Easy Software

Easy Software AG
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Rechtsform	Aktiengesellschaft
ISIN	DE0005634000
Gründung	1990
Sitz	Essen, Deutschland Deutschland
Leitung	Andreas Zipser, Vorstandsvorsitzender Heino Erdmann, Vorstand (ab 01.12.2021) Richard Wiegmann, Vorsitzender des Aufsichtsrates
Mitarbeiterzahl	Ca. 340 (2024)
Umsatz	50,9 Mio. Euro (2023)
Branche	Informationstechnik
Website	easy-software.com
Stand: 7. Juni 2024

Ehemaliger Hauptsitz der Easy Software AG in Mülheim an der Ruhr

Die Easy Software AG ist ein deutscher Softwarehersteller. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Essen entwickelt seit seiner Gründung im Jahr 1990 Software für die elektronische Beleg- und Datenarchivierung sowie das Management von Dokumenten und Inhalten (Enterprise-Content-Management). Die Software dient zur Erfassung von Massendaten, zur Strukturierung des Dokumentenflusses und zur revisionssicheren Langzeitarchivierung.

Die Easy Software AG hat eine internationale Vertriebsstruktur, die vom indirekten Vertrieb über Partner geprägt ist. Die Software wird praktisch ausschließlich von Geschäftskunden eingesetzt.

Geschichte

1990 wurde die „EASY – Elektronische Archiv SYsteme GmbH“ mit Sitz in Düsseldorf gegründet. Im Jahr 1992 fand die Sitzverlegung nach Mülheim an der Ruhr statt. 1994 entstand die Easy Software GmbH, Salzburg, als Easy Distributor, um ein flächendeckendes Partnernetz für ganz Österreich zu installieren. 1998 wurde die Easy Software GmbH in eine Aktiengesellschaft umgewandelt. Seit 1999 war die Easy Software AG im Neuen Markt an der Frankfurter Wertpapierbörse notiert (WKN 563400). 2001 wurde die Easy Software (UK) PLC für die Betreuung der Partner in Großbritannien gegründet. 2003 wechselte die Easy Software AG in das Börsensegment Geregelter Markt (heute: Regulierter Markt). Seit Juli 2007 baut die Easy Software (Asia Pacific) ein Netzwerk zertifizierter Easy Software-Partner in der Region auf. Im gleichen Jahr nahm die Easy Software Inc. in Exton, Pennsylvania, das Geschäft für die USA und Kanada auf. Die Easy Enterprise Services GmbH operiert seit Beginn 2011 aktiv am Markt. Ziel ist die Fokussierung auf Zukunftsthemen im ECM-Umfeld und die Entwicklung neuer Marktsegmente für die Easy Software AG. 2012 gründete die Easy Software AG ein weiteres Tochterunternehmen in der Türkei, die Easy Software TÜRKíE Lte. Sti. mit Sitz in Istanbul. Mit dem Amtsantritt von Vorstand Willy Cremers im Oktober 2013 startete die Easy Software AG einen Transformationsprozess bis in das Jahr 2016. Seitdem positioniert sich das Unternehmen als Spezialist für Digitalisierung und die Automatisierung von bislang analogen Geschäftsprozessen. Im Zuge dessen übernimmt die Easy Enterprise Services GmbH die Entwicklung und Vermarktung mobiler Lösungen im Kontext von Apps, Cloud und Mobilität.

Im November 2021 gab das Unternehmen seinen Umzug von Mülheim an der Ruhr in die Nachbarstadt Essen zu Beginn des Jahres 2022 bekannt. Der Umzug erfolgte im Frühjahr 2022. Die Zentrale des Unternehmens befindet sich seitdem im Medienhaus der Funke Mediengruppe im Essener Stadtzentrum.

Im November 2023 akquirierte die Easy Software AG den ECM-Hersteller Proxess GmbH. Seitdem agiert Proxess als formal eigenständige Gesellschaft innerhalb der Easy Gruppe, arbeitet dabei aber eng mit der Muttergesellschaft zusammen.

