Benutzer:LS/Excabook

Excabook ist ein Programm zur Verwaltung archäologischer Ausgrabungen im Freistaat Bayern. Diese Seite ist keine Artikel-Seite der WP, sondern eine WP-interne Unterseite. Sie soll interessierten Nutzern des Programms zum Austausch über Bugs und Schwächen dienen, damit diese gebündelt zur Verbesserung der Software weitergegeben werden können. Stand: Programmversion V23.0 (letzter Eintrag: 18.07.2023).

Korrekturvorschläge

1. Priorität

1. Formular Erstreinigungsprotokoll
2. als PDF ausdruckbarer Plankopf für Zeichenblätter
3. Liste Pläne/ Zeichenblätter: Seit Update 23.0 ist es nicht mehr möglich, die Buttons zur Befundbeschreibung aus der Zeichenblatt-Ansicht anzuklicken, damit können die Befunde nicht mehr angewählt werden.
4. Die Kurztitel der vom BLfD vergebenen Maßnahmen sind zum Teil länger, als Zeichen dafür in Excabook erlaubt sind.
5. Die Plausibilitätsprüfung soll sich nur auf inhaltlich relevante Datenfehler beziehen, nicht aber z. B. auf fehlende Angaben beim Deckblatt, solange EB als Programm nicht verpflichtend ist!

2. Allgemein

1. Wenn ein Formular (z. B. Befundbeschreibung, Tagebuch) ohne Speicherung verlassen wird, sollte entweder eine automatische Speicherung erfolgen oder zumindest eine Warnmeldung kommen. Flüchtigkeitsfehler sind menschlich!
2. Synchro-Fehlerbehebung: Hier gibt es zwar vermeintlich die Möglichkeit, Feldeinträge aus dem lokalen Datensatz und dem Server-Datensatz einzeln anzuklicken (also zu mischen), allerdings lässt sich die Mischung nicht als neuer Datensatz abspeichern, sondern nur der eine oder andere Datensatz auswählen.

3. Befundbeschreibungen/ Verlinkungen

1. Schreibweise "Bef. 1-1" bzw. Bef. 1.1 (mit Bindestrich oder Punkt als Suffix) nicht möglich, da alle Unterbefunde im Formular des Hauptbefundes aufgelistet werden sollen. Dazu in den BLfD-Dokuvorgaben S. 14 unten: „Bestandteile archäologischer Einheiten (z.B. verschiedene Füllschichten einer Grube) müssen entweder durch Unternummerierungen („Bef. 1-1“ – keine Buchstaben!) dem Hauptbefund zugeordnet werden oder eine neue, eigenständige Befundnummer erhalten, wenn beispielsweise die Befundzugehörigkeit unklar ist. Die Beschreibung der Unternummern ist innerhalb der übergeordneten Befundbeschreibung anzulegen (z.B. für Beigefäße oder Beigaben einer Bestattung), d.h. Unternummern werden nicht als eigenständige Befunde behandelt.“ –> Unterbefunde sind sinnvoll, da sie eine hierarchische Ordnung anzeigen. Daher sollte logischerweise die Verlinkung der Fotos und Zeichnungen direkt mit den Unterbefunden erfolgen, also so präzise wie möglich. Es gibt Befunde mit mehr als 100 Fotos, wenn alle Unterbefunde dokumentiert werden. Warum sollte man hier lange suchen müssen, um ein Foto des Unterbefundes zu finden? Für Excabook sollte daher das Formular angepasst werden. Grund ist die präzise Verlinkung, die nur bei Trennung der Befundbeschreibung des Unterbefundes eindeutig wird.
2. Stratigraphie, Feld "Vergleichbar mit Befund". Hier muss zur Auswahl mit Befund xy gescrollt werden, was bei Tausenden Befunden beträchtliche Zeitverschwendung ist. Warum kein Memory-Feld, das nachträglich mit Befund xy verlinkt werden kann?
3. „Gesb.“ als Abkürzung für „Gesamtbeschreibung“? Muss man erstmal drauf kommen.
4. Kein Feld zum Einfügen von Skizzen (Upload-Funktion, seit langem versprochen...)
5. Probleme beim Dropdownfeld: "Identisch mit": *nach erstmaliger Auswahl eines anderen Befunds, kann dieses Feld nicht mehr entfernt werden.
6. *Das Präfix "BefNr." im Dropdownfeld macht das Springen zur richtigen Befundnummer mittels Zahleineingabe unmöglich. Gerade bei einer größeren Anzahl von Befunden führt dies zu einer langen Scrollarbeit.
7. Doppelte Befundnummern werden nicht immer als Konflikt angezeigt. Bug trat auf als mit mehreren Rechnern parallel beschrieben wurde. Befund wurde zweimal beschrieben und nach der Synchronisation nicht als Konflikt angezeigt.
8. Man kann im Formular „Befundbeschreibung“ nicht mehrere Befunde auswählen und diese mit einem Mal zu einem Foto verknüpfen, gleiches gilt für Zeichnungen. Das geht nur von der Fotoliste oder Zeichenblattliste aus. Vom Workflow her wäre es besser, das ginge in beide Richtungen.

