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Systemisches Projektmanagement

Systemisches Projektmanagement ist der auf den Beiträgen zur Systemtheorie und den systemischen Konzepten basierende Ansatz des Projektmanagements. Es handelt sich um ein Konzept, das vor allem den Menschen in den Mittelpunkt stellt. Wie die Familientherapie oder die systemische Beratung nutzt systemisches Projektmanagement die systemischen Konzepte als Basis. Darauf aufbauend wurden pragmatische und hilfreiche Ansätze für erfolgreiches Projektmanagement entwickelt. Die Werkzeuge des systemischen Projektmanagement dienen dazu, die Kommunikation und Zusammenarbeit im sozialen System „Projektteam“ von Beginn an positiv zu prägen.

Inhaltsverzeichnis - Projekt und Projektmanagement - Maschinenmodell und systemisches Denkmodell - Das soziale System Projektteam - Systemisches Projektmanagement: Prozessgruppen und Werkzeuge

Projekt und Projektmanagement Ein Projekt kann als ein zielgerichtetes, einmaliges Vorhaben verstanden werden, das aus einem Satz von abgestimmten, gesteuerten Tätigkeiten mit Anfangs- und Endtermin besteht. Es wird durchgeführt, um ein Ziel unter Berücksichtigung von Bedingungen bezüglich Zeit, Ressourcen und Qualität zu erreichen. Zur Durchführung eines Projektes wird der Auftraggeber einen Projektleiter und weitere Mitarbeiter (Projektteam) berufen, die für die Planungs- und Steuerungsaufgaben (Projektmanagement) und den Projekterfolg verantwortlich sind.

Maschinenmodell und systemisches Denkmodell Lange Zeit lag dem Projektmanagement die Idee des Maschinenmodells zugrunde – das Modell hat seinen Ursprung im 17. Jahrhundert (u.a. R. Descartes, G. W. Leibniz), orientiert sich an den naturwissenschaftlichen Entdeckungen dieser Zeit und begreift die Welt als Maschine. Dabei werden nicht nur Maschinen, sondern auch biologische Organismen einschließlich der psychischen Phänomene im Sinne dieses Konzepts verstanden. Auch Menschen agieren nach diesem Konzept wie Maschinen, d.h. bei einem bestimmten Input würden sie immer die gleiche, vorhersagbare Reaktion zeigen und ein bestimmtes Ergebnis hervorbringen. Bezogen auf Projektmanagement braucht man nur noch die erforderlichen Aufgaben zu erfassen, in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen und durchzuführen um erfolgreich zu sein. Das ist jedoch nicht realistisch. Das Maschinenmodell bleibt eine Antwort schuldig auf Themen wie Führung, Kultur, die Komplexität und Dynamik in Projekten, der mit ihnen verbundenen Unsicherheit sowie begrenzter Steuerbarkeit. Zunehmend gewinnen systemische Konzepte für das Projektmanagement an Bedeutung Das systemische Denkmodell basiert auf theoretischen Beiträgen mit verschiedenen Schwerpunkten wie: Autopoiesis , Kybernetik (2. Ordnung), Kommunikation (Systemtheorie) , radikaler Konstruktivismus . Auch Sozialisation, Sprache , Artikulation und Körpersprache sowie Kultur haben eine wichtige Rolle und Einfluss in einem sozialen System. Systemisches Denken kann als Gegenbewegung zum Maschinenmodell gesehen werden. Das Konzept berücksichtigt die Komplexität und Dynamik lebender Systeme sowie die damit verbundene Unsicherheit und Unkontrollierbarkeit. Systemisches Denken nimmt unterschiedliche Perspektiven ein. Menschen werden im systemischen Denken als autonome Wesen und als nicht beliebig von außen veränderbar bzw. instruierbar betrachtet. Sie bleiben in sozialen Interaktionen wie Gesprächen oder Meetings grundsätzlich nicht steuerbar oder kontrollierbar. Verständnis und Kommunikation werden als iterative Prozesse aufgefasst, bei denen sich die beteiligten Personen gegenseitig beeinflussen. Im systemischen Denken zielen Interventionen nicht darauf ab, von außen gesteuerte Veränderungen im Sinne von Ursache-Wirkungs-Zusammenhängen zielgerichtet herbeizuführen, sondern es ist nur möglich, Impulse in ein System zu geben, das dadurch in Bewegung kommt und möglicherweise neue, für alle Beteiligten dienlichere Konstellationen findet. Wird das angestrebte Ziel nicht erreicht, kann die Diagnose aktualisiert und eine angepasste Intervention in einer weiteren Iteration ausgeführt werden.

Das soziale System Projektteam Kommunikation bezeichnet den Operationsmodus sozialer Systeme - sie entstehen durch Kommunikation und bestehen solange die Kommunikation aufrecht wird. Ein Projektteam kann als soziales System verstanden werden, das für einen begrenzten Zeitraum besteht. Das soziale System „Projektteam“ entwickelt mit Aufnahme der Kommunikation seinen eigenen autopoietischen Operationsmodus und damit Kommunikationsmuster. Systemisches Projektmanagement verfolgt das Ziel, Interventionen zu nutzen, um die Kommunikationsmuster von Beginn des Projektes an positiv zu entwickeln und so einen Beitrag zur effizienten Projektarbeit zu leisten. Es wird nicht gewartet bis ein Anlass (z.B Problem, Konflikt) zur Intervention entsteht.