In kurzer Folge auf diese Akquisition verkündeten die Easy Software AG und Proxess GmbH ihre Zugehörigkeit zur neu gegründeten Conrizon AG. Diese Holding dient den etablierten ECM-Marken als Dachgesellschaft und konzentriert sich auf KI-gestütztes Informationsmanagement mit Fokus auf Softwarelösungen für revisionssichere Archivierung, Rechnungseingangsverarbeitung, Vertragsmanagement, Personalmanagement und weitere Einsatzbereiche.

Konzernstruktur

Aufsichtsrat

• Richard Wiegmann, Vorsitzender des Aufsichtsrates
• Stephen Paul Rowley, Stellvertretender Vorsitzender des Aufsichtsrates
• Zakary Scott Ewen
• Robert David Tabors

Vorstand

• Andreas Zipser, Vorstandsvorsitzender (CEO)
• Heino Erdmann (CFO)

Beteiligungen

Easy Software AG, Essen an der Ruhr, hat Beteiligungen an folgenden Tochterunternehmen:

• Easy Software GmbH, Salzburg, Österreich (100 %)
• Easy Software (UK) Ltd., Suffolk, Vereinigtes Königreich (100 %)
• Easy Apiomat GmbH (ehemals Easy Enterprise Services GmbH), Leipzig (81,23 %)
• Easy Software Inc., Exton, PA/USA (100 %)
• Easy Software Deutschland GmbH, Essen (100 %)
• Proxess GmbH, Rietheim-Weilheim (100 %)

Stand: 2023

Produkte & Lösungen

Easy Software entwickelt Dokumentenmanagement-Software für gängige Betriebssysteme, Arbeitsumgebungen und Dateiformate und stellt diese lokal und in der Cloud zur Verfügung. Die Software integriert sich in andere Systeme von Herstellern wie SAP, Microsoft und anderen Anbietern. Easy Software bietet Lösungen für verschiedene Branchen und Abteilungen, beispielsweise eine Digitale Personalakte, Vertragsmanagement und automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen.

Kernprodukte

Seit einer öffentlich kommunizierten strategischen Neuausrichtung im Jahr 2022 und 2023 bedient Easy Software in der Hauptsache vier Kernprodukte samt einiger dazugehörigen Konnektoren und Schnittstellen:

• easy archive ermöglicht die digitale Archivierung von Daten und Dokumenten für rechtssichere Aufbewahrung und standortunabhängigen Zugriff samt Volltextsuche.
• easy invoice erfasst eingehende Rechnungen und leitet diese durch einen automatisierten Prüfungs- und Genehmigungsprozess. Die Option easy invoice smart bietet seit 2023 ein standardisiertes Cloud-Paket, das ohne umfangreiche Konfiguration einsatzbereit ist.
• easy contract unterstützt den Lebenszyklus eines Vertrags, indem es eine Übersicht über alle abgeschlossenen Verträge bietet und die Erstellung neuer Verträge inklusive rechtsverbindlicher digitaler Unterschriften mitverwaltet.
• easy hr umfasst eine digitale Personalakte sowie ein Recruiting- und Ausbildungsmanagement mit Self-Services für Mitarbeitende.

Historische Lösungsarchitektur

Zuvor gab 2016 Vorstand Willy Cremers die zu diesem Zeitpunkt neue Lösungsarchitektur der Easy Software AG bekannt. Seit Ende September 2016 bot Easy Software seinen Kunden vier Suiten an: die PCM Suite „SAP“, die ECM Suite „Open System“, die SPIRIT Suite „Anywhere“ sowie die SERVICE Suite „at your Service“. Alle Angebote waren nach den gleichen Grundsätzen aufgebaut: einem Basis-Element, einem 2Design-Element und einem 2Go-Element. Diese historische Lösungsarchitektur des Unternehmens setzte sich wie folgt zusammen:

• ECM Suite „Open System“
  • Easy Archive
  • Easy Capture Plus
  • Easy Client
  • Easy Contract
  • Easy Discovery
  • Easy DMS
  • Easy for Microsoft Line
  • Easy for Notes Line
  • Easy for SAP Line
  • Easy HR
  • Easy Interface
  • Easy Invoice
  • Easy View
  • Easy Workflow
• PCM Suite SAP
  • Personalmanagement in SAP
  • Finanzen in SAP
  • Logistik in SAP
  • Immobilienmanagement
• Service Suite „at your Service“
  • Beratung
  • Academy
  • Support
• Spirit Suite „Anywhere“
  • Entwicklungsplattform

Tochtergesellschaften

Das Portfolio der Easy Software AG umfasst unter anderem das Produktangebot der 2023 akquirierten Proxess GmbH. Die Software der Proxess GmbH fokussiert sich auf digitale Archivierung und digitales Dokumentenmanagement, inklusive angrenzender Funktionen wie Belegerfassung, Vertragsmanagement und automatisierte Arbeitsabläufe. Als Basis dienen etablierte Standards für Datenbanken, Dateiformate und Server-Betriebssysteme.

• Proxess DMS und Habel DMS (revisionssichere Archivierung und Verwaltung von Dokumenten und Daten)
• Proxess Workflow (digitale Automatisierung dokumentenbasierter Arbeitsabläufe)
• Proxess Belegleser (digital automatisiertes Rechnungsmanagement)
• Proxess Vertragsmanagement (digital automatisiertes Vertragsmanagement)
• Proxess E-Mailarchivierung (gesetzeskonforme Archivierung geschäftsrelevanter E-Mail)

Schadensersatzforderungen und Betrugsvorwürfe

In 2012 stellte Easy Software Schadensersatzklage in Millionenhöhe gegen die ehemaligen Aufsichtsratsmitglieder Manfred Wagner und Wolfgang Glücks sowie den ehemaligen Vorstand Josef Gemeri. Die ersten Verhandlungstage haben Ende des Jahres 2015 stattgefunden und das Duisburger Gericht wird Anfang 2016 die ersten Urteile fällen. Dem voraus wurde bereits im Juni 2011 gegen den damaligen Vorstand Neuhaus ein Strafverfahren wegen des Verdachts auf Veruntreuung von Firmengeldern der Easy Software eingeleitet. Neuhaus widersprach den Beschuldigungen und reichte Beschwerde ein. Initiiert hatte den Strafantrag der Aufsichtsrat, der nun selbst eine Schadensersatzklage von Easy Software in Millionenhöhe erhalten hat. Der damalige Vorstand Neuhaus wurde vom Vorstandsposten abberufen. Die Staatsanwaltschaft Essen leitete den Prozess gegen Neuhaus im April 2012 vor der Wirtschaftskammer ein. Auf der Jahreshauptversammlung 2012 verweigerten die Aktionäre auch dem Vorstand Andreas Nowotka als auch dem Aufsichtsrat – namentlich der Person des Vorsitzenden Manfred Wagner – die Entlastung. Stattdessen beschloss die Versammlung die Beauftragung eines Wirtschaftsprüfers, um die Geschäftsbeziehungen zwischen Easy Software und den diversen Gesellschaften des Wagner-Firmengeflechts zu untersuchen. Der im Februar 2013 veröffentlichte Sonderprüfungsbericht offenbarte „Leistungsbeziehungen mit der sbr health it GmbH, die zu einem finanziellen Nachteil für die Easy Software AG in Höhe von TEUR 1.778 geführt haben.“ Der Aufsichtsratsvorsitzende Manfred Wagner musste den Vorsitz im Aufsichtsrat im August 2013 niederlegen. Das Bundesverfassungsgericht prüfte die Beschwerde des ehemaligen Vorstands Neuhaus zu seinem Urteil des Essener Landgerichts vom 20. Mai 2015 auf Rechtsgültigkeit. Das Landgericht Duisburg verurteilte am 13. Januar 2016 Manfred Wagner zu einer Schadensersatzzahlung an die Easy Software AG in Höhe von gut 1,5 Millionen Euro. Laut Gericht hat Wagner den Erlös aus einem Beteiligungsverkauf der Easy Software privat eingestrichen.

Weblinks

• Website der Easy Software AG