4. Tagebuch

1. PDF-Ausgabe: Der Druckrand ist zu schmal zum Lochen. Seitenumbrüche direkt nach der Kopfzeile sollten ausgeschlossen werden. Ideal wäre fortlaufender Druck im Hochformat (!), bei Vermeidung von Umbrüchen direkt nach dem Kopf und Vermeidung von "Hurenkindern" (einzelnen Zeilen eines vorangegangenen Datensatzes).
2. In der Eingabemaske Mitarbeiter wäre es gut, 2 Felder "Nachname" und "Vorname" anzulegen, um die spätere Sortierung nach Nachnamen oder auch Initialen zu ermöglichen.

5. Fotoliste

1. Ausgabe der PDF erfolgt nach Dateiname (Fotonummer) sortiert. Sortierung nach Aufnahmedatum wäre zusätzlich sinnvoll (je nachdem nach welchem Schema man etwas sucht).
2. Bei Name des Fotografen kein Freitextfeld, jeder Fotograf muss als Mitarbeiter angelegt sein, was nicht der Wirklichkeit entspricht.
3. Die Funktion „Speichern und Übernehmen“ der Befundbeschreibung in der Bearbeitung des Fotodatensatz ist nicht aktiv. Bei mehreren Fotos desselben Befundes aus verschiedenen Perspektiven muss die Verlinkung derselben Befundbeschreibung immer wieder neu erfolgen.
4. Foto-Upload-Funktion?!

6. Zeichenblattliste

1. sollte erstellbar sein auch ohne Verlinkung der Befundbeschreibungen, da diese ggf. noch nicht abgetippt sind. Bisher müsste jede Befundbeschreibung als Dummy angelegt werden, um die Nummer des Befundes verknüpfen zu können. Die Anlage von Dummy-Befundbeschreibungen hat aber den Nachteil, dass dann nicht die sinnvollen (durch Häkchen markierten) Textübernahmen vollzogen werden können, wie z. B. Flst.-Nr., Bearbeiter, Datum etc. --> Stattdessen Freitextfeld besser, um die Zeichenblattliste schon einmal anzulegen!
2. Importfilter für in Excel erstellte Listen (seit 2018 als unmittelbar bevorstehend bezeichnet).
3. Im PDF-Export sollte es „Liste der Pläne und Zeichenblätter“ genannt werden, da auch die Pläne auf der Liste erscheinen sollen.
4. Die Spalte „Dateiname“ sollte in der Druckausgabe erscheinen, damit Pläne eindeutig zugeordnet werden können. Stattdessen steht dort nur Spalte „Plantyp“, und die ist nur begrenzt editierbar.
5. Seit Update 23.0 ist es nicht mehr möglich, die Buttons zur Befundbeschreibung aus der Zeichenblatt-Ansicht anzuklicken, damit können die Befunde nicht mehr angewählt werden.

7. Fundliste

1. Bei Blättern in den Fundlistenformularen wird nicht mit automatisch ergänzten Führungsnullen geblättert, sondern z. B. in der Reihenfolge 4309, 431, 4310.
2. Export (Excel/ PDF): Die Zuordnung des Materials läuft über die Eingrenzung der Materialgruppe. Als Begriff erscheint die "Materialgruppe" aber nicht in der exportierten Liste. Darauf musste im BLfD erst hingewiesen werden, als das Fehlen der Spalte "Materialgruppe" bei der Fundannahme im BLfD kritisiert wurde. Von uns aus kann das geändert werden, denn die Info steht ja da in der Datenbank.
3. Spalte Material soll bei tierischen Resten und menschlichen Knochen grundsätzlich immer leer bleiben. Wenn das Feld nicht ausgefüllt ist, erscheint in Excabook eine Fehlermeldung (Kästchen rot), Speichern nicht möglich!
4. Hinweis, dass sich das Erstreinigungsprotokoll ebenfalls aus der Fundliste generieren ließe, wenn diese Informationen in der Funddatenbank als Felder hinzugefügt werden (E-Mail 14.2.2022, im Mrz. 2023 immer noch keine Umsetzung).
5. Es sollte möglich sein, dass das Feld Befund für die Fundliste leer bleiben kann, relevant zum Bsp. für Lesefunde beim OB-Abtrag. Bisher muss der Oberbodenabtrag behelfsmäßig als „Befund 0″ bezeichnet werden.

