EDI-Vereinbarung

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Eine EDI-Vereinbarung ist ein Rahmenvertrag zwischen zwei Unternehmen um juristische, steuerliche und prozessuale Unsicherheiten zu vermeiden im Electronic Data Interchange (EDI; deutsch: Elektronischer Datenaustausch). Eine typische EDI-Vereinbarung besteht aus einem Vertragstext und einem sogenannten „Technischen Anhang“, der auch nach Vertragsabschluss modifizierbar ist. Die EDI-Vereinbarung gibt es auch als Vorlage von verschiedenen Institutionen, meist als EDI-Mustervereinbarung bezeichnet.

Die drei Grundformen der Mustervereinbarung (Geschichte)[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Die EDI-Vereinbarung gibt es als Mustervereinbarung in drei Grundformen, die nach dem Umfang unterschieden werden: Erstens die Urform als komplexes Vertragswerk, zweitens im mittleren Umfang und drittens in der Kurzform nur für das sogenannte EDI-Verfahren zum Vorsteuerabzug bei elektronischen Rechnungen.

Die Urform − Typischer Vertreter: Deutscher EDI-Rahmenvertrag[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Das charakteristische an der Urform der EDI-Vereinbarung ist, dass diese versucht möglichst alle Details zu regeln und dementsprechend sehr umfangreich ist. Diese Langform hatte eine sehr hohe Bedeutung in der Anfangszeit von EDI bei der Umstellung der Geschäftsprozesse von Papierformularen auf elektronische Formulare (wie zum Beispiel Bestellung oder Lieferschein), bei der aufgrund unzureichender gesetzlicher Grundlagen, fehlender Gerichtsurteile und insbesondere fehlenden Handelsbrauches vieles explizit vorher vereinbart werden musste.

Als typischer Vertreter der Urform gilt der „Deutsche EDI-Rahmenvertrag“ von der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV) vom Mai 1994. Dieser Mustervertrag ist auch in einer offiziellen englischen Übersetzung erhältlich inklusive Kommentierung.[1]

Den Vereinbarungsbedarf in der Anfangszeit sieht man bereits daran, dass der „Deutsche EDI-Rahmenvertrag“ aus 22 Paragrafen-Artikeln und zwölf Anhängen besteht. Später entstandene EDI-Musterverträge fallen alle kürzer aus, aber das Kapitel „Definitionen“ ist bei allen erhalten geblieben.

In der Pionierzeit des EDI war besonders die Beweiskraft eines elektronischen Dokuments strittig. Der „Deutsche EDI-Rahmenvertrag“ behilft sich mit dem eigenen Kapitel „§ 10 Beweiskraft“, in welchem sich die Parteien verpflichten „[…], die Beweiskraft von Elektronischen Dokumenten und Elektronischen Urkunden weder schiedsgerichtlich noch gerichtlich oder außergerichtlich zu bestreiten.“[1] In später entstandenen EDI-Musterverträgen findet sich dieser Passus oft nicht mehr, weil er ersetzt wurde durch verbindliche durchgängige Verwendung von Sicherungsverfahren in der Datenübertragung, welche vor Gesetz und Gerichten anerkannt sind.

Anhand der zwölf Anhänge des Deutschen EDI-Rahmenvertrags ist die damalige Pionierzeit des EDI spürbar, wenn selbst die Testphase als Anhang 4 spezifiziert wird mit einem Vorlaufbetrieb.[1] Damals war jede EDI-Anbindung ein IT-Projekt, während es heute im Regelbetrieb behandelt wird.

Mittlerer Umfang − Typischer Vertreter: Europäische EDI-Mustervereinbarung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Der Ministerrat der Europäischen Union erkannte den Elektronischen Datenaustausch mittels EDIFACT als Wirtschaftsförderung eines gemeinsamen Binnenmarktes und leitete dazu die beiden Forschungsprojekte TEDIS I und TEDIS II (Trade Data Interchange System) in die Wege. Die TEDIS-Ergebnisse griff die Europäische Kommission auf, indem sie die rechtlichen Rahmenbedingungen für EDI in Europa deutlich vereinfachte durch zwei Maßnahmen:

  • Europäische EDI-Mustervereinbarung (Empfehlung 94/820/EG) vom 19. Oktober 1994[2]
  • Europäisches Mehrwertsteuersystem (Richtlinie 2006/112/EG) vom 28. November 2006[3]

Über die Mehrwertsteuersystem-Richtlinie von 2006 wurde die elektronische Rechnung EU-weit anerkannt, wenn diese nach einer der im Artikel 233 beschrieben Arten erstellt wurde. Ausdrücklich dort aufgeführt wurde die Anerkennung, wenn die elektronische Rechnung auf der Basis der Europäischen EDI-Mustervereinbarung (Empfehlung 94/820/EG) stattfindet. Das führte anschließend zu einer rasanten Verbreitung von EDI-Vereinbarungen insbesondere in Deutschland, weil damit elektronische Rechnungen zum Vorsteuerabzug preiswert per fortgeschrittener Signatur einreichen ließen. Ohne EDI-Vereinbarung erforderte das deutsche Mehrwertsteuerrecht die teure Qualifizierte Signatur.

