Wikipedia:Landtagsprojekt/Niederösterreich/Lessons Learned

Was lief beim Landtagsprojekt gut, was lief schlecht, was könnte verbessert werden?

Teilnehmer

• Ailura
• Braveheart
• Claudia.Garad
• Isiwal
• K@rl

Lessons Learned

Regeln:

• Kritik am Projekt und den Prozessen ist erwünscht
• Kritik an einzelnen Personen ist unerwünscht (weil nicht konstruktiv)
• Mitarbeit jedes einzelnen ist erwünscht und ermöglicht mehrere Sichtweisen auf einen Sachverhalt
• Ein konstruktives Arbeitsklima wäre hilfreich ;-)

Rückblick

Was lief gut?

1. Was ist gut gelaufen?
   1. Gute interne Vorbereitung durch Landtagsdirektor Obernosterer im Vorfeld (Briefing und Motivation der Beteiligten), in anderen Landtagen muss man evtl. mehr über die Clubs arbeiten und Leute vor Ort persönlich ansprechen/abgreifen
   2. Kleines Team aber gutes Zusammenspiel
   3. Termin wählen an dem die Bundesräte anwesend sind
   4. Weitere anwesende höhere Beamte vor die Linse bekommen
   5. Blankoformulare für Zustimmung mitnehmen
   6. Fotosaal war in der Nähe des Plenarsaals, macht es einfacher Abgeordnete "einzufangen"
   7. Internetzugang durch WLAN des Landtags
   8. Präventive Kategorisierung der Fotos auf Commons
   9. Genügend Laptops dabei (auch private)
   10. Spendenbüchse dabei
2. Was lief bei der Kommunikation im Projektteam vor, während und nach dem Projekt gut?
   1. Zuständigkeiten waren klar
   2. Jeder hatte eine eigene Kamera / CF-Karte
   3. Aufwändig zu organisierende Termine wie Gruppenfotos wurden berücksichtigt
   4. Kurze Anreisezeiten der Mitarbeiter macht die Koordination einfacher
   5. Verpflegung war abgeklärt
   6. Inventarisierung wurde vor- und nachher gemacht
3. Wie wurde auf Änderungen zum Zeitplan, Budget, etc. gut reagiert?
   1. Der tatsächliche Termin stand erst zwei Wochen vorher fest, Terminkoordination Geschäftsführung/Vorstand/Projektleitung muss dann reibungslos laufen
4. Wie wurde auf Risken gut reagiert?
   1. Ersatzlampen waren dabei, sollte immer der Fall sein - als Grundregel eine Ersatzlampe pro Anlage
   2. Weißabgleich wurde vor Beginn der Veranstaltung gemacht
5. etc.

Was kann verbessert werden?

1. Welche Prozessabläufe könnte man verbessern?
   1. Mehr Vorlauf in der Planung (wenn möglich)
   2. Brillenträger (Anlage war nicht optimal eingestellt)
   3. Hintergrund zu schmal, wenig Spielraum (evtl. Stoff der nicht knittert besorgen)
   4. Mehr Leute wären gut gewesen (ca. 2 Leute mehr), diesmal 1 Person Orga, 1 Person Führung, 5 Fotografen
   5. Am Abend davor schon zu einer Lagebesprechung/Stammtisch treffen (wenn möglich mit Aufbau / Testen)
   6. Settings für Gruppenfotos im Vorfeld überlegen (Fahne etc.) und in Zeitplan berücksichtigen
   7. Unzufriedenheit mit der Qualität der Bilder vorbeugen
      1. Erwartungshaltung im Vorfeld realistisch halten (Folder, Infomail)
      2. Keine Nachbearbeitung, keine Hochglanz PR-Bilder
      3. Konsequent Kontaktdaten für Rückfragen etc. weitergeben
   8. Außentermine organisieren
   9. Kosmetikschulen in der Umgebung für Make-up ansprechen
   10. Inventarlisten erstellen, die beim Abbau abgehakt werden können
   11. Nicht personenbezogene Bilder in Subkategorien sammeln, macht die Nacharbeiten einfacher
2. Was kann bei der Kommunikation im Projektteam vor, während und nach dem Projekt verbessert werden?
   1. Nochmal eine Mail mit den wichtigsten Fakten (z.B. Dresscode) ca. 2 Tage vor der Veranstaltung
   2. Jeder sollte eine Visitenkarte mit Kontaktdaten dabei haben, falls keine vorhanden allgemeine WMAT Karte ausgeben
   3. Wikipedianer/Commons Fotografen nach Bundesländern filtern und gezielt anschreiben/Freiwillige vor Ort rekrutieren um Reisekosten zu sparen
   4. Listen haben nicht gestimmt, daher nur eine zentrale Liste von einer verantwortlichen Person pflegen, nicht parallel Wikipedia-Liste bearbeiten
   5. Nicht-Fotografen rekrutieren, die sich im Vorfeld Artikel der Abgeordneten auf Konfliktthemen hin ansehen und dann den Wikipedia-Infostand betreuen. Nice to have / optional: Funktionen der Abgeordneten im Vorfeld mit der Landtagsseite abgleichen.
   6. Im Vorfeld klären, ob private Kameras aufgerüstet werden müssen (z.B. Blitzschuhadapter) ggf. über Verein abdecken
   7. Kategorien der Fotos und Bildbezeichnung für Upload vorgeben
   8. Nachbesprechung zeitnäher gestalten (nicht länger als 1 Monat)
   9. Gemeinsame Sichtung der Bilder (bzgl. Einbindung) innerhalb 14 Tagen
   10. Mittags- bzw. Verpflegungspausen dem Tagesablauf anpassen, d.h. wenn weniger Andrang zu erwarten ist
   11. Lessons Learned zeitnäher organisieren, da Ereignisse dann noch schärfer in Erinnerung sind
   12. Fahrgemeinschaften bilden
   13. Gemeinsamer Abschluss (z.B. Abendessen) zwecks Motivation wäre sinnvoll
3. Wie könnte man auf Änderungen zum Zeitplan, Budget, etc. in Zukunft besser reagieren?
   1. Dokumentation verbessern, auch interne Abläufe transparent zwecks Nachvollziehbarkeit darstellen
4. Wie könnte man in Zukunft Risken besser einschätzen?
   1. Wir sollten zwei funktionsfähige Funkauslöser pro Blitzanlage haben
5. etc.

Ideale Teamaufstellung

• 4-6 Fotografen
• 2 Empfang / Listen
• 2 Wikipedia-Infotisch / Editieren
• 2 Guides
• 2 Kosmetik / Maske

Ideen für die Zukunft

1. Bei Projekt in Vorarlberg die Schweizer Community miteinbeziehen
2. Gemeinsames Projekt in Bozen