ISO 15489
ISO 15489 ist ein internationaler Standard, der als DIN-Norm unverändert als deutsche Norm übernommen wurde. Er bietet Leitlinien zur Verwaltung von Schriftgut von öffentlichen und privaten Organisationen.
Schlüsselbegriffe sind 'Aktenführung', 'Schriftgutverwaltung' oder Records Management. Damit gemeint ist die effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut einschliesslich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von Akten.
Als Grundlagendokumente existieren:
- ISO 15489-1 Information and documentation - Records Management - Part 1: General
- ISO/TR 15489-2 Information and documentation - Records Management - Part 2: Guidelines
- ISO DIN 15489-1 Information und Dokumentation - Schriftgutverwaltung - Teil 1: Allgemeines
- ISO/PDTR 15489-2 Information und Dokumentation - Schriftgutverwaltung - Teil 2: Richtlinien
Die Internationale Norm ist vor allem für die Schriftgutverwaltung im privaten und öffentlichen Sektor sowie im Archivwesen relevant.
Die Zielsetzung der Norm besteht darin, für die Verwaltung und Aufbewahrung von Unterlagen - unabhängig von ihrer physischen Beschaffenheit und der logischen Struktur - einen Rahmen zu schaffen. Der Bereich der Schriftgutverwaltung, also auch das "Vorfeld" der archivischen Kernaufgaben, steht dabei im Mittelpunkt. Die Verwaltung und Aufbewahrung von Unterlagen in Archiven ist nicht berücksichtigt.
Eine wichtige Rolle kommt der Norm zu, indem sie als Qualitätsstandard auch Regeln für transparente, nachvollziehbare Verwaltungs- oder Geschäftsvorgänge definiert. Indem es sich um eine internationale Norm handelt, erleichtert sie Demokratisierungsprozesse in Ländern, welche keine eigene Schriftgutverwaltungstradition besitzen. Im internationalen Wirtschaftsumfeld garantiert ihre Einhaltung die Compliance. Allerdings wird zur Zeit noch keine auf ISO 15489 basierende Zertifizierung angeboten.
Siehe auch
Literatur
Michael Wettengel, Internationale Normung in der Schriftgutverwaltung. Zur Veröffentlichung der DIN ISO 15489-1. In: ARBIDO Nr. 11-12, 2002, S. 19-20 ([PDF 144 KB]).
Nils Brübach, Internationale Normung für die Schriftgutverwaltung. Die ISO 15489 "Archives and Records Management". In: Der Archivar Jg. 53, Heft 1, 2000.