Benutzer:Geolina163/WikiCon- Lessons learned

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Vorbereitung der Veranstaltung

2011:

• Zwischen erster Idee und der Veranstaltung sollten mindestens sechs bis neun Monate liegen
• Einbinden der gesamten Community in den kompletten Prozess (Programm, Logo, Helfer etc.)

2013

• 8-9 Monate vor der Veranstaltung Ort + Team klar
• Anmeldestart 6-8 Wochen vor der
• Helfersuche 3 Monate vorher
• RL-Orga-Treffen hat sich bewährt
• Telefonkonfrenzen haben sich nicht bewährt
• Hangout für kleine Gruppen hat sich bewährt
• Vor-ort-Besichtigung unbedingt erforderlich (Raumpläne!!!)
• Kommunikation bereits zeitig in der Community
• Feste Ansprechpartner bei WMDE
• Location / Orga /Miettechnik bei WMDE

Anmeldung

2011:

• Geeignetes, nutzerfreundliches und den Anforderungen angemessenes Tool für die Anmeldung finden.Es wurde Amiando genutzt, aus dem man die ausgefüllten Anmeldungen als xls/csv-Datei exportieren und weiterverarbeiten konnte. Ein Manko bei dieser Software ist, dass das Einfügen und nachträgliche Verändern von Feldern relativ umständlich ist. Trotz kostenloser Nutzung hat der Dienst AGBs, die im Vorfeld der WikiCon zu kritischen Nachfragen einiger Benutzer bezüglich Datenschutz etc. führten. Abgesehen davon war es aber schnell in Betrieb genommen und bot eine brauchbare Struktur (wenn sie nicht gerade verändert werden musste).
• Das Formular sollte "idiotensicher" gestaltet sein und im Zweifelsfall lieber eine Erklärung zu viel geben + eine Info zu viel abfragen
• Falls noch andere Parallelveranstaltungen stattfinden (Fotoworkshop, Vorstandstagung etc.): Vorher Frage nach Finanzierung klären

2012:

Im Vorfeld

Als Software wurde CiviCRM eingesetzt, das Wikimedia Österreich bereits zuvor nutzte, um seine Buchhaltung, Mitglieder, Kontakte etc. zu verwalten. Der Event-Anmeldungsteil der Software ist jedoch nicht so prickelnd. In Nürnberg wurde Amiando genutzt, aus dem man die ausgefüllten Anmeldungen als xls/csv-Datei exportieren konnte. Diese Daten wurden als GoogleDoc weiterverarbeitet. In Lüneburg wurde ein Formular genutzt, das mit Mad4Joomla erzeugt worden war.

Vor Ort

• Text auf Namenschildern muss auch aus größerer Entfernung lesbar sein
• Ein oder zwei öffentlich zugängliche Computer mit Internetanschluss wie in Lüneburg wären schön gewesen
• Handyladestation oder zumindest eine Mehrfachsteckdose dafür parat haben
• Denkbar wäre auch, Namensschilder, Quittungen etc. direkt beim Einchecken zu drucken (mit entsprechender Hard- und Software)
  • Labeldrucker?
• Wenn schon Namensschilder nachträglich von Hand geschrieben werden, dann bitte mit Edding!
• Perfekt und luxuriös wäre ein Würfel mit einem i, der von der Decke hängt (Beispiel)

2013:

• Aus Orga-Sicht hat die Anmeldung dieses Jahr größtenteils super funktioniert. Insbesondere das selbst entwickelte Script, der Ausdruck eines Infoblattes und die Ausgabe der Taschen mit Namensschild hat sich bewährt.
• Anmeldedatenbank (WMDE-Probleme vs. Anmeldung vor Ort-Procedere)
• Anmeldung: 6-8 Wochen vor Beginn

Fazit:

Unterlagen die man bei der Anmeldung bekommen hatte

2013:

• Stadtplan + Linienplan des ÖPNV. Eine kurze Zusammenstellung der wichtigen Haltestellen und Fahrpläne wäre auch nicht schlecht.
• Ein Lageplan des Campus + Raumplan der Gebäude (wenn verfügbar)+ Markierung für gehbehinderte Personen
• Beschreibung der Veranstaltungen auf einfachen Din A4-Seiten statt in einem extra gedruckten Programmheft wie in Dornbirn hat m. E. völlig ausgereicht.
• Damit muss man leider rechnen: Rund die Hälfte der Teilnehmer lesen die Notizen und Hinweise in den Teilnehmermappen nicht oder nur teilweise
• Ein Schreibblock + Stift

Kosten

2012:

Teilnahmebeitrag

• sollte einheitlich sein, Vorschlag WMDE: 30 EUR pro Wochenende

2013 hat sich bewährt

Fazit: Kostenrahmen 20-30 Euro hat sich bewährt

Bewerbung der Veranstaltung

2011:

• Rechtzeitig beginnen und in verschiedensten Portalen werben
• Vorteile persönlicher Multiplikatoren nutzen (Logo auf Benutzerseite von bereits Angemeldeten)
• Weiterhin: Sitenotice, "Aktuelles" Kategorie auf WP Startseite, Stammtische, Projektseiten anderer Wikimedia Projekte, Mailinglisten, Kurier, Pressemitteilungen, TN vergangener Veranstaltungen persönlich ansprechen, Vereinsblogs, Twitter, Facebook, G+
• In mindestens drei Wellen für Veranstaltung trommeln (Beginn der Anmeldung, zur Hälte und kurz vor Schluss)
• Social Media (Twitter, FB, Blog) nutzen um konstant im Vorfeld der Veranstaltung über Fortschritte zu informieren. Inputlevel hochhalten und Zugang aller Orga-Leute ermöglichen

2012

Banner

• die Klickrate auf die Banner ist immens - immer auf Wikipedia-Seiten verlinken, nicht direkt auf eine externe Webseite - Last wird zu gross, Seite geht offline.
• Links deutlich sichtbar machen oder gesamten Text als Link - die Wikipedia-CSS verstecken die unterstrichenen Links. Was man im Test einwandfrei sieht, ist hinterher nicht mehr sichtbar und die Besucher sehen die Links nicht.

2013

• Städige Infos im Kurier und Aktuelles sowie Banner nach Start der anmeldung hat sich bewährt
• Twitter, Facebook... mindestens wöchentliche Aktualisierung
• kein Spam auf Stammtisch- und Benutzerseiten (wir von manchen als aufsringlich empfunden)

Fazit:

• Bewerbung: rechtzeitig und immer aktualisieren, Infos aller 4 später aller 2 Wochen im Kurier, "Aktuelles"-seite der Wikicon
• Einsatz der Bannerwerbung ab Anmeldungsstart

Kommunikation

2011:

• Innerhalb der Kern Orga sollte es klar Aufgabenteilung und Verantwortlichkeiten geben. Mögliche Bereiche sind Veranstaltungsort, Catering, Teilnehmerverwaltung, Übernachtung, Programmplanung, Kinderbetreuung, Welcome Desk/Tagungsbüro, Chef of Orga (der nichts außer Orga der Orga macht). Denkbar ist, für jeden Bereich einen Hauptverantwortlichen und einen Stellvertreter zu benennen.
• Auf konsequente Wiki-Nutzung (Planungswiki) achten
• Wiki sinnvoll & übersichtlich strukturieren
• Verantwortlichkeiten einhalten und bei Nicht-Erfüllbarkeit rechtzeitig um Hilfe bitten bzw. Aufgabe abgeben
• Frühzeitige und regelmäßige Real-Life-Treffen durchführen, um den aktuellen Stand zu prüfen und Leute zum Weitermachen zu motivieren
• Auf Einhalten von Deadlines achten

2012:

im Vorfeld

• vollständig transparente Planung in öffentlichem Wiki hat sich bewährt
• interne Kommunikation über Mailingliste
• rechtzeitigen Verschicken von Traktanden/TOP im Vorfeld durchaus sinnvoll

vor Ort

• Walkie-Talkies helfen ungemein
• Möglichkeit, asynchron Nachrichten an die Helfer zu schicken, hat gefehlt
• Notfallhandys und Kontakteliste sind eine tolle Sache. Wurde irgendjemand von extern angerufen?

