Wikipedia:Wikikina/Organisation

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Informationen für Teilnehmer[Quelltext bearbeiten]

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Zeitplan[Quelltext bearbeiten]

  • 17. September 2012, ab 9 Uhr: Standaufbau
  • 18.–23. September 2012: Messetage
    • Öffnungszeiten für Aussteller: 09:00 bis 19:00 Uhr
    • Öffnungszeiten für Besucher: 10:00 bis 18:00 Uhr

Transport[Quelltext bearbeiten]

WMDE übernimmt die Fahrtkosten der Wikikina Teilnehmer. Es gelten die Konditionen wie auf Wikipedia:Redaktionstreffen/Reisekosten#Fahrtkosten vermerkt. (gem. TelKom mit Johannes Rohr vom 06. Juli 2012)

Unterkunft[Quelltext bearbeiten]

WMDE hat 12 EZ im Etap-Hotel West Marstorf reserviert und übernimmt hierfür die Kosten. Diese Reservierung kann ggf. angepasst werden. Das Etap liegt in Autobahnnähe ca. 15 Minuten, in der Berufsverkehrszeit 30 Minuten Fahrtzeit von der Messe entfernt. Es gibt eine Stadtbahnhaltestelle Marstorf; von dort fährt man mit einmaligem Umsteigen in der gleichen Zeit zur Messe, muss aber keinen Parkplatz suchen und bezahlen. Die Eintrittskarten (Tageskarten) gelten auch als Fahrausweis für den ÖPNV.

Verpflegung während der Messe[Quelltext bearbeiten]

Ob eine Verpflegung durch WMDE finanziert wird, befindet sich zur Zeit bei Johannes Rohr in der Prüfung.

Eintrittskarten[Quelltext bearbeiten]

Eintrittskarten werden für alle Teilnehmer bereitgestellt.

Als Aussteller können wir außerdem vergünstigte Besucher-Tageskarten für 6 Euro (zzgl. Versandkosten) beziehen. Wir klären noch, ob und wie wir diese Eintrittskarten interessierten Wikimedianern, die nicht aktiv an der Standdurchführung teilnehmen, zukommen lassen können.

Der Messestand[Quelltext bearbeiten]

Skizze des Messestandes

Geplant ist eine Standfläche von 24 Quadratmetern (Eckstand) mit einer Infotheke, zwei Sideboards mit Bildschirmen für Präsentationen, einem Tisch für Scan- und Uploadstation (und Einzelgespräche/Einzelvorführungen) sowie einer Vortragsfläche mit Beamerleinwand und Sitzwürfeln. An den freien Wandflächen möchten wir Featured Picutures von den Commons und WLM-Siegerbilder aus 2011 (D-A-CH) ausstellen sowie eine Sponsorentafel anbringen.

Der Stand befindet sich in Halle 5.1 "Meet the Communities" dirket am Aufgang zu Halle 5.2

Begleitung und Nachbereitung[Quelltext bearbeiten]

  • Kategorisierung der Uploads während und nach der Messe
  • Auswertung der Neuanmeldungen und Uploads
  • Betreuung der Feedbackseite zur Messe
  • etc.

Bedarf Material WMDE[Quelltext bearbeiten]

TBC

to do Liste[Quelltext bearbeiten]

TBC

Projektfinanzierung und -kosten[Quelltext bearbeiten]

Finanzierung[Quelltext bearbeiten]

  • Der Messeveranstalter Kölnmesse hat uns angeboten die Hälfte der Kosten der Standmiete zu erlassen - Gegenwert: 2.148 Euro (E-Mail vom 10. Juli)
  • Wikimedia Österreich hat einen Zuschuss von 2.000 Euro für den Messestand und Reisekosten für Standbetreuer zugesagt (E-Mail vom 07. Februar 2012; vgl. Sitzungsprotokoll des Vorstandes WMAT vom 07. Februar 2012)
  • Wikimedia Deutschland unterstützt das Projekt als Hauptträger der Kosten, wenn erkennbar ist, dass die Durchführung gemäß dem Konzept sichergestellt ist (vgl. Aussage Johannes Rohr (WMDE))

Vorraussichtliche Kosten 24m²-Stand[Quelltext bearbeiten]

