätzen kann. Auch kann der Fortschritt der Arbeit genauer beobachtet werden; Rückmeldungen an Vorgesetzte, Kollegen und Kunden sind somit zuverlässiger. Viele Menschen profitieren ausserdem davon, Aufgaben in kurze Blöcke mit darauf folgenden Pausen zu unterteilen (z.B. Pomodoro-Technik). Indem in kurzen Abständen ein Freiraum für Ablenkungen erlaubt ist, kann man umso konzentrierter an der Aufgabe arbeiten.

Prioritäten setzen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Das wichtigste Element des Zeitmanagements ist die Wahl der Prioritäten. Jeder Anwender einer Zeitmanagement-Technik ist frei darin, wo und wie er seine Prioritäten setzt — die Prioritäten können schließlich so gesetzt werden, dass sie etwa dem Arbeitgeber schaden. Jedoch führen nur bewußt gesetzte Prioritäten dazu, dass die wichtigsten Dinge zuerst und ohne Verzögerung erledigt werden. Die Einhaltung von Prioritäten führt letztlich auch zur Beruhigung des Anwenders: Muss man aus irgendeinem Grund die Arbeit unterbrechen und sich um etwas Fremdes kümmern, hat man die wichtigsten Dinge wenigstens schon erledigt; der Unterbruch wiegt somit weniger schwer. Dies führt zu einem Mehrwert für alle Beteiligten.

"Die Zeitfalle" von Mackenzie empfiehlt etwa, jede geplante Tätigkeit nach zwei Gesichtspunkten, nach zwei separaten Prioritäten zu beurteilen:

  1. Dringlichkeit
  2. Bedeutung für die Zukunft

Somit besitzt etwas, das nicht dringend ist, aber dessen Erledigung die persönliche Zukunft positiv beeinflußen kann, dieselbe Priorität wie etwas, das dringend erledigt werden muss, aber die Zukunft in keiner Weise verbessert. Mittels einem Punktesystem können die beiden Prioritäten addiert werden; die Liste der Aufgaben wird dann strikte nach der summierten Priorität (Dringlichkeit + Bedeutung für die Zukunft) erledigt.

Zeitnutzung festhalten[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Viele Ratgeber empfehlen, zum Einstieg den Zeitverbrauch in einem Tagebuch festzuhalten. Dazu wird alle 15 oder 30 Minuten notiert, womit man sich gerade beschäftigt. Dieses Zeit-Tagebuch kann schon zu ersten Verbesserungen führen, indem der Umgang mit der Zeit ins Bewusstsein gerückt wird. Bei der Analyse des Tagebuchs achtet man sich besonders darauf, zu welchen Tageszeiten unwichtige Tätigkeiten ausgeführt wurden — oder zu welchen Tageszeiten das Tagebuch gar nicht erst ausgefüllt wurde.

Fehler und Perfektion vermeiden[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Sehr viel Zeit geht verloren, wenn zum Beispiel ein Kunde nach einer mangelhaften Ausführung Nachbesserungen fordert. Um sich nicht der Gefahr auszusetzen, zeitaufwändig Mängel zu beheben, soll man sich etwas mehr Zeit nehmen, um die Anforderungen genau zu verstehen, erforderliche Vorbereitungen einzuplanen und die Aufgabe schon im ersten Durchlauf gut zu erledigen.

Auf der anderen Seite führt der Drang zur Perfektion wiederum zu einem hohen Zeitverlust. Autoren sparen etwa sehr viel Zeit, wenn sie von einem Text zunächst einen groben, aber weitgehend vollständigen Entwurf verfassen, und erst danach die Details ausarbeiten.

Tätigkeitsstand dokumentieren[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Nur eine genaue Kenntnis des Projektstatus erlaubt eine Prognose der noch benötigten Zeit und somit eine Voraussage über den Fertigstellungstermin. Gerade bei längeren Projekten und bei Tätigkeiten, die von Unterbrechungen geprägt sind, lohnt es sich, in festgelegten Abständen einen kurzen, dreiteiligen Statusbericht zu erstellen:

  • Erledigt: Was wurde seit dem letzten Bericht erledigt? → Gibt Aufschluß über die Geschwindigkeit, mit der das Projekt vorankommt.
  • Jetztiger Zustand: Wo steht das Projekt jetzt? → Wertvoll für die Kommunikation gegen außen (Chef, Mitarbeiter...)
  • Nächste Schritte: Was muss als nächstes getan werden? → Für die nächsten Schritte verbindliche Termine und Zeitfenster festsetzen.

Diese Statusberichte können für sich selbst, oder für Vorgesetzte oder Projektpartner erstellt werden. Zweck dieser Berichte ist es, den Fortschritt des Projekts im Griff zu behalten, und rechtzeitig Entscheidungen zu treffen, bevor es in Verzug gerät. Auch dient der Teil "Nächste Schritte" als Gedankenstütze, wenn man nach längerer Pause oder Abwesenheit das Unterfangen erneut aufgreift.

