Aufgabenmanagement

Aufgabenmanagement oder englisch Task-Management umfasst das Planen, Verwalten, Überwachen und Umsetzen von Aufgabenstellungen.

Die damit verbundenen Tätigkeiten können somit Bestandteile z. B. des Projektmanagements oder Qualitätsmanagements sein und haben stets das Ziel, das Aufgabenstellungen in einem vereinbarten Rahmen erfüllt werden.

Rahmenbedingungen

Rahmenbedingungen stellen gleichzeitig auch die Zielsetzung des Aufgabenmanagements dar:

Eine Aufgabenstellung muss klar, eindeutig und verständlich formuliert sein, so dass sie möglichst ohne Rückfragen vom Verantwortlichen oder Ausführenden verstanden und übernommen wird. Sinnvollerweise wird die Aufgabenstellung dokumentiert, so dass diese auch im Zuge der Bearbeitung ständig verfügbar ist und so ein Abgleich von Anforderung und Realisierung erfolgen kann. Die Nachvollziehbarkeit der Inhalte ist somit auch die wesentliche Voraussetzung für Verbindlichkeit in der Erfüllung.

Ergänzend zum klaren Inhalt ist die Terminierung von Aufgaben notwendig, um den Realisierungszeitpunkt als – mit Übernahme der Aufgabenstellung – vereinbart betrachten zu können. Der Endtermin einer Aufgabe stellt gleichermaßen ein Ziel dar.

Eine weitere Zielsetzung ist das Budget oder der Aufwand, der für die Bearbeitung der Aufgabenstellung geplant wird. An dieser Vorgabe (idealerweise Vereinbarung) wird sich später ebenfalls der Verantwortliche messen lassen können – ob er die Aufgabe nicht nur termingerecht, sondern auch im Rahmen des vereinbarten Aufwands erfüllen konnte.

Da viele Aufgaben, insbesondere in größeren Unternehmen oder Organisationen, nicht nur vom Verantwortlichen ausgeführt und umgesetzt werden, ist es sinnvoll, verschiedenen Ausführenden ebenfalls Aufgabenstellungen zuordnen zu können.

Umsetzung

Es gibt verschiedene Formen, wie Aufgabenstellungen an die Verantwortlichen oder Ausführenden übergeben werden können – in Wort und Schrift, Bild und Ton, per Zeichengebung, und auf viele andere Arten. Allen Vorgehensweisen ist gemeinsam, dass die Inhalte zwischen dem Sender der Aufgaben und dem Empfänger vereinbart sein müssen und möglichst keinen Interpretationsspielraum lassen. Nach Übernahme der Aufgaben ist es nun Sache des Empfängers, Übernehmenden oder Verantwortlichen die Realisierung des Aufgabeninhalts sicherzustellen.

Bereits hier kommt das Managen von Aufgaben zum Tragen, da beim Erkennen von Störungen eine Rückmeldung an den Absender der Aufgabe von diesem erwartet wird. Nur so kann frühzeitig auf Störungen reagiert werden. Ferner liegt es in der Verantwortung des Aufgabenbearbeiters den Bearbeitungsstand einer Aufgabe zurückzumelden, um zum einen den Bearbeitungsfortschritt sowie auch das Ergebnis transparent zu gestalten.

Systematisches Aufgabenmanagement ist eng mit konsequentem Zeitmanagement verbunden bzw. ein notwendiger Bestandteil dessen.

Der Abschluss einer Aufgabe sollte ebenso vereinbart werden, wie der Arbeitsbeginn – und innerhalb z. B. einer Aufgabenübersicht sollte erkennbar sein, welche Aufgaben noch „in Bearbeitung“ und welche Aufgaben bereits „erledigt“ oder erfüllt sind.

Bekannte Techniken des Aufgabenmanagements finden sich auch unter Selbstmanagement: Bekannte Methoden.

