Wikipedia:WikiCon-Handbuch/Kommunikation
Kommunikation[Quelltext bearbeiten]
Communitykommunikation und Projektseiten[Quelltext bearbeiten]
Kommunikation schafft Transparenz und Vertrauen. In den letzten Jahren haben sich die Teams darauf geeinigt, Texte möglichst gender-neutral zu formulieren. Es empfiehlt sich, einen Kommunikationsplan mit den wichtigsten Kommunikationen (Bekanntgabe Datum, Ort, Call for Papers, Anmeldung, Programm sowie Verantwortlichkeiten usw.) zu erstellen.
Das Team sollte sich auf diverse Rückmeldungen aus den Wikimedia-Communitys einstellen. Es kann sinnvoll sein, wenn nach interner Rücksprache gemeinsame Reaktionen erfolgen, also vor der Abgabe eines Statements zuerst eine Abstimmung im Team erfolgt. So ist für die Communitys eindeutig, dass die Ehrenamtlichen mit einer Stimme sprechen und sich auf Aussagen verlassen werden kann. Bei Punkten, wo eine Rücksprache im Team erforderlich ist, hilft ein Vermerk, dass das Anliegen zur Kenntnis genommen wurde und man zeitnah antworten wird.
Die WikiCon-Projektseiten innerhalb der Wikipedia zu führen hat sich bewährt. Zur übersichtlichen Seitengestaltung bietet es sich an, eine möglichst geringe Zahl von Haupttabs zu verwenden. Auf den Unterseiten sollte das Team ausführliche Informationen zur Teilnahme,[1] Anreise/Unterkunft und weitere Rahmenbedingungen bereitstellen. Einen groben Zeitplan mit den Meilensteinen Anmeldestart, Start des Call for Papers und der Programmveröffentlichung vorab bekannt zu geben, empfiehlt sich. Auch ein grober Rahmen des Programms erleichtert die Planung und reduziert Nachfragen. Dies gilt ebenfalls für die Erstellung einer FAQ-Seite mit den typischen aufkommenden Fragestellungen der Teilnehmenden.
Beim Aufbau der Seiten kann auf die Projektseiten der Vorjahre zurückgegriffen werden. Bei Bedarf können weitere Unterseiten ergänzt werden. Dies hängt stets von Besonderheiten des Austragungsortes, (Rahmen-)Programm, erforderlichen Hygienemaßnahmen usw. ab. Darüber hinaus sollte bei der Seitenprogrammierung berücksichtigt werden, dass immer mehr Zugriffe auf die Wikipedia über mobile Endgeräte erfolgen (gerade während des Anlasses).
Seit 2018 wurde darauf verzichtet, für das Programm Zusatztools zu verwenden – auch der Ablauf kann gut innerhalb der Wikipedia dargestellt werden. Für die Einreichung von Programmpunkten wird seit 2021 jedoch wieder ein separates Formular verwendet, da hierbei insbesondere technische Aspekte besser abgefragt werden können.
Der Wikipedia-Veranstaltungskalender, auf Meta-Wiki der Kalender, die internationale sowie die Übersichtsseite der deutschsprachigen WikiCon sollten aktualisiert werden. Bei der Kommunikation im internationalen Umfeld sollte berücksichtigt werden, dass der Begriff „WikiCon” auch für Konferenzen in anderen Ländern gebraucht wird.
Das Team der WikiCon 2017 hat ein neues Logo eingeführt. Zur Wiedererkennung empfiehlt es sich, dieses Design zumindest über einige Jahre beizubehalten und den Ort und die Jahreszahl entsprechend anzupassen. Seit 2018 wurde das Grundlogo mit „lokalen“ Elementen leicht angepasst.
Zur Verlinkung von externen Seiten auf die WikiCon-Projektseiten können Kurz-URLs wie wikicon.org oder programm.wikicon.org verwendet werden. Die Domain wikicon.org wird von Wikimedia Deutschland verwaltet.
Social Media hat als Kommunikationskanal keine allzu große Bedeutung und Reichweite. Facebook, Instagram und Twitter können sich aber doch eignen, um innerhalb und außerhalb der Community Aufmerksamkeit zu generieren (siehe unten) und Eindrücke von der Veranstaltung zu vermitteln. Es sollte daher eine Pflege dieser Kanäle mindestens in begrenztem Umfang stattfinden. Hier kann die Kommunikationsabteilung von Wikimedia Deutschland unterstützend tätig werden.
