Aktenordner
Ein Aktenordner ist ein Hebelordner mit Exzenterverschluss, mit dem Schriftgut aufbewahrt und geordnet werden kann.
Geschichte
Erfunden wurde der heute gebräuchliche Ordner im Jahr 1886 von Friedrich Soennecken aus Bonn, der auch den zugehörigen Locher erfand. Zur heutigen Form wurde der Ordner durch Louis Leitz in seiner gleichnamigen Firma in Stuttgart-Feuerbach weiterentwickelt. Neben Leitz war auch sein Konkurrent Erich Kraut mit der Firma ELBA in Wuppertal an der Entwicklung des Ordners beteiligt. In der Schweiz wurden Aktenordner erstmals 1908 hergestellt, von der 1900 gegründeten Schreibbücher- und Papierwarenfabrik Biel (später Biella). Die Herlitz AG in Berlin produzierte 2007 über 90 Millionen Briefordner und ist damit weltweit Marktführer in der Ordnerproduktion.
- Leitz-Ordner wird in Deutschland auch als Synonym verwendet, als Gattungsname. Auch „Briefordner“ ist im Vertriebswesen gebräuchlich.
- Bundesordner ist in der Schweiz seit 1908 auch für die Aktenordner üblich. Biella ließ erst 1989 den Begriff als Marke schützen.
- In Österreich ist anstelle des Leitz-Ordners der Bene-Ordner von der Markenbezeichnung zum umgangssprachlichen Gattungsnamen geworden.
Aufbau und Funktion
Er dient der nach frei bestimmten Gesichtspunkten (z.B. chronologisch, alphabetisch, thematisch) sortierten Sammlung von ursprünglich losen Blättern. Diese Blätter werden vor dem Abheften mit zwei oder vier Löchern auf der linken Blattseite versehen, die mittels eines Lochers gestanzt werden. Die Löcher dienen zur Blattablage. Die Distanz der gestanzten Löcher zum Blattrand wird bei manchen Geräten durch eine Messleiste gesichert, allerdings beeinträchtigen geringe Abweichungen die Kompatibilität des Ordners nicht.
Der Tippklemmer, die Öffnungs- und Schließmechanik, dient zum Fixieren der Blätter innerhalb des Aktenordners. Die Basis besteht aus Metall, meist glanzvernickeltes Stahlblech, wodurch die Festigkeit garantiert wird. In der Basis befestigt, befinden sich zwei parallel verlaufende, längs der Basis ausgerichtete Drähte aus Federstahl. Auf der Basis ist ein Hebel (Kunststoff oder Blech) angebracht, der durch Drücken die darunter befindlichen Stäbe in der Mitte auseinander drückt. An den beiden Enden der Stäbe bewirkt die Hebelbetätigung ein Zusammenrücken, wodurch die Laufringe des Ordners gespannt werden. Somit sitzt der Tippklemmer fest am Ordner und verhindert das Verrutschen der Blätter.
Die Ordner sind auf dem Rücken in der Regel mit Rückenschildern versehen. Auf dieses kann der Inhalt des Ordners in Form einer groben Umschreibung notiert werden. Für das Rückenschild ist eine transparente Tasche vorhanden oder es ist aufgeklebt. Das unterhalb des Rückenschildes befindliche Griffloch erleichtert die rasche Entnahme eines einzelnen aus einer Ansammlung weiterer Ordner in einer Fachreihe in Regal oder Schrank.
Die Vorderdeckel der meisten Ordner sind mit Raumsparschlitzen im Abstand der 8-cm-Lochung ausgestattet. Mit Hilfe der Schlitze im Vorderdeckel, durch die in geschlossenem Zustand die inneren Abheftbügel schauen sollten, entsteht eine hohe Standsicherheit im Ordnerregal oder -schrank. Die Arretierung fixiert Vorder- und Rückdeckel parallel zueinander im rechten Winkel zum Ordnerrücken, was durch kleine Blechnasen im Raumsparschlitz unterstützt wird; die Abheftbügel rutschen nicht heraus. Diese Vorrichtung bewirkt, dass die Breite eines Ordners immer etwa 80 bzw. 45 mm (Standardausführungen) beträgt. Dadurch wird die Fachbreite in Standard-Büromöbeln optimal ausgenutzt.