Kritik am Zeitmanagement[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Die Zeitschrift bild der wissenschaft kritisierte 2006 Zeitmanagement-Angebote mit Blick auf Gehirnphysiologie und Stressforschung. Sie zitierte aus einem Buch von Stefan Klein[1] u. a. den Satz „Wir sind nicht gestresst, weil wir keine Zeit haben, sondern wir haben keine Zeit, weil wir gestresst sind.“ Dieser Satz bezieht sich auf eine weitere Aussage in dem Buch, wonach Stresshormone jenen Teil der Großhirnrinde, der für die Zeitwahrnehmung verantwortlich ist, in seiner Funktion einschränken.

Der Wirtschaftspädagoge Karlheinz Geißler von der Bundeswehr-Universität in München führt aus: „Zeit-Management ist ein Handel mit Hoffnungen“.[2] Es sei unrealistisch, dass ein Zeitmanagement-Experte oder ein Ratgeber mittels einfacher Rezepte jene unangenehmen Probleme löse, die für Hektik, Stress und den Zeitdruck verantwortlich sind.[3]

Rainer B. Jogschies kritisiert vor allem die zu oft ausgeblendete Berücksichtigung der vermeintlichen Wirtschaftsproduktivität. Zeit könne nur auf Kosten anderer gewonnen werden, beispielsweise indem in den westlichen Ländern Produkte „billig“ angeboten würden, die zulasten der Zeit in den armen Ländern hergestellt werden.[4] Darüber hinaus beachteten „Zeit-Management-Prediger“ selten die ökologischen Folgen: „Erst Preise, die die Zeit-Dimension, also die Endlichkeit von Ressourcen und Produkten miteinbezögen, wären realistische Preise eines Marktes, der über dem Niveau von Hirten, Jägern und Sammlern liegen will.“[5]

Zeitwirtschaft[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Unter Zeitwirtschaft versteht man Maßnahmen und Methoden zur Ermittlung, Aufbereitung und Nutzung arbeitsbezogener Zeitdaten. Sie bildet die Grundlage für viele Formen des Leistungsentgelts und hatte eine entsprechende Bedeutung im Wandel der Zeiten. Derzeit erfolgt eine Erweiterung im Sinne eines „time-based management“ im Industrial Engineering und bezieht sich damit nicht mehr allein auf Fertigung und Montage, sondern erfasst alle Arbeitsprozesse. Daneben werden zunehmend auch Maßnahmen zur Erfassung, Dokumentation und Kontrolle von Anwesenheits- oder Arbeitszeiten beim Personal im Rahmen des Arbeitszeitmanagement mit dem Begriff erfasst.

Damit werden die ursprünglich typischen Zeit-Mengen-Daten um Ablauf-, Belastungs-, Ergonomie-, Prozess-, Qualitäts- und Kostendaten ergänzt.[6] Im Rahmen des Demografischen Wandels gewinnen diese Daten bei der Planung des Arbeitseinsatzes erheblich an Bedeutung.

Eine Zeitwirtschaft basiert auf Zeitstudien, die idealerweise so in Zeitbausteine aufgeschlüsselt werden, dass daraus für die Planung von Arbeitsabläufen und die Kalkulation von Aufträgen Sollzeiten zusammengesetzt werden können.

Siehe auch[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Literatur[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Weblinks[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Einzelnachweise[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  1. Zitat in bild der wissenschaft aus Stefan Klein: Zeit. Der Stoff aus dem das Leben ist. S. Fischer, Frankfurt 2006, ISBN 3-10-039610-3
  2. HTML, zusätzlicher Wie Zeitsparen Zeit raubt. In: bild der wissenschaft, 1/2008, S. 62–63.
  3. In diesem Sinne auch: Paul Reinbacher (2009): Zeit-Management ist keine Privatsache! Der Umgang mit Zeit ist (auch) eine Frage der Kultur in Organisationen. In: Gruppendynamik und Organisationsberatung 40 (4), S. 393–406 (doi:10.1007/s11612-009-0092-9).
  4. Siehe insbesondere das Kapitel Wozu noch all die Zeit – auf der Arbeit und im Leben?. In: Die Non-Stop-Gesellschaft, Berlin 2002 (Nachttischbuch-Verlag), S. 16 ff.
  5. Siehe ebd. S. 165
  6. Kruppe, Eberhard: Zeitwirtschaft. In: Landau, Kurt (Hrsg.): Lexikon Arbeitsgestaltung : Best Practise im Arbeitsprozess. Stuttgart: Genter, 2007. - ISBN 978-3-87247-655-5. S. 1333.