Benutzer:Hörnla

colada.events Sessionmanager

Generell

Einfache Planung und Verwaltung von Parallelsessions sowie One-on-Ones an einer Veranstaltung.

Es sind 3 Benutzerkreise (Rollen), welche den Sessionmanager verwenden: Speaker, Gäste und Veranstalter.

Speaker

• Verwenden Frontend "Speaker".
• Geben Verfügbarkeiten an -> wann stellt sich wer für One-on-ones zur Verfügung? Ein (1) Kontakt des Speaker-Accounts setzt die Verfügbarkeiten für sich selbst sowie für alle anderen Speaker-Kontakte aus diesem Account.
• Wenn Speaker-Kontakt an einer öffentlichen Session als Speaker vorgesehen ist, dann kann er zu dieser Zeit keine One-on-ones zugeteilt bekommen.
• Speaker-Kontakte werden vorgängig importiert und in statischer Selektion verwaltet.
• Erhalten Bestätigungs-PDF inkl. Sessions-Schedule.
• Kurzfristiger Speaker-Wechsel ist möglich (z.B. "Anstelle von Herrn A kommt Herr B").

Gäste

• Verwenden Frontend "Gäste".
• Gäste stellen Anfragen für One-on-ones, d.h. sie sagen
  

1. an welchen Tagen sie teilnehmen und
2. mit welcher Firma sie sprechen möchten.

• Bei geschlossenem Teilnehmerkreis: Teilnehmer melden sich ohne PIN an, erhalten dann den PIN mit der Bestätigung und können somit ihre Registrierung im Nachhinein noch anpassen.
• Erhalten Bestätigungs-PDF inkl. Sessions-Schedule.
• Informationen zu "eingeladen von" können hinterlegt werden, somit sind Auswertungen nach einladender Person möglich (z.B. "Zeige alle Teilnehmer, welche von Frau X eingeladen wurden").
• Gäste können mit Prioritäten versehen werden (z.B. A-Kunde, B-Kunde, ...). Somit können bei der Zuteilung zuerst die Gäste mit der höchsten Priorität berücksichtigt werden.

Veranstalter

• Alle Registrierungsdaten laufen beim Veranstalter zusammen (in colada).
• Weist die Anfragen der Gäste mittels colada einem Speaker & Slot zu.
• Generiert und versendet PDF-Bestätigungen (per Email oder auf dem Postweg).
• Generiert und verwaltet Statistiken & Reports.
• Kann Gäste und Speaker registrieren, wenn keine Online-Registrierung besteht.
• Kann jederzeit die Registrierungen von Gästen & Speakern verändern (z.B. bei Telefon-Anfrage).

Vor-Ort-Einsatz

• Rasche Auskunft für Gäste & Speakers (z.B. "In welchem Raum bin ich?", "Habe meine Bestätigung vergessen, können Sie dieses nochmals ausdrucken?", usw. usf.).
• Verschieben von bereits gebuchten Sessions.
• Zuteilen weiterer Sessions für einen Gast oder Speaker (z.B. "Ich habe heute um 14h noch Zeit. Kann ich da mit einem Speaker sprechen?").
• Von Vorteil: Check-In-Desk wo alle Bestätigungen in Papierform vorliegen und dem Gast bzw. Speaker abgegeben werden. So hat er am Tag des Events den aktuellen Sessions-Schedule mit Raumbelegung.