Variationen
In Deutschland und den meisten anderen Ländern mit Papier im A4-Format wird ein Zwei- oder Vierloch-Ringsystem verwendet. In den USA und Kanada, wo ein andersformatiges Papier üblich ist, findet ein Dreilochsystem Anwendung. [1] Auch innerhalb Europas sind die Systeme nicht immer kompatibel. Beispielsweise wird in Schweden ein Vierlochsystem mit anderen Lochabständen als in Deutschland verwendet, auch die Ordnermechanik unterscheidet sich dementsprechend etwas.
Viele Organizer und Denkschriften verwenden Sechs- oder Siebenlochsysteme. Die meisten Systeme arbeiten mit linksseitigen Löchern, aber es werden auch Systeme angeboten, welche an der Blattoberseite im Ordner befestigt werden.
Die Ordnerdeckel bestehen aus Pappe und sind zur Dekoration meist mit Papier (Wolkenmarmor) oder Kunststoff (Polypropylen) eingebunden (kaschiert). Dabei wird S-Wellpappe verwendet um ein Knicken des Deckels zu vermeiden. Zur Unterscheidung sind die Deckel bzw. auch die gesamten Ordner in verschiedenen Farben erhältlich oder können individuell bedruckt werden. Der Deckel kann an der Innenseite oder an der Außenseite mit einer Tasche versehen sein, in der Visitenkarten, CDs oder (noch) nicht abgeheftete Seiten eingelegt werden können. Einige Modelle werden auch mit einem Reißverschluss versehen, der den hinteren und vorderen Deckel verbindet und den Inhalt vor dem Herausfallen schützt.
In Hinsicht auf Kapazität und Größe werden eine Vielzahl an standardisierten Größen angeboten. Die verbreitetsten Größen sind für das Papierformat A4 ausgelegt. Die meistgebrauchten „normalen“ Ordner unterscheiden sich in zwei Breiten und in den Maßen (B×T×H) 280×80×320 mm und 280×50×320 mm. Daneben gibt es Aktenordner für das Format A5 und für ⅓A4L oder A6L (Kontoauszüge).
Verwendung
- Der Gruppierung, der Sortierung und dem Überblick über abgeheftete Akten dienen schlichte gelochte Trennstreifen oder Registerkarten mit gestaffelt angeordneten überstehenden Abschnitten („Registerreitern“). Im Handel erhältlich sind auch eigens für den Einsatz als Registerreiter vorgesehene Klebezettel. Registerkarten aus festem Material mit rechts angeordneten Registerreitern dienen meist der Grobunterteilung, weitere rechts oder oben hervorstehende Registerreiter dem Zugriff auf einzelne Akten oder Aktengruppen. Zur herausnehmbaren Gruppierung von Akten im Aktenordnern werden ggf. Einhänge-Heftstreifen und gelochte Schnellhefter eingesetzt.
- Ordner von sogenannten Loseblattsammlungen dienen nicht der Sammlung von Akten. Aktenauszüge werden in behördeninternen Vorgängen auch in Schnellheftern weitergereicht.
- Eine stilistisch hervorstechende Aufbewahrung ist das Aktenkarussell, vor allem für Büros mit Kundenkontakt.
- Im Privathaushalt werden aktuelle Unterlagen ggf. in einem oder wenigen leicht zugänglichen Aktenordnern vorgehalten, archivierte Unterlagen nach Themen und/oder Jahren geordnet in weniger zugänglichen Räumen, z.B. in Kellerräumen. Laut einer Umfrage von BITKOM lagern Bundesbürger zuhause durchschnittlich sieben Aktenordner mit Verträgen und Rechnungen.[2] Umfangreiche Sammlungen jahresbezogener Unterlagen (wie Kontoauszüge, Gehaltsabrechnungen und -jahresübersichten, Steuererklärungen mit dazugehörigen Nachweisen, Arbeitszeugnisse, Urkunden, Bildungsnachweise und Zeugnisse, medizinische Unterlagen) sind oft in Aktenordnern oder in Hängeregistratur-Aktenschränken untergebracht. Wichtige dauerhafte Dokumente (etwa Reisepässe, Patientenausweise, Familienstammbuch, Wertpapiere wie z. B. Sparbücher und Versicherungspolicen, Patientenverfügung, Testament, Übersichtslisten) werden oft in abschließbaren Dokumentenkassetten oder auch in Bankschließfächern aufbewahrt.
Siehe auch
Weblinks
Einzelnachweise
- ↑ 3-Ring-binder specs. ehow (englisch), abgerufen am 11. September 2014.
- ↑ Frühahrsputz: Diese Unterlagen dürfen niemals in den Schredder. Welt online, 10. März 2014, abgerufen am 5. April 2014.