Wikipedia:WikiCon-Handbuch/Ausschreibung
Ausschreibung[Quelltext bearbeiten]
Von 2015 bis 2019 wurde das Organisationsteam für das kommende Jahr per Ausschreibung durch die drei Wikimedia-Vereine gesucht. Das Angebot zur Förderung der Konferenz wurde durch die Vereine auf der WikiCon-Projektseite veröffentlicht. Daraufhin konnten Teams ihre Bereitschaft zur Organisation der kommenden WikiCon erklären. Die Ehrenamtlichen mussten hierfür kein fertiges Konzept vorlegen, gleichwohl aber erste Ideen für die Veranstaltung mitbringen. Damit die gemeinsamen Absprachen frühestmöglich beginnen konnten, waren jedoch vor allem der Wille zur Organisation der Konferenz und erste Ideen zur inhaltlichen Ausgestaltung relevant. Die lokalen Wikimedia-Vereine standen jederzeit für Fragen, Erläuterungen und Hinweise zur Verfügung.
Nach Ablauf einer zuvor kommunizierten Frist erfolgte durch die Wikimedia-Vereine eine Prüfung der Rückmeldungen der interessierten Teams und ihrer Ideen. Bei der Ausrichtung der WikiCon 2018 erhielt die Region den Zuschlag, von der sich der größte Nutzen für die Vernetzung und Zusammenarbeit der lokalen Community erhofft wurde. Bei den Ausschreibungen für die WikiCons 2019 und 2020 wurde jeweils auch eine Person aus dem Orga-Team der vorangegangenen WikiCon in den Entscheidungsprozess einbezogen.
Weil die Pandemiesituation auch Ende 2020 noch keine Planungssicherheit ermöglichte, wurde für 2021 in einer Community-Abstimmung zugestimmt, dass Ehrenamtliche aus der Community einzelne Verantwortungsbereiche sowie die inhaltliche Ausgestaltung der WikiCon übernehmen und Wikimedia Deutschland sich stärker als in den Vorjahren um die Koordination kümmert. Die Suche nach einem Team wurde in eine Suche nach interessierten Einzelpersonen für die Bildung eines Teams umgewandelt. Das Organisationsteam bestand für 2021 aus Ehrenamtlichen, die aus unterschiedlichen Regionen in Deutschland und der Schweiz kamen sowie zwei Mitarbeitenden (Projektleitung und Projektmanagement) von Wikimedia Deutschland. Dieser Ansatz wurde auch 2022 fortgeführt, zusätzlich wurde das Arbeitspaket der Koordination mit der WikiEulen-Academy mit einer weiteren Projektmanagerin aus dem Team Communitys und Engagement unterstützt. Der dezentrale Ansatz der Orga-Team-Suche und -Bildung hat sich etabliert und wurde auch für 2023 fortgesetzt.
Die Suche nach einem geeigneten Veranstaltungsort erfordert einige Vorlaufzeit, daher sollte sich spätestens neun Monate vor dem avisierten Termin, der üblicherweise Ende September oder Anfang Oktober liegt, ein Team gefunden haben. Im Optimalfall hat sich bereits auf der Konferenz des Vorjahres ein Team für die kommende WikiCon gefunden und erstmals getroffen. Dies konnte 2018 und 2022 realisiert werden. Für die WikiCon 2020 gab es nur noch eine vorliegende Interessensbekundung – es wurde zunehmends schwieriger, ein komplettes Team für die Orga zu finden. Auch dieser Tatsache trägt der bereits dargestellte, seit der WikiCon 2021 angepasste Prozess Rechnung.
Eine Ausschreibung für die WikiCon-Orga bereits deutlich vor dem Termin der WikiCon des Vorjahres (und entsprechende Abstimmung der Wikimedia-Vereine) ist erstrebenswert. 2018 wurde der Aufruf für die WikiCon 2019 bereits 4 Monate vor der WikiCon 2018 und 16 Monate vor der Veranstaltung publiziert. So konnte das Team, das den Zuschlag erhielt, bereits an der Vorjahresveranstaltung Eindrücke sammeln.