8. Fundzettel

1. Aufteilung formatfüllend: Bisher wird bei durchschnittlichen Angaben (Bezeichnung nur 2 Zeilen) pro Fundzettel mehr als ein Drittel des Platzes verschenkt.

9. Berichterstellung (PDF-Export)

1. Digitalfotoliste: Wird im PDF nach Datum sortiert. Sollte primär (oder zumindest zusätzlich) aufsteigend nach Dateiname des Fotos sortierbar sein, da man ja normalerweise die Fotonummer sucht und nicht das Datum des Fotos.
2. Achtung: Obwohl bei der Plausibilitästprüfung keine Fehler angezeigt werden, kann es sein dass der Export von Fundlisten und Fundzetteln nicht möglich ist. Das lag in einem Falle z.B. daran, dass eine Lagezuordnung 2x richtig durchgeführt wurde, aber die Verknüpfung damit doppelt war. Als Fehler kaum zu finden.
3. Doppelte Lagezuordnungen werden neuerdings nicht mehr als Konflikt angezeigt.
4. Wunsch nach Erstellung eines Plankopfes für Zeichenblätter, die dann als Aufkleber auf die A3-Zeichenblätter geklebt werden.

10. Comfortfunktionen (Nice to Have…)

1. Datum könnte bei Anlage eines neuen Datensatzes automatisch auf das Tagesdatum gestellt werden.
2. "Rückgängigmachen-Button" (oder Kommando STRG + Z) wäre wünschenswert um überspeicherte Datensätze zurückzuholen die fälschlich überspeichert wurden, bspw. Planumsbeschreibungen durch Profilbeschreibungen
3. Verknüpfungsmöglichkeit in der Befundbeschreibung für --> Verknüpfung Foto auch mit Feld "Motiv" aus der Fotoliste. Ansonsten muss zur Verknüpfung erst die Bildnummer rausgesucht werden, was umständlich ist.
4. Häkchen bei Proxy (wenn versehentlich gesetzt) legt die Synchronisation lahm, bis der Fehler gefunden ist. Wenn mehrere Leute in einem Projekt arbeiten, kann so etwas vorkommen ohne dass die anderen Bearbeiter das Problem erahnen können.
5. Wenn sich ein Tablet während der Dateneingabe zufällig mit einem WLAN-Hotspot verbindet, dann verlässt es den Datensatz ungespeichert, um die Code-Tabellen zu aktualisieren. Der Datensatz ist dann verloren. Das Abschalten des WLAN im Gelände wäre zwar möglich, kann aber auch mal vergessen werden. Flüchtigkeitsfehler sind menschlich!
6. Warum werden abgeschlossene Maßnahmen immer wieder für die Synchronisierung geladen und nicht vom BLfd entfernt?
7. Sortiermöglichkeit auch nach hinteren (nachgeordneten) Spalten durch Anklicken im Plankopf. Bisher in der Fundliste zum Bsp. nur nach Fundzettel sortierbar.
8. Datensätze sollten einen eindeutigen Zeitstempel erhalten. Dieser sollte in der Listenansicht angezeigt werden (Speicher-/Änderungsdatum).