Bewerbung innerhalb der Wikimedia-Projekte[Quelltext bearbeiten]
Die aktive Bewerbung der WikiCon in der Wikipedia und den Schwesterprojekten hat 2016 und 2017 zu einer positiven Resonanz geführt und sich auf die Teilnehmendenzahlen ausgewirkt.
Die meisten Interessenten werden über die Hauptmedien der Wikipedia-Communitys erreicht. Dies ist in erster Linie die interne Nachrichtenseite Kurier. Daneben ist die Vorlage Beteiligen ebenfalls bedeutsam, da die Ankündigungen über verschiedene Kanäle an Benutzer weiterverbreitet werden. Es empfiehlt sich, über diese Medien alle Aufrufe, bei denen eine Mitwirkung gewünscht ist, anzukündigen. Dies gilt besonders für den Anmeldestart und den Call for Papers.
Erinnerungen sind bei Aufrufen, auf die nur eine geringe Beteiligung folgt, sowie bei bevorstehenden Fristen, wie zur Buchung von Hotelzimmern, zweckmäßig. Darüber hinaus sind für den Kurier die Bekanntgabe des Ausrichtungsorts und Termins sowie die Programmveröffentlichung wichtige Informationen. Einfache Ankündigungen können kurz und sachlich in der rechten Spalte platziert werden.
Als ausführlichere Beiträge in der linken Spalte des Kuriers bieten sich beispielsweise der Call-for-Papers-Aufruf oder der Anmeldestart an. Themen könnten die Relevanz von Einreichungen zur Gestaltung der WikiCon oder besonders zeitnah zur Konferenz Programmhighlights mit zusätzlichen Werbeeffekt sein.[2] Zum Anmeldestart bereits Highlights aus dem Programm zu nennen, schafft zusätzliche Anreize zur Teilnahme.
Kurierankündigungen oder Projektupdates können ebenfalls in dem vom Wikimedia Deutschland verwalteten zweiwöchentlichen E-Mail-Newsletter eingebunden werden. Wikimedia Österreich und Wikimedia CH haben vergleichbare Äquivalente, die ebenfalls bespielt werden können.
Weitere Möglichkeiten zur Bewerbung[Quelltext bearbeiten]
Dies sind weitere Vorschläge zu Kanälen, über die ein einmaliger Aufruf zur Teilnahme an der WikiCon platziert werden kann:
A. CentralNotice-Banner oder anderweitige Banneroptionen innerhalb der Wikimedia-Projekte
B. Diskussionsseiten der Benutzer innerhalb der Region
C. E-Mail an WMDE-Vereinsmitglieder innerhalb der Region
D. Projektseiten und Ansprechpersonen der Wikipedia-Schwesterprojekte
E. Portale und Stammtischseiten der lokalen Communitys
F. Mailinglisten; Newsletter der Wikimedia-Vereine
G. Blogs und weitere Kanäle der Open-Bewegung
H. Social Media (WikiCon + Wikimedia-Vereine)
I. Lokale Veranstaltungskalender und Medien
Auf der folgenden Seite sind ausführlichere Erläuterungen zu diesen Kanälen zu finden, die Hintergrundinformationen liefern sollen.
Generell gilt zu beachten: Da diese Kanäle potentiell eine sehr große Reichweite haben, sollten sie bedacht eingesetzt werden. Der Zeitraum nach der Bekanntgabe des Programms oder etwa vier bis acht Wochen im Vorfeld der WikiCon bietet sich hier besonders an.
Wenn Kanäle von Wikimedia Deutschland bedient werden, sollte hinterfragt werden, ob es hierzu auch ein Äquivalent für Wikimedia Österreich und Wikimedia CH gibt.
| Weitere Erläuterungen | ||
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CentralNotice-Banner haben eine besonders hohe Reichweite. Sinnvoll ist, sie für angemeldete Benutzer auf allen Wikimedia-Projekten innerhalb des deutschsprachigen Raums zu schalten. Bei einer Laufzeit von einer Woche können Benutzer erreicht werden, die sonst nicht auf die Veranstaltung aufmerksam geworden wären. WMDE kann bei der technischen Umsetzung helfen. Siehe die Vorschau, Vorlage und Kampagnenkonfiguration des 2017 verwendeten Banners. Es ist mit einer Vorlaufzeit von zwei bis drei Wochen zu rechnen (Gestaltung, Genehmigung, Aufschaltung). Darüber hinaus gibt es in den Wikimedia-Projekten ggf. anderweitige Banneroptionen, deren Einsatz sinnvoll geprüft werden sollte.