Mit der Überarbeitung des europäischen Mehrwertsteuersystems durch die Richtlinie 2010/45/EU wurde die elektronische Rechnung vollkommen mit der Papierrechnung gleichgestellt, indem vorher zur Auswahl aufgelistete technologische und organisatorische Maßnahmen wie etwa das EDI-Verfahren zurückgestuft wurden als „beispielhafte Lösungen“.[4] Das deutsche Umsatzsatzsteuerrecht wurde 2011 entsprechend angepasst. Mit einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 2. Juli 2012 wurde präzisiert, dass die Gleichstellung der elektronischen Rechnung so weit geht, dass wie bei einer Papierrechnung auch die gleichen Prüfmechanismen ausreichen, d. h. die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit der Daten können durch den gleichen innerbetrieblichen Kontrollpfad der klassischen Rechnungsprüfung sichergestellt werden – ganz losgelöst beispielsweise von digitalen Signaturen.[5]

Den Unternehmen steht es frei, weiterhin Rechnungen auch per neu abgeschlossener EDI-Vereinbarung auszutauschen.[5]

Die Kurzform − Typischer Vertreter: Branchen-Mustervereinbarungen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Im Laufe der Zeit wurden die gesetzlichen Regelungen und der allgemeine Handelsbrauch immer belastbarer im Umgang mit elektronischen Dokumenten. Bei vielen Geschäftsprozessen entfiel damit die Notwendigkeit einer speziellen EDI-Vereinbarung oder wanderte als Unterkapitel in andere Rahmenverträge wie etwa den Lieferantenrahmenvertrag.

Der EDI-Rahmenvertrag reduzierte sich infolgedessen in vielen Branchen als reiner Spezialvertrag aus dem deutschen Umsatzsteuerrecht zur Anerkennung der elektronischen Rechnung per EDI-Verfahren. Die heutigen Branchen-Mustervereinbarungen sind nur noch genau für diesen Einsatzzweck des EDI-Verfahrens zugeschnitten und dementsprechend von sehr kurzem Umfang.

Eine branchenneutrale Kurzform ist auch genormt über die DIN SPEC 16567 mit Anhang A mit nur sieben Seiten Umfang.

Seit dem BMF-Schreiben von 2012 hat der EDI-Rahmenvertrag zur Anerkennung der elektronischen Rechnung seine Ausnahmestellung verloren (vgl. Abschnitt oben). Die bestehenden EDI-Musterverträge stehen weiterhin zum Download bereit, aber überwiegend weil deren Mitgliedsunternehmen entweder noch das alte Recht weiter nutzen wollen oder gewisse technische und organisatorische Standards im operativen Betrieb gewährleistet haben wollen. Im letzteren Fall ist der EDI-Rahmenvertrag bedeutungslos dem Finanzamt gegenüber.

Nachfolgend drei typische Vertreter von Branchen-Mustervereinbarungen:

  • Beispiel Automobilwirtschaft
Der EDI-Mustervertrag vom Verband der Automobilindustrie (VDA) weist die Besonderheit auf, dass er im Kapitel „Definitionen“ explizit aktuelle Gesetze wie GDPdU und GoBS aufführt und auch eine spezielle EDI-Mustervertragsvariante für den Einsatz eines EDI-Dienstleisters anbietet.[6]
  • Beispiel Handel
Der EDI-Mustervertrag wird im Handel nicht von einem Handelsverband herausgegeben, sondern vom Dienstleister GS1. Dieser Mustervertrag ist der Europäischen EDI-Mustervereinbarung sehr ähnlich, aber der Technische Anhang fällt mit zwei Seiten sehr kurz aus.[7]
  • Beispiel Energiewirtschaft
Der EDI-Mustervertrag vom Bundesverband der Energie- und Wasserwirtschaft (BDEW) weist die Besonderheit auf, dass dieser ausgesprochen kurz ist, weil die staatliche Regulierung der Energiewirtschaft sehr viele Details zum EDI verbindlich festgelegt hat.[8] Auch ohne EDI-Vereinbarung bestehen harte Festlegungen der Bundesnetzagentur hinsichtlich Datenformaten und deren Verwendung in Geschäftsprozessen inklusive Kommunikationsrichtlinie und Allgemeinen Festlegungen.[9] Die Bedeutung des EDI-Rahmenvertrags in der Energiewirtschaft beschränkt sich auf drei Sachverhalte, die mit Unterschrift bejaht werden müssen, weil die Bundesnetzagentur dies zur Zeit noch nicht verbindlich festlegen kann: Rechnungen per EDI-Verfahren, Einsatz der fortgeschrittenen Signatur und Verschlüsselung von elektronischen Formularen.[10]

