Geschäftsbrief

Briefkopf der Rüschwerke von 1906

Als Geschäftsbrief wird die Briefform zwischen „Geschäftspartnern“ (Geschäft – Geschäft, aber auch Privatperson – Geschäft und umgekehrt) bezeichnet.

Gesetzliche Bestimmungen zum Geschäftsbrief

Ein Gewerbetreibender muss gemäß Handelsrecht seinem Gegenüber in Geschäftsbriefen bestimmte Mindestinformationen mitteilen. Näheres regeln § 37 a Handelsgesetzbuch, § 80 Abs. 1, S. 1 Aktiengesetz sowie § 35 a Abs. 1, S. 1 GmbH-Gesetz. Das Handelsgesetzbuch legt beispielsweise fest, dass ein Geschäftsbrief folgende Informationen enthalten muss:

• Rechtsform der Firma
• Sitz (juristische Person)
• Registergericht
• Nummer, unter der die Firma im Handelsregister eingetragen ist
• Name(n) des (der) Geschäftsführer(s)

Diese Festlegungen gelten nicht nur für den Papierbrief, sondern auch für E-Mail und Fax.

Zur handelsrechtlichen Aufbewahrungsfrist und -pflicht siehe Handelsbrief.

Gepflogenheiten

Üblicherweise gelten spezielle Stilformen und -vorlagen; die Gestaltung von Geschäftsbriefen wird in Deutschland durch das Deutsche Institut für Normung (DIN) in DIN 5008 und DIN 676 geregelt. Ein wichtiges Merkmal eines Geschäftsbriefes ist die zwingende Einhaltung der Höflichkeitsformen. Als eine häufige Spezialform kann z. B. das Angebotsschreiben angesehen werden.

DIN 5008 regelt den inhaltlichen Aufbau eines Geschäftsbriefes, dabei finden folgende Briefbausteine Verwendung:

• Absenderangaben,
• Kalenderdatum,
• Empfängerdaten,
• Betreff,
• Anrede,
• Text,
• Schlussformel („Gruß“),
• Unterschrift,
• Anlagenvermerk,
• Verteilervermerk und
• das Postskriptum

DIN 676 findet bei der Gestaltung des Drucks Verwendung; dort sind genaue Maße für die Aufteilung von DIN-A4-Seiten angegeben.

Unter anderem ist geregelt:

Der linke Seitenrand beträgt 2,41 cm.

Der rechte Seitenrand beträgt 0,81 cm.

Das Anschriftsfeld sowie Informationsfeld sind jeweils 4,5 x 8,5 cm groß.

Bei Falzmarken gilt zur Größe: Höhe 0 Breite 0,64 cm Layout/ Weitere: Horizontal 0 cm Vertikal 10,5 cm bzw. 21 cm Auf Seite stellen

Lochmarke für den Locher Höhe 0 Breite 0,64 cm Layout/ Weitere: Horizontal 0 cm Vertikal 14,85cm

Bei der Bezugszeichenzeile: 11 cm lang, 1 cm hoch. Sie besteht aus 4 Spalten (1.Ihr Zeichen, Ihre Nachricht| 2.Unser Zeichen, unsere Nachricht| 3.Telefon, Name| 4. Datum)

Kurzbrief

Ein Kurzbrief ist ein vorgedrucktes Formular im A5- oder A4-Format. Es wird genutzt, wenn stichwortartige Angaben wie Kurzsätze oder Stichworte als Begleitschreiben genügen. Er eignet sich für den Versand von Prospekten, Produktkatalogen usw.

Weblinks

• Geschäftsbrief nach DIN 676 und DIN 5008, Stand: Januar 2005.
• www.schulmodell.de Praktische Anleitungen
• Briefgestaltung Artikel zur Gestaltung von Geschäftsbriefen
• Geschäftsbriefe im Unternehmen Anleitung und Muster zur Erstellung professioneller Geschäftsbriefe