Diskussion:E-Mail-Archivierung

Kein Bindestrich?

Soll das Ernst sein, dass das nach deutschen Rechtschreibregeln falsch ohne Bindestrich geschrieben wird, anstatt korrekt "E-Mail-Archivierung"? Siehe Durchkopplung. Ich plädiere für Korrektur und Verschiebung des Lemmas. --PeterFrankfurt 23:12, 23. Mai 2008 (CEST)

Eigenes Lemma

Ist E-Mail-Archivierung ein eigenes Lemma? E-Mail-Archivierung ist ein Kropf da E-Mails aus Ihrem Kontext entfernt werden, in einem Datengrab enden. E-Mails gehören wie alle andere Dokumente in einen Sachzusammenhang, in elektronische Dossiers. E-Mail-Archivierung ist eine Sackgasse! E-Mail-Management ist notwendig udn die E-mails gehören in das Enterprise Content Repository wie alle anderen Dokumente auch. 62.218.228.5 19:55, 29. Mai 2008 (CEST)

ich meines schon dass es ein eigenes Lemma (wert) ist. Es wird nicht nur auf die technische Lösung sondern auch auf die Hintergründe / Anforderungen / Auslöser eingegangen. Die (aus meiner Sicht zielführende) Lösung in Kontext eines DMS ist auch dargestellt --Nobby1805 22:48, 29. Mai 2008 (CEST)

Sicherung durch Ausdruck?

Ich hätte gerne mal eine Meinung zum Folgenden:

1. Es gibt keine gesetzliche Vorschrift postalische Briefe zu scannen und digital vorzuhalten.

2. Wenn ich ein steuerrelevantes Dokument (z. B. Rechnung als pdf) per E-Mail erhalte und ausdrucke, so kann kein Steuerprüfer der Welt die Behauptung widerlegen, das Dokument sei vom (z. B.) Lieferanten ausgedruckt und per Post zugestellt, in welchem Falle ja keine digitale Sicherung erforderlich wäre. Außerdem scheint mir ein Ausdruck auch die Bedingung der "Unveränderbarkeit des Datenbestandes" (GDPdU, 2a) zu erfüllen. (Bin kein Jurist.)

Folglich reicht es meines Erachtens in kleinen und mittleren Betrieben völlig aus, steuerrelevante E-Mails auszudrucken. Sollte das hier auf Zustimmung stoßen, sollte man einen entsprechenden Vermerk hier und unter GDPdU machen. (Ich beziehe mich hier nur auf den Abschnitt "E-Mail-Archivierung zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen". Die sonstige Sicherung aller E-Mails, die sicher erforderlich ist, unterliegt aber weit weniger gesetzlichen Vorschriften.) --Verhaine 15:21, 8. Jun. 2009 (CEST)

so kann kein Steuerprüfer der Welt die Behauptung widerlegen theoretisch schon: Papier und Druckfarbe analysieren, Versandspuren prüfen ...

Außerdem scheint mir ein Ausdruck auch die Bedingung der "Unveränderbarkeit des Datenbestandes" wenn nicht vor dem Druck das Dokument schon angepasst worden ist

--Nobby1805 19:29, 8. Jun. 2009 (CEST)

Das scheint mir doch sehr theoretisiert. Mir gings darum ob eine Sicherung durch Ausdruck als ausreichend anzusehen ist. Vielleicht kann das jemand aus eigener Erfahrung beurteilen. Anderenfalls wollte ich eine Plausibilitätsabschätzung machen. --Verhaine 15:18, 9. Jun. 2009 (CEST)

Es gibt mehrere Experten die sich mit dem Ausdruck von Mails befasst haben. Alle sind sich einig, dass die verschiedenen Gesetzesgrundlagen vorsehen, dass Mails und andere elektronische Dokumente im Originalformat archiviert werden müssen (Sprich: Mails digital archivieren). Hier ein interessanter Link, der es am verständlichsten ausdrückt: Archivierungs FAQ

--SoftKnight 11:24, 4. Dez. 2009 (CET)

Sind frei verwendbare Programme bekannt?

