Mobile Zeiterfassung

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Unter Mobiler Zeiterfassung versteht man die Arbeitszeiterfassung (Personalzeiterfassung) außerhalb des eigenen Unternehmens. Die Mobile Zeiterfassung ist beispielsweise relevant für Außendienstmitarbeiter, die nach Arbeitszeit vergütet werden, beispielsweise Handwerker. Traditionell werden diese Arbeitszeiten handschriftlich erfasst (z. B. auf sog. Stundenzetteln). Wegen des großen Aufwands für die Auswertung der handschriftlichen Aufzeichnungen und die späte Verfügbarkeit der Daten sind sie in der Regel unwirtschaftlich. Deshalb kommen zunehmend Lösungen zum Einsatz, die eine elektronische Erfassung der Arbeitszeiten ermöglichen.

Zunehmend wird die mobile Zeiterfassung nicht nur zur Erfassung von Arbeitsbeginn und Arbeitsende verwendet, sondern verknüpft mit den Tätigkeitsfeldern an Projekten. Dies betrifft vor allem Projekte, die nach Stunden abgerechnet werden und für die Leistungsnachweise zu erbringen sind. Über die mobile Zeiterfassung lassen sich einzelne Tätigkeiten erfassen, Fahrtenbücher erstellen und Aufgaben an die Mitarbeiter verteilen. Auch die Erstellung von Reisekostenabrechnungen auf Basis der mobil erfassten Daten und die automatisierte Übergabe an Lohnabrechnungsprogramme wird heute angeboten sowie die Kombination mit weiteren Arten der Datenerfassung – beispielsweise die digitale Führung von Materiallisten zur permanenten Inventur oder das Erfassen von weiteren Betriebsdaten [1]. Eine Mobile Zeiterfassung ist oftmals in Zeitwirtschafts-, Projektmanagement- oder ERP-Lösungen enthalten.

Vorteile gegenüber handschriftlichen Aufzeichnungen ("Stundenzettel")[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Die Arbeitszeiten werden sofort und direkt vor Ort erfasst.
  • Die Arbeitszeiten können sofort verarbeitet werden.
  • Im Unternehmen ist live ersichtlich, welcher Monteur, Techniker etc. aktuell an welchen Tätigkeiten oder auf welchen Baustellen arbeitet.
  • Buchungssätze für Arbeitszeiten, Überstunden, Auslöse/Reisekosten werden automatisch ohne manuellen Eingriff durch z. B. Personalbuchhalter berechnet und an die Lohnsoftware übergeben.
  • Durch die räumlich-zeitliche Nähe können Kostenstellen und Kostenträger besser mit der aufgewandten Arbeit in Zusammenhang gebracht werden, so dass erst korrekte Aussagen zu den tatsächlich entstehenden Kosten möglich werden.
  • Die Daten werden direkt in das unternehmenseigene EDV-System eingepflegt und dabei im Idealfall automatisch abgeglichen. So kommt es nicht mehr zu Medienbrüchen und den damit verbundenen Übertragungsfehlern, von denen das Abtippen unleserlicher und verschmutzter Stundenzettel das klassische Beispiel ist: Da der Außendienstler bei Nachfrage die Zeiten ohnehin schon wieder vergessen hat, trägt die Bürokraft willkürliche Werte ein.
  • Durch die Verknüpfung der automatisch erfassten Zeiten, der ebenfalls automatisch erfassten Orte und der manuell durch den Mitarbeiter vorgenommenen Arbeitszeitbuchungen ist es möglich, Arbeitszeitkonten, Überstunden, Fehlzeiten, Fahrtenbücher, Reisekostenabrechnungen (mit Spesen, Auslösen, Zulagen etc.), Fahrzeugkosten etc. online zu verwalten.

Nachteile gegenüber handschriftlichen Aufzeichnungen ("Stundenzettel")[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Gegenüber dem Stundenzettel kann die Akzeptanz durch die Nutzer geringer sein. Die Akzeptanz hängt ab von

  • Handhabbarkeit des Erfassungsgerätes und Aufwand bei der Erfassung der Einträge
  • Transparenz der erfassten Daten für den Nutzer
  • Wahrnehmung als Überwachungsinstrument
  • Zusatznutzen für den Nutzer (eigenes Firmenhandy; Zugang zu seinem Stundenzettel, Reisekostenabrechnung etc.)

Lösungen zur mobilen Zeiterfassung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Es gibt verschiedene Lösungen zur mobilen Zeiterfassung und zur Führung eines digitalen Stundenzettels:[2]

  • Offline-Lösungen: Die Daten werden zunächst auf einem mobilen Datenerfassungsgerät erfasst, gespeichert und (bei vorhandener Netzanbindung) direkt von diesem versendet oder später bei einer mobilen Dockingstation/im Unternehmen über eine stationäre Schnittstelle auf eine Software übertragen.
  • Telefon-basierte Lösung: Die Buchung wird über einen Anruf bei einem Telefonieserver übermittelt.
  • Internetbasierte Lösungen: Buchungen werden vom Mobiltelefon als Datenpaket über das Internet an einen Server versandt. Bei einer internetbasierten Lösung werden Zeiten vom Server (und nicht vom Erfassungsgerät) erfasst. Zudem bietet sie die Möglichkeit, Dialoge zwischen Server und Erfassungsgerät zu definieren, mit denen auch komplexe Abläufe komfortabel bedienbar bleiben. Die Arbeitszeiten werden automatisch in der Software verbucht.

Verifizierbarkeit der Angaben[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Zur Verifizierung der elektronischen Aufzeichnungen werden die Arbeitszeitbuchungen von einigen Arbeitszeiterfassungssystemen mit Lokalisierungstechniken verknüpft. Hier kommen Location Based Services oder GPS-Lösungen zum Einsatz. Durch Verknüpfung der Standortdaten mit den Buchungen kann überprüft werden, ob der Mitarbeiter sich im Moment der Buchung am Arbeitsort befunden hat. Grundsätzlich ist bei solchen technischen Lösungen die ausdrückliche Zustimmung des einzelnen Mitarbeiters und die Mitwirkung der Arbeitnehmervertretung erforderlich und nachzuweisen [3]. Der Nutzer selbst sollte die Erfassung von Standortdaten ein- und ausschalten können.

Literatur[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Constanze Sigler, Silvia Mangatter: Online Personaldienstleistungen – Aktuelles Angebot und Potenziale. GRIN Verlag für akademische Texte, München, 2009. ISBN 978-3-640-46254-4
  • Dieter Goldammer: Betriebswirtschaft für Architekten und Bauingenieure – Erfolgreiche Unternehmensführung im Planungsbüro, Springer Fachmedien, Wiesbaden GmbH 2012. ISBN 978-3834817488
  • Michael Stausberg: Mobile Zeiterfassung in der Instandhaltung: Identifikation des betrieblichen Bedarfs (Teil 1); Auswahl eines geeigneten Zeiterfassungs-Systems (Teil 2); Mobile Zeitwirtschaft virtic in der Instandhaltungspraxis (Teil 3) in: Der Instandhaltungs-Berater, TÜV Media GmbH, Köln 2014. ISBN 978-3-8249-0440-2

Einzelnachweise[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  1. Datafox Timeboy IV zur mobilen Zeiterfassung und Betriebsdatenerfassung
  2. "Mobile Zeiterfassung: Digitale Stundenzettel" in COMPUTERN IM HANDWERK 3-4/15
  3. "Arbeitnehmer tracken: Wo sind die Grenzen der Überwachung?" vom 27. April 2016, e-recht24.de