2013 Community

• permanente Präsenz auf den Diskussionsseiten der WikiCon, Kurier...
• !!! als Orga-Team geschlossen auftreten, interne Konflikte nicht öffentlich austragen. Gegenseitiger Support: Oberstes Ziel: private Differenzen dem Spirit der Veranstaltung "unterordnen"
• FAQ's immer im Auge haben
• Orgatreffen im RL haben sich bewährt
• Unübersichtliche Mailinglisten (gerade bei langen Diskussionen) / Arbeitswiki??
• Fristen immer mit Uhrzeit nicht nur mit Datum festlegen
• Vorschlag virtuelles Vorzimmer (Supportteam-Programmorga; Supportteam WMDE)
• rechtzeitig informieren, wenn Deadlines nicht gehalten werden können (sowohl aus privaten / organisatorischen Gründen)
• auf jeden Fall bei Wikipause, Urlaub..."abmelden", um Irritationen zu vermeiden (am besten mit einer Übergabe des Arbeitsstandes...)

vor Ort

• Telefonliste aller Orga-IT-WMDE-Helferleute allen an der Orga Beteiligten bereitstellen.
• Orga-Prepaid-Handys vorhanden, meist allerdings private Nr. genutzt.
• Bekanntgabe der Orga-Nr. hat gefehlt. Anmeldemappe?
• Hat sich insgesamt bewährt.
• Bei Verspätung Teams per Handy informieren
• Präzise Treffpunkte kennzeichnen, die man auch findet, wenn man die Örtlichkeiten nicht kennt

Pressearbeit

• Erstens: wenn jemand möchte, dass WP:Anon berücksichtigt werden sollte, dann auch keine persönlichen Daten (private Telefonnummer) rausgeben
• Zweitens: detallierten Presseplan aufstellen (Welches Medium? (Fernsehen / Zeitung / Hörfunk / Podcast); Wann? Wieviel Zeit? Welche Themen werden angefragt? und welcher Interviewpartner (wird besser von der Community gemacht, da hier i.d.R. der bessere Überblick ist, wer über die nötigen Informationen verfügt?), um zeitliche Überschneidungen zu vermeiden
• Und bitte auf einer deutschsprachigen Communityveranstaltung nicht (aus Verlegenheit?) mit irgendwelchen Trends der englischsprachigen Community glänzen. Die Trends sind nicht 1:1 zu übertragen (Stichwort: Frauenanteil / Autorenschwund...) Und vor allen nicht mit alten Statistiken (Frauenanteil) zum wiederholten Male auftrumpfen.
• Vorschlag: Ein WMDE-Mitarbeiter (vor Ort 2013 mit Michael Jahn hat das prima geklappt!) sammelt die Presse-Anfragen und koordiniert das mit dem Presseverantwortlichen der Orga (Community)
• Einheitliche Zahlen kommunizieren (alle, die mit der Presse reden, sollten ein paar jahresaktuelle Eckdaten mehr oder weniger einheitlich kommunizieren)
• Regeln der normalen Pressearbeit berücksichtigen (allgemeine Informationen > Positives > Kritikpunkte / Probleme > Lösungsansätze / Trends)!
• Niemanden interviewen, der es nicht ausdrücklich gerne möchte.

Programmplanung

2011:

• Gedanken über Zielgruppe machen -- evtl. auch Angebote für "Newbies" machen
• Qualität der Beiträge sicher stellen, evtl. durch Peer Review, längere Abstracts. Unsicheren Referenten jemand Erfahrenes zur Seite stellen (Stichwort "Befähigung")
• Grafische Raumpläne frühzeitig bekommen und für Planung einsetzen
• Programm großformatig an vielen, zentralen Punkten platzieren
• Pausen mit einplanen (nicht zu kurz!), Mut zur Lücke und Auslassungen im Programm, Möglichkeiten für spontane Sessions (Open Space) schaffen

2012:

Call for Papers

• man braucht sehr viel Zeit für einen CfP, die Beiträge brauchen lange bis sie beikommen
• sobald der CfP vorbei ist kommen bis ca. 1 Monat später ständig neue Beiträge nach
• gut ist es, wenn der CfP nach der Wikimania oder ähnlichen real-life-Events endet, da man dort oft noch angesprochen wird

Programmheft

• der Druck eines Programmheftes dauert ca. 14 Tage - dh. das Programm muss frühzeitig fertig sein
• die Produktion den Programmheftes (Druckdatenerstellung) dauert mind. drei Tage intensive Arbeit
• bei den Detailbeschreibungen der Vorträge/Referenten sollten ebenfalls die Uhrzeiten erwähnen werden.
• der Druck eines Programmheftes ist sehr teuer (1,25 EUR bei 36 Seiten) - evtl. sollte man nur die kleine Broschüre für das Namensschild drucken

Podiumsdiskussion

• Bildfilter-Podi in Nürnberg kam teilweise besser an, weil konkretes Thema

Schlusserklärung

• die Idee kam (bei einigen) gut an und ist bei anderen Konferenzen teilweise üblich
• von vornherein einplanen - kam jetzt etwas zu kurz, manche haben es trotz Twitter / Open Space Session / Ansprache / Projektion im Foyer nicht rechtzeitig mitbekommen

Unconference

• statt Open Space wurde ein "richtiges" Barcamp gewünscht

2013:

• BarCamp ja und mehr davon
• Podiumsdiskussion ambivalent beurteilt
• Programm entzerren / Konferenz einen Tag länger?, weniger Parallelslots, mehr/längere Pausen
• Entbürokratisierung des BAR-Camps (keine Planung am Samstag)
• Kurzbeschreibung der BarCamp-Vorträge (nicht nur in der WP) + Referenten
• analoge Technik / Schiefertafel verwenden (Zettel aufhängen)
• Programm-Pläne in Posterform ausdrucken (naja, zumindest das Programm was schon fest steht...) und auf jeder Etage aushängen oder einen Bildschirm dafür reservieren
• Zumindest darüber nachdenken, das Programm nicht in der Wikipedia, sondern beispielsweise unter wikicon.org mit einem Tool seiner Wahl zu veröffentlichen – die Wikipedia-Tabellensyntax kann einen um den Verstand bringen. ;)

• Mischung aus festem Programm und Barcamp war ok
• Preisverleihung langfristiger planen, andere Chereographie
• Anstelle Schlusspodium: Abschlussveranstaltung + Preisverleihungen ist gut angekommen
• Ausführliche Programminfos sind gewünscht (Aushänge = analog, über eine Art Bildschirm / Leinwand = digital & flexibler)
• Programmheft?
• Programmteile für externe wurden kaum angenommen, trotz Berichterstattung (Wiki-Sprech! im programmplan)

Feedback

2011:

• Digitalisiertes Feedback Formular (ganz einfach z.B. via Google Docs --> Form) hat sich bewährt: Guter Rücklauf, schnelle & unkomplizierte Auswertung, wenig Aufwand beim Verteilen und Ausfüllen
• Fragebogen sollte vor Veranstaltung fertig sein und in Ruhe und "einem Rutsch" erstellt werden. Fragen im Nachhinein löschen, verschieben oder hinzufügen, macht die Auswertung kompliziert.
• Link zum Fragebogen gut bewerben und verteilen (Ankündigung vor großen Sessions, Plakate, Hinweis in Abschlussmail, per Short-URL)

2012: Feedbackfragebogen

2013: kein Feedbackfragebogen, Lessons learned-Seite intenisive Nutzung

Fazit:

• Form (Bogen ja oder nein) ist nicht eindeutig geklärt (Welchen Nutzen hat man aus dem Bogen?)
• Standardbogen entwerfen und nutzen? Vergleichbarkeit?