Gerade für Klein- und Kleinstunternehmen ist dieses Thema wichtig, da diese wie ich z.B. keinen eigenen Server betreiben und meistens nur mit dem Laptop unterwegs sind. Mal von Handwerkern und Non-ITs abgesehen. Ich halte es für enorm wichtig, mindestens frei verwendbare Lösungen zu nennen. Bei meiner Recherche bin ich zwar auf einige freie Mail-Archivierer gestoßen, allerdings für den gewerblichen Gebrauch, sprich nach GoBS, sind diese nicht geeignet. Bisher habe ich nur einen gefunden, der jedoch auch nicht unbedingt anwenderfreundlich ist: OpenBenno.

1. Nehmen wir OpenBenno als erste Freeware-Lösung für Unternehmen auf?

2. Kennt jemand weitere freie Software?

--SoftKnight 12:44, 4. Dez. 2009 (CET)

Sachzusammenhang?

Wie kommt es zu der Aussage, "...da E-Mails in einen Sachzusammenhang mit anderen elektronischen Dokumenten gebracht werden müssen..."? Wo steht das? (nicht signierter Beitrag von 87.187.146.3 (Diskussion) 12:27, 16. Nov. 2010 (CET))

Wo das steht, weiß ich nicht, aber ich halte das für selbsterklärend: Es geht um andere elektronische, archivierungsrelevante Dokumente (meinetwegen Word- oder Excel-Dateien), die nicht unbedingt als Anhänge Teil der E-Mails sind, auf die sich E-Mails aber beziehen, und die daher im selben Kontext archiviert werden müssen. --PeterFrankfurt 03:31, 17. Nov. 2010 (CET)

Ich halte das nicht für selbsterklärend, sondern für verwirrend. Wenn von "müssen" die Rede ist, wüßte ich gerne, wo steht, dass das so getan werde muß. M.W. nach muß das eben nicht der Fall sein....wie soll das auch gehen? Zu archivierende Dokumente in einen Sachzusammenhang zu bringen, kann nur manuell von statten gehen, wer sollte das bei einem Unternehmen, dass z.B. auch nur 1.000 E-Mails täglich empfängt und versendet, leisten? (nicht signierter Beitrag von 89.247.48.141 (Diskussion) 17:52, 18. Nov. 2010 (CET))

Revisionssicher, manipulationssicher

Mir fehlt hier noch eine Stellungnahme zur Revisionssicherheit (das Wort wird in den mir bekannten Gesetzen übrigens nicht erwähnt), vor allem aber zur Manipulationssicherheit. Wie kann sichergestellt werden, dass eine E-Mail manipulationssicher ist? Reicht dafür die Aussage eines Hersteller, "unsere Lösung ist manipulationssicher" oder wollen wir hier mögliche Wege zur Orientierung aufzeigen? (nicht signierter Beitrag von 87.187.146.3 (Diskussion) 12:27, 16. Nov. 2010 (CET))

Löschung

Die Aussage "Eingriffe seitens der Mitarbeiter, z. B. Löschungen oder Veränderungen, in dieses System müssten konsequenterweise unterbunden werden." stimmt m.W. nach so nicht. E-Mails können durchaus gelöscht werden, die Löschung muß aber manipulationssicher dokumentiert sein...analog zu Briefen. Die können ja auch vernichtet werden, aber es muß nachvollziehbar sein und man muß es triftig begünden können. Hat vielleicht jemand mehr Infos dazu? (nicht signierter Beitrag von 89.247.113.195 (Diskussion) 00:21, 25. Nov. 2010 (CET))

Werbung

Bei dem link zu http://www.e-mail-archivierung-wissen.org/ handelt es sich um werbung 91.50.215.170 17:31, 19. Okt. 2011 (CEST)

• Grundsätzlich erstmal Danke für den Hinweis.
• Ich kann der Einschätzung als in der Wikipedia unerwünschte Werbung folgen, vor allem wenn ich mir den Produktvergleich anschaue. Auf den ersten Blick werden scheinbar objektiv Preise und Leistungen verglichen; bei näherem Hinsehen sind aber nur für einen Kandidaten die Angaben vollständig ermittelt und der „Testsieger“ ist grün unterlegt.
• Weitere Autoren mögen bewerten, ob das durch ein objektives Informationsangebot auf den anderen Seiten kompensiert wird.