Controlling

Nach Erteilung einer Aufgabenstellung ist das Prinzip „fire and forget“ unangemessen, es sollte unbedingt sichergestellt werden, dass die Aufgabenbearbeitung nachgehalten wird, um so die Entwicklung der Bearbeitung mit den eigenen Erwartungen abgleichen und ebenfalls hier frühzeitig nach Bedarf gegensteuern zu können. Hier unterstützt ein durchgängiges Überwachen und entsprechendes Lenken die Aufgaben und Inhalte des Controllings. Durch Signale wie z. B. aufgabenspezifische Ampeln, die eine erwartungsgerechte Erfüllung der Aufgabenstellungen anzeigen, werden Funktionen eines Frühwarnsystems wahrgenommen.

Werkzeuge

In Unternehmen und Organisationen wird heute fast überall mit EDV-Unterstützung gearbeitet. Somit ist auch ein durchgängiges und transparentes Aufgabenmanagement ohne EDV-Unterstützung kaum denkbar.

Wenn jeder Mitarbeiter die ihm zugeordneten oder von ihm übernommenen Aufgaben vor Augen hat oder sich diese jederzeit vor Augen halten kann, so wird nahezu sichergestellt, dass nichts übersehen oder gar vergessen wird. Ferner ermöglicht eine derartige Datenbank auch, dass insbesondere bei ungeplanter Nicht-Verfügbarkeit des Aufgabenbearbeiters oder Verantwortlichen schnell eine Übersicht anstehender Aufgaben erstellt und deren Bearbeitung übernommen werden kann. Diesen Vorteil können sogenannte TODO-Listen in nicht-datenbankbasierten Strukturen oder in Papierform nicht bieten – wenngleich auch derartige Anwendungen besser sind, als sich nur auf das gesprochene Wort zu verlassen.

Nutzen

Aufgabenmanagement ist z. B. als Werkzeug des Lean-Projektmanagements dazu geeignet, „eine Beschleunigung der Projekte“ zu bewirken – verbunden mit potenziellen Wettbewerbsvorteilen, kürzeren Projektlaufzeiten und einer Verbesserung des Projekterfolges.

Literatur

• Christian Innerhofer, Paul Innerhofer, Ewald Lang: Leadership Coaching. 2. Auflage. Luchterhand, 2000, ISBN 3-472-04447-0. 
• Hans-Dieter Litke (Hrsg.): Projektmanagement. Hanser, 2005, ISBN 3-446-22907-8. 
• Klaus Eschenbruch: Projektsteuerung und Projektmanagement. Werner Verlag, 2009, ISBN 3-8041-1467-9. 
• Joachim Zülch, Luis Barrantes, Sylvia Steinheuser (Hrsg.): Unternehmensführung in dynamischen Netzwerken. Springer-Verlag, 2006, ISBN 3-540-34650-3. 
• Walter Geiger, Willi Kotte: Handbuch Qualität - Grundlagen und Elemente des Qualitätsmanagements: Systeme - Perspektiven. 5. Auflage. Vieweg+Teubner, 2008, ISBN 3-8348-0273-5. 
• Matthias Steitz: Wissensbasiertes Aufgabenmanagement für die FFH-Verträglichkeitsprüfung - ein Arbeitsinstrument der Wissensgesellschaft. Edition Zukunft-Verlag, 2007, ISBN 3-89799-221-3. 
• David Allen, Helmut Reuter: Wie ich die Dinge geregelt kriege. Selbstmanagement für den Alltag („Getting Things Done“). Piper, München 2009, ISBN 978-3-492-24060-4. 
• Jürgen Zimmermann, Christoph Stark, Julia Rieck: Projektplanung - Modelle, Methoden, Management. Springer, Berlin 2006, ISBN 3-540-28413-3. 
• M.P. Maus, Heiko, Wil van der Aalst, Alan Rickayzen, Uwe. V. Riss: Challenges for Business Processes and Task Management. Journal of Universal Knowledge Management. Volume 0, Issue 2, 2005.