Tagungsräume

2011:

• (Bestehende) Kooperationen nutzen!
• Frühzeitig technische Fragen klären (Raumpläne, WLAN Verfügbarkeit, anderes techn. Equipment, Schließzeiten verhandeln, Notfallansprechpartner haben, ausreichend Schlüssel für alle Räume haben)
• Auf sinnvolle Platzierung des Orga-Büros achten, Trennung von Orga- und Tagungsbüro; Hilfreich war ein separater Raum, zu dem nur die Organisatoren Zugang haben und sich dorthin zurückziehen können.
• Lounge-Bereich zum Socializen mit Versorgung und Sitzmöglichkeit

2012:

• Ein Generalschlüssel reicht nicht, wenn nicht anders geht, dann nur mit Funkgeräten.
• Gepäckraum sollte relativ nah bei der Anmeldung sein.
• ein Raum für Gespräche hat gefehlt, wie es ihn beispielsweise 2011 mit dem Diddl-Club gab. Vielleicht hat das aber auch mangels Transportmöglichkeit für die Sitzsäcke vom WM nicht geklappt?

2013:

• Möglichst zentral um eine Halle / Brücke angeordnet.
• Raumplan unbedingt rechtzeitig anfordern (Programmplanung)
• Vorbesichtigung
• IT-Ausstattung checken
• Schlüsselproblem wie in den vergangenen Jahren
• Variable Raumgestaltung
• Räume für Pausen, kleine Gruppen einplanen
• Beschriftung nach einprägsamen Kriterien ( Nicht +121 / 121 / -121), mehr Beschriftungen, auch der WC-Räume
• Barrierefreiheit
• Orga- und Materiallager trennen
• Orgabüro etwas abschirmen (Ruhe für die Arbeit!)
• Raumverantwortlichen (Raum pünktlich aufschliessen!) + IT-verantwortlichen

Helferkoordination

2011:

• Frühzeitig damit beginnen, Helfer zu gewinnen und sinnvoll für verschiedene Bereiche einsetzen
• Schichtpläne und vorheriges Meeting, bei dem die Bedeutsamkeit, aber auch Verantwortung von Helferjobs thematisiert wird, sollten Zuverlässigkeit erhöhen
• Helfer deutlich kennzeichnen
• Für Vernetzung untereinander sorgen (Listen mit Zuständigkeiten & Handynummern)
• Klare Absprachen über Rechte und Pflichten einzelner Helfergruppen (wer hat Zugang zu welchen Räumen, Informationen etc.)
• Anreize zum Mithelfen schaffen (Bspw.: Erlassen des TN-Beitrags, unique Geschenk am Ende, Mglk. geben selber Inhalte mitzunehmen, Würdigung durch andere Freiwillige, Vorstand)

2013:

• Anzahl der Helfer (z.T. persönliche Ansprache) und Koordination hat im Großen und ganzen gut geklappt
• Klare Verantwortlichkeiten für jeden Teilbereich festlegen.
• Head of Office: für alle Drucksachen im Vorfeld und vor Ort; fremde Drucker bedienen kann in Arbeit ausarten
• eine Ansprechperson für "ich brauch mal eben was zusammengestellt/gedruckt" für Orga und Referenten. Derjenige sollte während der Con auch im Besitz aller Vorlagen und Dokumente für Drucksachen sein.
• Head of Inventar (s. Materiallager)
• HerrIn der Schlüssel:
• Commander Auf- und Abbau
• Extra helferkoordinatorinnen haben sich bewährt

Unterkunft

2011:

• Idealerweis ist Unterkunft in direkter Nähe des Tagungsortes, oder zumindest bis spät mit ÖPNV erreichbar
• TN die Mglk. geben gegen Aufpreis ein Einzelzimmer zu buchen

2012:

Terminplanung & Terminkollision

• Frühzeitig abklären, ob zeitgleich noch andere (Groß-)Veranstaltungen in der Region stattfinden, da ansonsten Buchungslage kritisch ist

2013

• Buchung durch WMDE ? Bewährt?
• Helfer, Orga in einem Hotel unterbringen
• ein ****-Hotel ist fast zu gut, wohin am Abend?
• fast nur EZ gebucht

Catering

2011:

• eine nicht zu raffinierte, eher bodenständige und satt machende Küche wird von den meisten bevorzugt
• es sollte vorher klar sein, was genau der Caterer übernimmt, auch personell (Buffett-Betreuung, Aufräumen von Besteck) für die Budgetplanung
• neben Mittag- und Abendessen, sollten Kaffee, Tee, Süßes und Obst den ganzen Tag über verfügbar sein
• Bier und evtl. Sekt braucht man erst abends - auch das mit Caterer vorher besprechen
• wichtig: Auf Trennung und Kennzeichnung des Essens achten, mindestens in "mit Fleisch" (ideal welche Sorte Fleisch), "vegetarisch" und "vegan" - diese drei Sachen sollten angeboten werden
• kleine Flaschen, die man auch ohne Glas konsumieren kann, sind von Vorteil
• falls es konkurrierende Gastronomie im Veranstaltungsgebäude gibt: vorher Kontakt und Lösung suchen!
• sicher gehen, dass es bei jedem Wetter genügend Platz zum Essen gibt

2013:

• Catering-Abfrage bei der Anmeldung hat sich bewährt (ca. 1/3 Vegetarier / Veganer...)
• Es wäre sinnvoll, ein paar Kleinigkeiten (belegte Brote o. ä.) für die Orgaleute und Helfer in der Hinterhand zu haben, die an den offiziellen Essensterminen nicht teilnehmen können. War dieses Jahr kein Problem, wäre aber auch nicht falsch.
• Mengen an Keksen (ca. 20kg), Obst und Brezeln war ausreichend und wurde wohlwollend aufgenommen
• einheitliche Preise für Getränke vereinbaren
• Kaffeebuffet schon vor Beginn der Veranstaltung aufbauen, Buffetverantwortlicher!

Fazit:

• Essensvorlieben abfragen (Fleisch/Fleischlos), hat sich bewährt
• Buffet wird abends gern angenommen
• Kaffee, Wasser und Softdrinks + Brezeln, Snacks, Kekse, Obst permanent anbieten (keine Gläser!)
• Platzkapazität abklären (Zeitgleiches essen von 200 Personen)
• Catering für Helfer am Aufbautag und ggf. Kleinigkeiten für Orgabüro (gelegte Brötchen...)
• Getränkebons waren prima
• einheitliche Preise für Abendgetränke

Kinderbetreuung

2011:

• Unbedingt wieder anbieten und das vorher explizit bewerben um Bekanntheit und Akzeptanz zu erhöhen
• Eigenes Zimmer nach Möglichkeit mit Spielzeug und kindgerecht eingeräumt
• Verantwortliche_r für die Betreuung kann vorher Kontakt mit den Eltern aufnehmen
• Auf verschiedene Altersgruppen vorbereitet sein und flexibel mit Wetter umgehen

2013: Vielleicht im Vorfeld prominenter auf die Kinderbetreuungsmöglichkeit hinweisen

• Falls wir kleine Kinder in der Betreuung haben (wie dieses Jahr), brauchen wir gegen 18 Uhr extra Abendessen im Betreuungsraum, das Abendbuffet ist dann nämlich viel zu spät

Fazit:

• Kinderbereuung anbieten, besser bewerben, Altersgruppen abfragen
• Professionelle Betreung hat sich bewährt
• eigenes Zimmer, mit Spielzeug ausrüsten
• extra Kindgerechte Essenzeiten (Abendessen)

Logistik

2011:

• Frühzeitig (mindestens zwei Wochen vor der Veranstaltung) Packliste erstellen und prüfen, welche Dinge aus dem Büro organisiert werden können
• Drucker für Ausdrucke vor Ort muss sein (Zugtickets, Schilder, Vortragsnotizen etc.)
• Namensschilder: Doppelseitig bedruckt und GROß genug
• Bei der Ausgabe darauf achten, die Namensschilder nicht einfach auszubreiten, sondern in einem Karteikasten mit alphabetischen Registern einsortieren.
• Für kostengünstigen Material- und Personentransport bietet sich ein Mietwagen (Sprinter) an. Der kann auch vor Ort von Vorteil sein.