Bereinigte Bugs und Schwächen

• Befundbeschreibungen (PDF): Bei den Fotos jeweils "Datei" davor, bei Fundzetteln "Fundzettelnummer" (korr. Version 19.5).
• Feld "Lagezuordnung" alphanumerisch sortiert (KW39/2019).
• Mitarbeiter-Auswahlfeld im Dropdown-Teil alphabetisch sortiert (KW39/2019).
• Interpretation "Baumwurf" und frei editierbare Interpretationen (Okt. 2019).
• Befundbeschreibungen (PDF): Planumsbeschreibung oben, Profilbeschreibung unten (Okt. 2019).
• Mitarbeiterliste: Namenslisten der Grabungsteilnehmer sind während einer laufenden Grabung nicht reduzierbar. Wenn ein ausgeschiedener Mitarbeiter gelöscht wird, dann verschwindet dieser auch aus allen Tagebucheinträgen. (Nov. 2019 bereinigt)
• Nach einem Bugfix in Version 19.5 funktioniert erneut die alphabetische Sortierung der Namen nicht (abgestellt 2.12.2019).
• Pop-Up-Fenster (gelb hinterlegt) nerven, wenn sie über dem Sichtfeld liegen (abgestellt 2.12.2019).
• Tagebuch-Ausgabe (PDF): Ausgabe im Hochformat und jeden Arbeitstag auf neue Seite (abgestellt 2.12.2019, jedoch mit fehlerhaftem Layout des PDF, siehe oben).
• Nach dem Öffnen des Tagebuchs als Liste wird dieses nicht nach aufsteigendem Datum sortiert, sondern zufällig. (abgestellt in V20)
• PDF Tagebuch seitenweise: Seiten werden nicht numeriert (Seite 1 von 1, 2020 abgestellt), Kurztitel der Maßnahme rutscht bei längeren Kurztiteln bis in die nächste Zeile und liegt dann über dem darunter liegenden Rahmen. Außerdem ist der linke Rand viel zu schmal, man kann solche Blätter nicht lochen und einheften. (abgestellt in V20)
• Ausgabe als PDF seitenweise: "Beobachtungen" und "Bemerkungen" korrespondieren nicht mit den Zeilen der Eintragungen dazu, sondern bleiben starr. (abgestellt in V20.1, 11.5.20)
• Changelog file wird nach Updates zum Teil erst erheblich später aktualisiert (2020 abgestellt)
• Beim PDF-Export werden nicht-romanische Sonderzeichen aus Namen (z. B. č) verschluckt, das heißt der ganze Buchstabe entfällt. Wurde mit Version 20.7 für die Tagebuchexporte abgestellt, allerdings nun die Namen mit einer Serifenschrift, alles andere serifenlos. Sieht unprofessionell aus! (In V20.7 abgestellt).
• Bei Konflikten wurde nicht die richtige Flurstücknummer angezeigt, sondern andere Daten (im speziellen Fall Fläche, Schnitt und Planum) die im Datensatz so nicht vorhanden waren. Problem trat 2021 nicht mehr auf.
• Excabook legt große Mengen temporärer Dateien im Ordner "Temp" an, egal ob mit Autosynchronisation oder im Offline-Modus gearbeitet wird. Daher wird das Arbeiten auch in neuen und leistungsstarken PCs nach etwa anderthalb bis zwei Stunden so langsam, dass immer wieder größere Arbeitspausen eingelegt werden müssen. Problem besserte sich 2021.
• Hinweis „Ausgabe der PDF erfolgt nach Aufnahmedatum sortiert. Sortierung nach Dateiname (Fotonummer) wäre zusätzlich sinnvoll.“ –> Das wurde 2021 geändert, jetzt erfolgt nur die Sortierung nach Dateiname. Beide Listen exportieren zu können, wäre das Ziel gewesen.

