Digitales Belegwesen

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Das digitale Belegwesen ist die dynamische Weiterentwicklung der heutigen Finanzbuchhaltung. Im digitalen Belegwesen werden relevante Belege digitalisiert (z. B. per Scanner) und in die Buchhaltungssysteme übernommen. Dort können sie dann, teilweise automatisch, bearbeitet werden. Dabei ist darauf zu achten, dass die fiskalischen Regeln für das manipulationssichere Speichern der gescannten Belege eingehalten werden. Zunehmend werden Geschäftsvorfälle zwischen Firmen auch vollständig digital abgewickelt, so dass eine Digitalisierung von Belegen entfällt.

In kleineren Firmen ohne eigene Buchhaltung werden Barbelege/ Kassenquittungen durch den Klienten selbst per Fax, E-Mail oder Mobile-App (z. B. atmin) an einen Steuerberater oder eine Buchführungsfirma übermittelt. Die Originale behält der Mandant selbst. Rechnungseingänge werden als Fax übermittelt. Rechnungsausgänge werden ebenfalls gefaxt oder der Steuerberater erhält sie aus dem Fakturierungsprogramm des Mandanten. Bankbewegungsdaten werden Bestandteil der Buchführung, indem sie elektronisch direkt von der Bank übermittelt werden.

Danach können sowohl Steuerberater wie auch Mandant per verschlüsseltem Netz-Zugang auf die Daten zugreifen. Eine Smartcard bzw. ein USB-Stick mit Smartcard sorgt für die notwendige Sicherheit der Authentifizierung.

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