Nebenbei: Irgendwas im Firefox / Blocker-AddOn (abp-elemhidehit elemhide.css – AdBlockPlus) schaltet eine Überschrift unsichtbar, wenn sie ausschließlich „Werbung“ lautet.

VG --PerfektesChaos 18:08, 19. Okt. 2011 (CEST)

• Der Link zu ArchiSoft ist tot (http://www.sit.fraunhofer.de/forschungsbereiche/projekte/ArchiSoft.jsp) (nicht signierter Beitrag von 79.207.150.251 (Diskussion) 19:54, 23. Okt. 2011 (CEST))
• Den sehr langen Hinweis auf Archisoft halte ich für Werbung, da fehlen andere kommerzielle/freie Alternativen. --Floweh (Diskussion) 17:26, 9. Jul. 2015 (CEST)

Verbot privater Mails

(bezieht sich auf den letzten Satz im letzten Abschnitt) Ein solches Verbot ist nicht durchsetzbar, schon weil man dem Mitarbeiter vielleicht noch das Versenden (selbst das ist umstritten), schlecht aber das Empfangen von Mails mit private Inhalten untersagen kann. Außerdem kann das Verbot gegenüber dem Mitarbeiter nicht aushebeln, das private Mails - ob erlaubt oder nicht - dem Postgeheimnis unterliegen. Man sollte den Satz besser ganz streichen. 212.86.183.14 11:26, 4. Jun. 2012 (CEST)

"E-Mails gehören per Definition zu der Kategorie „Brief“ und unterliegen diesem Grundrecht." Das ist ein rechtlicher Laienirrtum (welche Definition eigentlich?). Es ist das Fernmeldegeheimnis einschlägig, nicht das Postgeheimnis.--84.46.19.224 04:10, 29. Apr. 2013 (CEST)

Rechtsgrundlagen

Der Abschnitt "Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) schreiben Unternehmen vor, dass alle steuerrelevanten Daten in maschinell auswertbarer Form vorzeigbar aufbewahrt werden müssen. Dies trifft auch auf die E-Mails und deren Dateianhänge zu. Weitere Anforderungen ergeben sich auch aus der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB)." ist meines Erachtens nicht ganz korrekt.

HGB und AO enthalten keine ergänzenden Anforderungen, sondern sind die Rechtsgrundlage der Archivierungspflicht. Die GDPdU sind eine verwaltungsinterne Anweisung, die ausschließlich für die Finanzverwaltung bindend ist, nicht aber für den Bürger oder gar Gerichte. Deshalb stimmt auch nicht, wie weiter unten im Artikel ausgeführt wird, dass das Finanzamt letztlich entscheidet. Im Zweifel sind es die Gerichte, und die sind an verwaltungsinterne Richtlinien wie die GDPdU nicht gebunden. Natürlich kann es trotzdem sinnvoll sein, sich an Verwaltungsanweisungen zu orientieren, wenn man über die Gesetzesauslegung nicht mit Behörden vor Gericht austragen möchte. Letztlich maßgebend ist im Zweifel aber lediglich das Gesetz.

Entscheidend ist, dass E-Mails Handels- oder Geschäftsbriefe im Sinne des HGB oder - bei Nichtkaufleuten - der Abgabenordnung (AO) sein können und dann den entsprechenden Aufbewahrungspflichten unterliegen, vgl. http://de.wikipedia.org/wiki/Handelsbrief.

Ist jemand tief genug drin in der Materie, um den Artikel entsprechend zu überarbeiten? Mir fehlt die Zeit, mich da tiefer reinzuarbeiten.

--Mno1 (Diskussion) 13:43, 31. Okt. 2013 (CET)

Ich kann hier nicht zustimmen, vgl. Steuersenkungsgesetz vom 23. Oktober 2000 (Bundesgesetzblatt Teil I S. 1433, Artikel 7 und 8), aber die GDPdU läuft zum 31.12.2014 aus und in den GoBD steht dann folgende Regel: "Dient eine E-Mail nur als „Transportmittel“, z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig (wie der bisherige Papierbriefumschlag)." Irrelevant (Diskussion) 13:59, 1. Dez. 2014 (CET)