Abgelehnte bzw. ignorierte Vorschläge

• Bericht der Befundbeschreibungen (PDF): Bei den Fotos Dateiendung ".jpg" unnötig, da immer jpg-Format. (BLfD 16.9.: Dateiendung bleibt.)
• Bericht der Befundbeschreibungen (PDF): Fundzettelnummern sollten für PL und PR in einer Zeile zusammen gefasst werden. (BLfD 16.9.: wird vorerst nicht gemacht.)
• Feld "Lagezuordnung": Wäre es nicht besser, hier statt einer festen Verknüpfung ein Memory-Feld anzulegen? Dann wird nach Eingabe der ersten Zeichen die Auswahl jeweils auf das fokussiert, was man eingeben will. Die Verknüpfung könnte automatisch mit dem Abspeichern der Eingabe vollzogen werden. --> Offenbar nicht gewünscht, es bleibt bei festen Verknüpfungen, Editierbarkeit ist inwischen aber gewährleistet.
• Zu wenig Platz im Eingabefeld "Motiv". Oft ist die Befundbeschreibung noch nicht abgetippt, auch wenn es schon eine Fotoliste gibt. Hier kann dann bereits das Motiv eingetragen werden. (BLfD 16.9.: Es soll kurz und knapp beschrieben werden.) Antwort: Das ist nicht immer so einfach zu machen, zum Bsp. bei einem Drohnenfoto, wo 10 vierstellige Befunde abgebildet sind.
• kombiniertes BLfD+Excabook-Logo sollte löschbar sein, da dies nicht von allen Auftraggebern in den Berichten gewünscht wird.
• Die kleinstmögliche Aufteilung mit noch zumutbar kleiner Schrift ist 2 Reihen x 4 Fundzettel im Querformat (Druckoption bei Adobe Acrobat). Bei 3x3 Fundzetteln pro Blatt ist die Schrift derzeit kaum lesbar (was vorher Standard unserer Fundzettel war). Kein grundsätzliches Problem, allerdings vergrößert sich damit insgesamt das Tütensystem (im Sinne von Plastikverbrauch), da nun die kleinstmöglichen Fundzettel nur in Tüten 8x12 passen. Problem wurde vom BLfD nicht aufgegriffen.
• Hinweis 15.12.21: „Weiterführende Beschreibung“ erscheint nicht auf dem Fundzettel, sondern Feld „Bemerkung“. Der naheliegende Begriff bei einer weitergehenden Fundbeschreibung wäre doch aber genau das Feld, das hier fehlt. Platz wäre genug auf den Fundzetteln. (per E-Mail abgelehnt). Zweiter Hinweis: Auch in den Fundlisten steht die „weiterführende Beschreibung“ nicht. Stattdessen steht der „Ausgräber“ als Spalte drauf, was für die Beschäftigung mit dem Fundmaterial allerdings völlig irrelevant ist.
• Launcher c/o https://xbook.vetmed.uni-muenchen.de/) und Excabook-Link im Launcher: xbook.vetmed.uni-muenchen.de/books/excabook Frage: Warum ist der Pfad so kompliziert, warum kein Shortcut?
• Wenn Datensätze gefiltert werden, verschwinden nach einiger Zeit einige der Datensätze wieder aus der Liste. Gleichzeitig steht die ursprüngliche Anzahl der gefilterten Datensätze unverändert in der unteren rechten Ecke
• In unregelmäßigen Abständen, insbesondere wenn zwischen dem Filtern ein Datensatz bearbeitet wurde, werden bei der Rückkehr auf die gefilterten Datensätze, andere Datensätze angezeigt, die mit dem aktiven Filter nicht angezeigt werden durften. Bspw. wurde nach der Befundnummer 3408 gefiltert, angezeigt wurde zusätzlich jedoch auch der Befund 1788. (gemeldet am 20.7.20 mit Screenshot)
• Zeitweise wird in der unteren rechten Ecke angezeigt, dass ein Filter aktiv ist, ohne dass dies der Fall ist. Für uns ist zu diesem Zeitpunkt nicht ersichtlich, ob in diesem Moment alle Datensätze angezeigt werden oder nicht (gemeldet am 20.7.20 mit Screenshot). Zum Beheben muss das Programm neu gestartet werden.
• Filterfunktion (Button) zeigt manche Befunde nicht an. Beim Abschalten aller Filter kommt es oft dazu, dass trotzdem nicht alle Befunde mehr angezeigt werden. (Beheben ist momentan nur durch Wechsel der Liste möglich). Manchmal wird erst im zweiten Anlauf korrekt gefiltert. Beim ersten Mal werden mehr Einträge angezeigt als mit dem Filterbegriff vorhanden!
• Die Fenstergröße der Bearbeitungsfelder sollte in der Größe anpassbar sein. Gerade bei 4K-Bildschirmen wird hier sehr viel Platz im Bildschirm verschenkt. Das wäre bei editierbaren Formularansichten kein Problem. Anmerkung: In Datenbearbeitungsprogrammen der gängigen Office-Pakete (MS Access, Lotus) konnten Bearbeitungsfelder bereits in den 1990er Jahren frei editiert werden, indem Datenbank und Benutzeroberfläche getrennt waren. Es ist nicht nachvollziehbar, warum heute in Excabook noch starre Bearbeitungsfelder vorgegeben werden.
• Bei konsekutiven Maßnahmen am selben Fundplatz (zum Bsp. von xy-1_0 zu xy-2_0) wird in Excabook eine neue Maßnahme angelegt. Ein Importieren von Datensätzen ist nur mittels Zwischenspeichern in eine XLS- oder CSV-Datei möglich. Daraus müssen die Daten dann Feld für Feld mittels Copy/ Paste übertragen werden, eine unglaubliche Zeitverschwendung!
• Bericht Befundbeschreibung (PDF): In der Fußzeile sollte die Seitenzahl/ Gesamt-Seitenzahl stehen (statt der Wiederholung der Befund-Nr. und der Anzahl Seiten, die für diese Befundnummer angelegt wurden).