Das Projekt als soziales System (vgl. Boxheimer, M., 2015, S20)

Bei der Entstehung des sozialen Systems „Projektteam“ geht es dann darum, die Vielfalt die die Teilnehmer des Projektteams mitbringen „einzufangen“, Erfahrungen aus anderen Projekten und die Kompetenzen der Mitglieder des Projektsystems zu nutzen und ein Wirklichkeitsmodell für das Projektsystem zu entwickeln. Nach Hermann Hesse gilt: „Und jedem Anfang wohnt ein Zauber inne“ – diesen Zauber gilt es zu nutzen, um das soziale System zu prägen. Damit können viele Konflikte, die oft in späteren Projektphasen stattfinden, vermieden werden.

Beispiel zur Konstruktion von Wirklichkeit (vgl. Boxheimer, M., 2016, S.40)

Systemtheoretisch gesehen konstruieren soziale Systeme ihre gemeinsame Wirklichkeit als Konsens darüber, was als „wahr“ oder „richtig“ verstanden wird und wie die Dinge zu sehen sind. Beispielsweise können die Teammitglieder in einem Workshop ihre Erfahrungen zusammentragen, welche Verhaltens- und Vorgehensweisen in vergangenen Projekten als hilfreich erlebt wurden, initiale Festlegungen dazu treffen und bei Bedarf wieder modifizieren. Die gemeinsame Sichtweise der Wirklichkeit in einem System ist weitgehend bestimmend für das Erleben und Verhalten der Systemmitglieder. Es geht darum ein weitgehend gemeinsames Mindset zu erreichen. Über bewusst gebildete Feedbackschleifen, z.B am Ende von Meetings, oder über Lessons Learned workshops kann dieser Prozess unterstützt werden. Durch Kommunikation, durch den Austausch mit anderen Mitgliedern im sozialen System „Projektteam“, können Vereinbarungen darüber hergestellt werden, was gemeinsam als Wirklichkeit verstanden werden soll (z. B. Rollen, Vorgehensweisen, Regeln, Prozesse, Meetings, Workshops). Kommunikation, und damit der Vergleich der subjektiven Wirklichkeiten oder auch die Konstruktion neuer gemeinsamer Wirklichkeiten, basiert auf dem Wahrgenommenen und der dazu konstruierten Wirklichkeit. Eine Organisation mit einer detailreichen Arbeits- und Aufgabenteilung kann dann entstehen und andauern, wenn eine große Zahl von Vereinbarungen im „Bestand“ von den Mitgliedern mitgetragen und durch Kommunikation bei Bedarf weitere Vereinbarungen getroffen und dem „Bestand“ hinzugefügt werden. Die Werkzeuge des systemischen Projektmanagement dienen also dazu, die Kommunikation und Zusammenarbeit im sozialen System „Projekt“ von Beginn an positiv zu prägen.

Systemisches Projektmanagement: Prozessgruppen und Werkzeuge Systemisches Projektmanagement geht zielorientiert und zyklisch in 4 wesentlichen Prozessgruppen vor: - systemischer Zyklus (systemische Haltungen, Modelle und Werkzeuge) - Zyklus im Projektmanagement (z.B. Planung, Steuerung, Risikomanagement) - fachlicher Zyklus (z.B. Softwareentwicklung, Produktentwicklung) - Entscheidungszyklus (wie werden Entscheidungen in den 3 o.g. Zyklen vorbereitet und getroffen, z.B mit systemischem Konsensieren) Die spezifische Gestaltung der einzelnen Prozessgruppen für ein Projekt ist Gegenstand des Projektdesign. Dazu stehen jeweils zahlreiche geeignete Methoden und Werkzeuge zur Verfügung. Die klassischen und agilen Methoden des Projektmanagements werden weiterhin zur Strukturierung, zur Planung von Ergebnissen, Terminen, Kosten etc. eingesetzt. Sie ergänzen die Verfahren des systemischen Projektmanagements.

Literatur: Boxheimer, M.: Coaching Interventionen im Projektmanagement, unveröffentlichtes Manuskript, 2015. Boxheimer, M.: Systemische Konzepte – Seminarunterlage, unveröffentlichtes Manuskript, 2016 Foerster, H. von, Pörksen, B., Wahrheit ist die Erfindung eines Lügners, Heidelberg 1998 Gehr, S., Huang, J., Boxheimer, M., Armatowski, S., Systemische Werkzeuge für erfolgreiches Projektmanagement, Wiesbaden 2018 Glasersfeld, E. von, Radikaler Konstruktivismus: Ideen, Ergebnisse, Probleme, 8.Aufl., Frankfurt 1997 Kneer G., Nassehi A., Niklas Luhmanns Theorie sozialer Systeme, 4th. edition, Paderborn 2000. Luhmann, N., Soziale Systeme - Grundriss einer allgemeinen Theorie, 4.Aufl., Frankfurt 1991 Roth, G., Das Gehirn und seine Wirklichkeit, Frankfurt 1996 Varela, F. J., Maturana, H. R., Uribe, R., Autopoiesis: The organization of living systems, its characterization and a model. In: Biosystems. 5, p. 187–196, 1974 Watzlawick, P., Die erfundene Wirklichkeit, München 1991