  • Standpaket 24m² bei photokina communities inkl. Möblierung, WLAN, Standreinigung, Katalogeintrag, Werbekostenbeitrag 8.490 Euro

Vorraussichtliche Kosten Transport und Unterkunft[Quelltext bearbeiten]

  • Transport vor Ort, Hin- und Rückreise ~100 Euro/TN
  • Unterkunft ~50 Euro/TN/Nacht

Vorraussichtliche Kosten Ausstellerausweise und Eintrittskarten[Quelltext bearbeiten]

Informationen gem. Z.01 Ausstellerausweise (kostenpflichtig).pdf

  • 4 Ausstellerausweise kostenlos für die Dauer der Messe einschließlich Auf- und Abbauzeit für 4 Personen bei einer Standgröße zwischen 12m² und 24m²
    • Benutzte, d. h. mit einem Namen versehene Ausstellerausweise können einmalig und kostenlos gegen neue Ausweise umgetauscht werden, wenn während der Veranstaltung Standpersonal ausgetauscht wird. Die Ausgabe erfolgt in den Büros des Ausstellerservice.
  • Marketing-KIT enthält 30 Eintrittskartengutscheine
  • jeder zusätzliche Ausstellerausweis 76,00 Euro bei Bestellung bis 17.09.2012 (danach 120,00 Euro)
  • Zusätzliche Eintrittskarten können bei Bedarf zum Sonderpreis von 6,00 Euro/Stk. in beliebiger Höhe über Formular Z.02 bestellt werden.

Stornierung[Quelltext bearbeiten]

Standmiete
Nach Erhalt der Zulassung/Standflächenbestätigung ist ein Rücktritt vom Vertrag grundsätzlich nicht mehr möglich.
Standbauleistungen
Rücktritt nur bis 6 Wochen vor dem offiziellen Aufbaubeginn. Bei später eingehenden Rücktrittserklärungen ist Koelnmesse berechtigt, einen pauschalen Ersatz der verursachten Kosten ohne Nachweis zu fordern. Dieser beträgt bei einer Absage innerhalb des Zeitraumes von 6 bis 4 Wochen vor Beginn des Aufbaus 30 % des vereinbarten Entgeltes, bei einer Absage innerhalb des Zeitraumes von 4 bis 2 Wochen vor Beginn des Aufbaus 50 % des vereinbarten Entgeltes und bei einer späteren Absage oder Absage während des Aufbaus des Standes 100% des vereinbarten Entgeltes. Für individuell angefertigte oder angekaufte Bauteile/Grafiken ist der vereinbarte Preis zu zahlen.

ACHTUNG: Überholte Kalkulation[Quelltext bearbeiten]

Die Kostenaufstellung in diesem Abschnitt ist überholt. Der Veranstalter Kölnmesse teilte mit, dass für photokina communities abweichende Preise gelten (siehe oben). Der folgende Abschnitt dient nur zur Dokumentation.

Standkosten 24m²-Stand ohne Möbel[Quelltext bearbeiten]

netto brutto Posten Einzelpreise je
4.032,00 € 4.798,08 € Standmiete 168,00 € qm
214,80 € 255,61 € Energie 8,95 € qm
14,40 € 17,14 € AUMA-Beitrag 0,60 € qm
400,00 € 476,00 € Werbekostenbeitrag 400,00 € gestaffelt, bis 24qm = 400 € netto, bei 25 –100qm =600,00 € usw.
215,00 € 255,85 € Marketing-KIT 215,00 € Festpreis
415,00 € 493,85 € Nebenkosten z.B. für Elektro- und Wasseranschlüsse, Mediendienstleistungen etc. 415,00 € Abschlagszahlung (mit Mediapaket 834€), wird nach der Messe abgerechnet
419,00 € 498,61 € Mediapaket (Aufnahme in Messe-Katalog print+ online + mobil) 419,00 € Festpreis
1.531,20 € 1.822,13 € Standmodell „Oslo“ (ohne Möbel) 63,80 € qm
158,00 € 188,02 € Elektroanschluss 158,00 € Festpreis
5.830,20 € 6.937,94 €
gesamt netto gesamt brutto

Im Standmodell „Oslo“ sind enthalten:

  • System Octanorm, weiß
  • Rück- und Seitenwände weiß, Bauhöhe: ca. 250 cm
  • Eckstände: Diagonalwände auf Standecke beidseitig farbig,
  • ca 300 cm hoch, ca 70.cm breit
  • Reihenstände: erstes Wandelement an den Seiten ca 300cm hoch, ca 50 cm breit, einseitig farbig in weiß (Standard), rot, blau, grün
  • Deckenaufbau Octanorm Deckenzargen, weiß, ca. 50 cm tief, entlang offener Gangseiten, Decke ca. 50 cm von Standgrenze zurückgesetzt
  • Blende: Blendenplatte 200 cm x 50 cm, entlang offener Gangseiten
  • Teppichboden Rips in anthrazit (Standard), rot, blau, grün
  • Elektrounterverteilung bis 10 kW, 1 Steckdose 230V
  • Beleuchtung pro 6 qm2 1 Strahler
  • Wandelement zur Aufnahme der Elektroverteilung BxHxT: 100x250x25 cm
  • Garderobenreck, Papierkorb, Feuerlöscher
  • Firmenname mit max. 20 Buchstaben, schwarz, Helvetica-Schrift, je offene Gangseite. (Weitere Schriften und Farben sind nach Absprache gegen Aufpreis möglich)

Standmobiliar muss gesondert bestellt oder mitgebracht werden.

Standkosten 24m²-Stand Komplettpaket[Quelltext bearbeiten]

netto brutto Posten
9.360,00 € 11.138,40€ Standkosten 390,00 €/m²
215,00 € 255,85 € Marketing-Kit Festpreis
415,00 € 493,85 € Abschlagszahlung für Nebenkosten
9.990,00 € 11.888,10 €
gesamt netto gesamt brutto

“Start-Smart-Paket”, darin enthalten:

  • Standflächenmiete
  • Energiekostenpauschale, AUMA-Beitrag,
  • Werbekostenbeitrag
  • Standbau und Technik –Services
  • Octanorm Standbau-System
  • Elektrohauptanschluss 4-10 kW, inkl. Unterverteilung
  • Strahler NV, 50W,
  • Tägliche Standreinigung und Abfallentsorgung
  • Marketing-Services
  • Möbelpaket/e (wählbar, bis 15 qm: 1 Möbelpaket, bis 30 qm: 2 Möbelpakete enthalten)
Paket A (nur bei 24 qm): 1 Stehtisch, 2 Barhocker, 2 Regalborde 30 cm tief
Paket B (bei 12 qm oder 24 qm): 1 Infotheke, 1 Barhocker, 2 Regalborde 30 cm tief
Paket C: 1 Tisch 70 x 70 cm, 4 Stühle, 2 Regalborde 30 cm tief

Kosten zusätzliche Standausstattung[Quelltext bearbeiten]

STANDAUSSTATTUNG
netto brutto Posten
158,00 € 188,02 € Elektroanschluss
589,00 € 700,91 € LAN/WLAN-Zugang ADSL 6 MB Anschluss Asymmetrischer Internetzugang inkl. Modem, Router und Flatrate Downstream bis zu 6 Mb/s, Upstream 608 kb/s, NAT oder feste IP, vgl. Preisliste T.17 Datenkommunikation
780,00 € 928,20 € Je 2 Notebooks 15,6‘‘ TFT: 7 Tage 168,00 € je Stück, Drahtseilschloss: 7 Tage 12,00 € je 2 Stück + 2 PCs
400,00 € 476,00 € Scanner EPSON V700
600,00 € 714,00 € Beamer /Leinwand
174,20 € 207,30 € Hauptanschluss inkl. Schukosteckdose / FI, 230 V, bis 3 kW
118,60 € 141,13 € Standbeschriftung
63,40 € 75,45 € 2 Regalborde 100x40cm
100,00 € 119,00 € 4 Barhocker
68,00 € 80,92 € Tisch, Platte weiss, ca. 180 (b) x 72 (t) x 80 (h) cm
102,00 € 121,38 € 4 Stühle
49,92 € 59,40 € Standreinigung
24,00 € 28,56 € Abfallentsorgung
64,00 € 76,16 € Prospektständer
250,00 € 297,50 € Sponsorentafel
210,00 € 249,90 € WLM-Drucke
3.751,12 € 4.463,83 €
gesamt netto gesamt brutto

Beamer, Leinwand, Sitzsäcke und Notebooks können ggf. von WMDE bezogen werden.

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