Bilaterale EDI-Vereinbarung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Große Unternehmen können kleineren Handelspartnern ihre Konditionen auch beim EDI vorgeben. Charakteristisches Merkmal ist, dass keine Quelle eines Mustervertrages zitiert wird, so dass nicht unmittelbar ersichtlich ist, welche Bedingungen verschärft worden sind. Teilweise finden sich in diesen bilateralen EDI-Verträgen auch konkrete Regelungen wie der kleinere Partner gewisse Prozesse, ggf. auch im Notfall, manuell über eine Weboberfläche (WebEDI) durchführen kann (statt mit seinem eigenen EDI-System per direkter Anbindung).

Normen und Standards[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • DIN SPEC 16567 : 2012 (Elektronisches Geschäftswesen – Muster einer Vereinbarung über die Abrechnung mit strukturiertem elektronischem Datenaustausch (EDI), mit CD-ROM)

Einzelnachweise[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  1. a b c AWV 1994: Deutscher EDI-Rahmenvertrag, Broschüre mit CD-ROM, Eigenverlag ohne ISBN, Datensatz der Deutschen Nationalbibliothek. Reiner Vertragstext ohne Anhänge, Kommentierung, Übersetzung und Schiedsgericht auch online, Abgerufen am 9. Mai 2013.
  2. eur-lex.europa.eu/... - Europäischer EDI-Mustervertrag nach Empfehlung 94/820/EG der Europäischen Kommission vom 19. Oktober 1994 (Amtsblatt Nr. L 338 vom 28/12/1994 S. 0098 - 0117)
  3. eur-lex.europa.eu/... - Richtlinie 2006/112/EG des Rates vom 28. November 2006 über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem (Amtsblatt Nr. L 347 vom 11/12/2006 S. 0001 - 0118)
  4. eur-lex.europa.eu/... - Richtlinie 2010/45/EU des Rates vom 13. Juli 2010 zur Änderung der Richtlinie 2006/112/EG über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem hinsichtlich der Rechnungsstellungsvorschriften (Amtsblatt Nr. L 189 vom 22/07/2010 S. 0001 - 0008), dort insbesondere ab "Die Artikel 232 und 233 erhalten folgende Fassung:" (per Volltextsuche).
  5. a b bundesfinanzministerium.de/... - BMF-Schreiben (IV D 2 - S 7287-a/09/10004 :003) "Umsatzsteuer; Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zum 1. Juli 2011 durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011" (PDF-Datei)
  6. vda.de/... - 4938 T1 - Prozessrahmenwerk für den Austausch elektronischer Abrechnungsdokumente unter Verwendung von EDIFACT ohne digitale Signatur (PDF-Datei)
  7. gs1-germany.de/... - Download der PDF-Dokumente im Kapitel "GS1 Germany Mustervereinbarungen"
  8. bdew.de/... Downloadseite EDI-Rahmenvertrag und Technischer Anhang (Memento des Originals vom 30. April 2013 im Internet Archive) i Info: Der Archivlink wurde automatisch eingesetzt und noch nicht geprüft. Bitte prüfe den Link gemäß Anleitung und entferne dann diesen Hinweis.@1@2Vorlage:Webachiv/IABot/www.bdew.de
  9. BDEW Bundesverband der Energie- und Wasserwirtschaft e. V.: edi-energy.de edi@energy. Datenformate Strom und Gas
  10. edi-energy.de - Dort Download der jeweils aktuellen Fassung der Kommunikationsrichtline; siehe dort Kapitel „6.2 Verschlüsselung und Signatur von E-Mails“ mit optionaler Formulierung für den Fall, dass es ein Marktpartner verlangt, statt zwingend formuliert wie andere Bestandteile.


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