2013:

• Zeitintensiver und aufwendiger Ab- und Antransport von Materialien sollte von an der Organisation nicht beteiligten Helfern erledigt werden (Bsp.: WMDE-Transporter)
• WMDE-Transporter schon einen Tag vorher / nachher vort Ort, ein Teil der Orga auch
• einen Fahrer des Transporters wählen, der nicht noch zwei Dutzend to-do-Listen im Kopf hat und die Mitarbeiter/innen noch vor dem Hauptansturm etwas entlasten

Beschilderung

• Nicht nur wo („→ WikiCon“), sondern auch was („→ WikiCon, Mensa und Festsaal“) ausschildern. Fahrstühle ausschildern.
• Programmübersichten auch bei den Räumen.
• Programmübersichten für den Eingangsbereich und möglicherweise weitere zentrale oder stark frequentierte Punkte in deutlich größerer Schrift und Format drucken.
• Die Beschilderung: Was? Wann? Wo? schon vorab nach Raumsichtung drucken und auf neutrale, nicht zu dunkle Hintergrundfarben achten, um die Lesbarkeit auch auf Distanz zu erhöhen (Fahrstühle, WC, Kaffeebereich etc.).
• Hilfreich ist auch eine grobe Beschilderung ab dem Eingangsbereich (Gelände, nicht Gebäude), so das man zumindest grob die Richtung findet bei einem doch weitläufigen Gelände wie in Karlsruhe, z.B. in der Nähe ab Haltestelle S-Bahn.
• Jede Beschilderung, also konkret jeder Hinweis- oder Richtungspfeil sollte auch ein Logo haben. Vorschlag: Pfeile als DIN A4 in laminierter Folie in ausreichender Menge auch damit wieder verwendbar und als Logo (evtl. zusätzlicher Text) ein Aufkleber der dann direkt vor Ort richtig ausgerichtet auf neben oder unter dem Pfeil geklebt werden kann (Dann müssen nicht xy Pfeile Links, Rechts und Geradeaus vorbereitet werden - nur eine Art von Pfeil). Die Aufkleber/Logos (die sollten nach dem Wochenende aber gut wieder abziehbar sein!) können selbst als Wegweiser dienen und an Laternenpfählen angebracht werden. Die Kosten für 500 oder 1000 Stück sind bestimmt auch überschaubar.
• Mehr Pfeile wären in jedem Fall gut gewesen, da manche Räume doch etwas abseits lagen.-
• Anmeldetresen / Information mit einem Würfel / Ball mit "i" kennzeichnen (siehe Anmerkung 2012)
• Die Raumbezeichnungen von Uni-Gebäuden sind oft reichlich verwirrend (-108 / 108). Vielleicht sollte man die Raumbezeichnung für eine Con vereinfachen: Rot/Geld/Blau ....Hund/Katze/Maus...stiftet etwas weniger Verwirrung. )

Ich fand die Benennung nach Enzyklopädisten nicht schlecht, wie es sie 2011 in Nürnberg gab.

Namensschilder / WP:Anon

2013

• Die Namen bitte größer und deutlicher auf den Schildern, denn sie sollten auch im Schummerlicht lesbar sein.
• Bitte nur den Schriftfont größer, aber nicht die Schilder. Die Größe der Schilder wurde als angenehm empfunden - auch die Wahlmöglichkeit (Clip / Lanyard).
• andersfarbige Schlüsselbänder für "bitte nicht fotografieren".

Dokumentation

2011:

• Gezielt und im Vorfeld klären in welcher Art und Weise das passieren soll und freiwillige Unterstützer ansprechen
• Unterscheiden zwischen: "Atmosphärischen" Berichten und "nüchternen" Zusammenfassungen der Session (BEIDES wichtig)
• Geeignete Plattform finden: Etherpad, Blog, Twitter, Facebook?
• Wiki-TV vs. WP:Anon

2013:

• Etherpad, Twitterwall?

Fazit: ? Wie intensiv genutzt? Welches Medium ist am geeignetesten ist noch nicht geklärt!