Administratoren können helfen, eine Liste der Benutzer aus den entsprechenden Benutzerkategorien zusammenzustellen und diese per Massennachricht ansprechen. Hier findet sich beispielhaft die versandte Einladung zur WikiCon 2017.
WMDE verfügt über mehr als 100.000 Mitglieder, die zumeist Interesse an Wikipedia haben und ihr Wissen über die Tätigkeit der Ehrenamtlichen ausbauen können. Hier findet sich beispielhaft die versandte Einladung zur WikiCon 2016.
Bei kleineren Projekten gibt es häufig nur wenige Hauptaktive. Es besteht die Möglichkeit, einzelne bekannte Projekteilnehmende anzusprechen, die sich als Botschafter um die Information der anderen Benutzer kümmern.
Über Mailinglisten der Wikimedia-Vereine werden zumeist engagierte Vereinsmitglieder erreicht, welche ohnehin die anderen Kanäle verfolgen. Dennoch kann es ergänzend sinnvoll sein, Einladungs-E-Mails an folgende Verteiler zu senden:
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Es bietet sich an, die Sozialen Medien Facebook (WikiCon-Seite), Twitter (WikiCon-Profil) und Instagram (WikiCon-Profil) zu nutzen, um regelmäßig Updates zu posten. Kurze bebilderte Botschaften (am besten mit Menschen) sind besonders zielführend. Social-Media-Posts können auch geteilt werden, was die Reichweite erhöht. Auf Facebook kann zusätzlich eine Veranstaltungsseite verwendet werden, um gezielt zur WikiCon einzuladen. Die Social-Media-Kanäle der Wikimedia-Vereine können ebenfalls bedient werden. In den vergangenen Jahren wurden die Hashtags „#WikiCon“ und „#WikiCon[Jahr]” teilweise parallel verwendet. Hier sollte auf eine einheitliche Verwendung hingewirkt werden. Auch werden in den sozialen Netzwerken teilweise gleiche Hashtags für WikiCons in anderen Ländern verwendet.
Blogs der Wikimedia-Vereine eignen sich besonders für Erfolgsgeschichten im Rückblick auf die Konferenz.
Presse- und Öffentlichkeitsarbeit[Quelltext bearbeiten]
Die Veröffentlichung von Pressemitteilungen hat sich in der Vergangenheit als wirkungsvoll erwiesen, um gezielt die interessierte Bevölkerung anzusprechen. Besonders bei der WikiCon 2016 in Kornwestheim haben lokale Zeitungen Berichte und Interviews mit Hauptorganisierenden auf den Titelseiten verbreitet und hierdurch auf die Veranstaltung aufmerksam gemacht. 2018 in St. Gallen waren zahlreiche nationale Medien vor Ort. Dies ist ein guter Ansatzpunkt, um die interessierte Bevölkerung über das Angebot von Einführungskurse zur Funktionsweise der Wikipedia zu informieren.
Texte gemeinsam mit dem Kommunikationsteam von Wikimedia Deutschland zu verfassen, empfiehlt sich. Das Team kümmert sich während der WikiCon auch um die Betreuung von Medienvertretern und die Vermittlung von Ansprechpersonen aus den Communitys. Anmeldungen von Medien sollten über das Kommunikationsteam erfolgen.
Wenn Angebote vorhanden sind, die sich an die Öffentlichkeit richten, sollte im Veranstaltungskalender der ausrichtenden Stadt, in Stadtmagazinen oder über Facebook dafür geworben werden. Bei der Formulierung der Texte sollte beachtet werden, dass sie sich an ein externes Publikum richten, das die Funktionsweise der Projekte nicht näher kennt.
Zur gezielten Ansprache Interessierter bietet es sich an, eine eigene Seite zu erstellen, auf die mittels eines Shortlinks von Presseberichten verwiesen werden kann.
Anmerkungen und Verweise[Quelltext bearbeiten]
- ↑ Hier sollte auf die im Kapitel Teilnehmendenkoordination weiter ausgeführten Möglichkeiten zur Förderung der Reisekosten durch die Chapter aufmerksam gemacht werden.
- ↑ Siehe Beispiele 2016: Ausführlicher Programmaufruf mit Themenvorschlägen und Aufruf zur Anmeldung mit Vorschau auf das Programm.