Netzwerk/Internet

2011:

• Ein Experte vom Veranstaltungsort ist unverzichtbar, ebenso wie seine Handynummer.
• Konfiguration von WLAN-Routern sollte in einem eigenen Kämmerle abseits vom restlichen Orgatrubel stattfinden.
• Ausgedruckte Raumpläne mit entsprechenden Markierungen helfen nach der Veranstaltung dabei, die verteilten Router auch wieder zu finden.
• Für eine Twitterwall eignet sich bei wackeliger Internetverbindung ein Dienst, der nicht die ganze Seite neu lädt, sondern nur oben die neuen Tweets lädt.
• mehr als 10 MBit/s werden nicht benötigt
• der Verein hat eine Kiste mit WLAN-Equipment
• Router von LinkSys können keine Subnetzmasken größer als 255.255.255.0
  • da die Router im Prinzip jedoch nur als Bridge genutzt werden, ist das kein Problem
  • nur für den Konfigurationszugriff auf den Router muss am Notebook manuell die korrekte Subnetzmaske eingestellt werden (bei Bedarf)
• immer schön https benutzen, auch in verschlüsselten Netzen

2012:

• Dafür dass WPA Enterprise unter XP ein ziemlicher Krampf ist, gab es erstaunlich wenig Beschwerden. Vielleicht hat die Anleitung auf den Sticks ja doch etwas gebracht. Zusätzlich zu Linux und Windows hätten wir dort auch noch die Sache mit dem Masterpasswort für Android erwähnen sollen.
• von Raymond "gehackte" Twitterwall [1] hat Probleme mit kleinen Auflösungen, dafür war er super schnell beim Ändern von Nürnberg auf Dornbirn

2013:

• Einsatz von IT-verantwortlichen hat sich bewährt
• 2 feste Netzwerkdrucker fürs Orgabüro (festinstalliert)
• 1 fester (modernen!) Rechner für Festvorträge + Verantwortlichen dafür
• WLAN-Installation für Orga war schwierig
• USB + UMTS-Sticks (ausreichend)
• kleiner Kopierer
• Beutel Netzwerkteile für gängige Computer

Fazit: Individuelle IT-Probleme je nach Veranstaltungsort, jedoch IT-Verantwortliche (permanent verfügbar) und einige "Standardanforderungen" s.o. notwendig: Drucker, Kopierer...)

Gemietete Technik

2013:

• Miettechnik sollte vom Vermieter selbst aufgebaut, getestet und funktionsfähig übergeben werden (Infostand WLM 2013).
• Es fehlten Teile, Kabel (HDMI)

Give aways

2013:

• Thematische Give aways-Stände (1. Lanyards, Bleistifte usw.: Anmeldung, 2.) WMDE-Stand + Info in der Nähe der Anmeldung mit sämtlichen Infomaterial mit WMDE-Mitarbeiter besetzt, Thematische Stände (WLM): mit thematisch dazugehörigen Give-Aways, Postern, Flyern

Statistik

2012:

• angemeldet hatten sich bis zum 31.08. 200 Personen
• 32 dieser angemeldeten Personen sind nicht gekommen (16% bezogen auf

Voranmeldungen)

• effektiv haben 212 Personen teilgenommen
  • 5 Personen nur Freitag
  • 11 Personen nur Samstag
  • 1 Person nur Sonntag
  • dh. 195 Personen waren das gesamte Wochenende anwesend (92%)
• dh. wir haben 44 Personen noch spontan lukrieren können (22% bezogen

auf Vor-Anmeldungen)

Anwesende kamen aus (sortiert nach Teilnehmerzahlen): Deutschland, Österreich, der Schweiz, Liechtenstein, den Niederlanden, Italien (Südtirol), Luxembourg. Genaue Zahlen sind hier nicht mehr möglich da diese Daten nur von den Vor-Anmeldungen vorliegen.

• 94 Hotelübernachtungen (38%, 36 Doppelzimmer (15%), 58 Einzelzimmer (23%))
• 46 Turnsaalübernachtungen (19%)
• 108 ohne Übernachtung (43%)