Wikipedia:Förderung/Reisekostenerstattungen/FAQ Wikimedia Deutschland

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Abkürzung: WP:WMDE/RKFAQ

Dieses FAQ soll Fragen beantworten, die das Team Ideenförderung von Wikimedia Deutschland häufiger zu Erstattungen von Kosten und der Organisation und Abwicklung von Veranstaltungen, Workshops und anderen Treffen erreichen. Sollte etwas unklar geblieben sein, ihr Vorschläge für die Aufnahme weiterer Fragen haben und natürlich auch in allen anderen Fällen könnt ihr euch wie gewohnt gern per E-Mail an communityatwikimedia.de an das Team wenden.

Inhaltsverzeichnis

Kostenerstattung[Quelltext bearbeiten]

Wann muss ich die Kostenerstattung beantragen?[Quelltext bearbeiten]

Bitte beantrage die Kostenerstattung immer, bevor die Reise stattfindet, möglichst in schriftlicher oder elektronischer Form, und gib dabei auch dem Team Ideenförderung möglichst einige Tage Zeit, um die Anfrage abschließend zu klären, damit diese vor Reiseantritt genehmigt werden kann. Nur in Ausnahmefällen können Kosten auch im Nachgang genehmigt werden. Es gelten die Grundsätze der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit (inkl. der Zeitökonomie).

Wohin muss ich die Kostenerstattung schicken?[Quelltext bearbeiten]

Bitte sende das Erstattungsformular mit allen benötigen Anhängen oder Belegen an folgende Adresse:

Wikimedia Deutschland e. V.
– Team Ideenförderung –
Postfach 61 03 49
10925 Berlin

Als Ansprechperson im Formular gib bitte deine Kontaktperson aus dem Team Ideenförderung an, die für dein Projekt zuständig war. Ein Hinweis auf das Team Ideenförderung erleichtert die Zuordnung der Kostenerstattungsanträge, deren Formulare auch von anderen Teams und Bereichen von Wikimedia Deutschland genutzt werden.

Muss ich grundsätzlich Originalbelege einreichen?[Quelltext bearbeiten]

Grundsätzlich gilt, dass jedes Dokument einfach an das Team Ideenförderung geschickt werden kann, welches man sonst auch ohne Probleme identisch aussehend ausdrucken könnte (bspw. Rechnungen externer Dienstleister, Flugtickets, Autostreckenkarten usw.). Validierte Tickets, handschriftlich unterschriebene Dokumente, mit Lettern gedruckte Belege, Kassenbons und Ähnliches benötigen wir jedoch im Original, von Briefmarken benötigen wir darüber hinaus nicht nur die Marke, sondern einen Zahlungsbeleg für diese eine Marke, um sie erstatten zu können. Sollten alle Belege elektronisch zugesandt werden können, ist es nicht notwendig, das Erstattungsformular allein postalisch einzuschicken – dies genügt hier dann als Scan oder Foto per E-Mail. Beim Versand von Dokumenten ist es für uns zur Digitalisierung der Belege hilfreich, wenn die einzelnen Blätter nicht zusammengetackert, sondern nur mit Büroklammern verbunden werden. Es gibt hiervon zwei Ausnahmen:

  • Teilnahmelisten genügen in Kopie oder können gleich digital geführt und übermittelt werden.
  • App-Tickets können per E-Mail eingereicht werden (siehe den entsprechenden Abschnitt).

Kann ich beim Kauf von Fahrkarten Gutscheine einsetzen?[Quelltext bearbeiten]

Du kannst Gutscheine einsetzen, wir können jedoch nur die Kosten erstatten, welche nicht mit einem Gutschein bezahlt wurden.

Wieso werden die Beträge nicht genau so überwiesen, wie ich sie beantragt habe?[Quelltext bearbeiten]

Es ist möglich, dass wir kleinere Änderungen machen mussten (siehe Abschnitte Pfand, Kilometerangaben bei Autofahrten, Fremdwährung) oder es kleinere Rechenfehler gab. Solltest du Rückfragen zu deiner Kostenerstattung haben, kannst du dich natürlich an das Team Ideenförderung wenden.

Auch bei der Dokumentation von Kosten im sogenannten Meta-Bericht sind teils andere Beträge wiederzufinden, als sie ggf. eingereicht wurden. Grund dafür ist, dass bspw. bei Abschreibungen von Technik, aber auch bei anderen monatlich veranlagten Kosten, diese nicht einmalig verbucht und damit direkt vollständig dem Projektantrag zugeschrieben werden, sondern über Monate oder teils sogar Jahre Kosten verursachen.

Kann im Verwendungszweck „Erstattung“ ergänzt werden?[Quelltext bearbeiten]

Dies wird seit August 2017 in unserer Buchhaltung umgesetzt.

Ich habe nach einiger Zeit kein Geld überwiesen bekommen. Gibt es ein Problem?[Quelltext bearbeiten]

Das Team Ideenförderung bearbeitet die Kostenerstattungsanträge von Ehrenamtlichen mit hoher Priorität und wendet sich bei Rückfragen auch sofort an dich. Vor der Überweisung, die üblicherweise einmal wöchentlich passiert, werden sämtliche Rechnungen noch durch unsere Buchhaltung geprüft.

Solltest du somit innerhalb von zwei bis drei Wochen keinerlei Rückmeldung erhalten oder einen Zahlungseingang verzeichnet haben, melde dich bitte bei uns. Wir prüfen dann die Ursachen dafür.

Wieso muss ich die Belege innerhalb eines Monats einreichen?[Quelltext bearbeiten]

Damit wir im Team Ideenförderung rechtzeitig den im Abschnitt zuvor genannten Prozess nach Prüfung durch das Team sowie unsere Buchhaltung durchführen können, benötigen wir spätestens einen Monat nach Ende des Projektes die Belege. Alle Belege, die mehr als zwei Monate alt sind, müssen zusätzlich durch den geschäftsführenden Vorstand genehmigt werden. Dafür muss eine außerordentliche Empfehlung des Teams Ideenförderung erstellt werden. Verspätet eingereichte Belege binden somit unnötig Zeit und Mehraufwand bei allen Beteiligten.

Wie gehe ich mit der Erstattung von Fremdwährungen um?[Quelltext bearbeiten]

Wenn du im Rahmen eines Projektes Kosten in Fremdwährungen (z. B. Schweizer Franken, US-Dollar usw.) einreichen willst, schicke uns bitte auch den dafür relevanten Abschnitt deines Kontoauszuges oder Beleg aus der Wechselstube mit dem zugehörigen Euro-Betrag zu, sofern die Kosten über dein Konto per Kredit- oder ec-Karte abgewickelt wurden oder du vor Ort Geld abgeholt hast. Bitte ergänze diesen Betrag auf dem Kostenerstattungsantrag. Nur im Fall einer Barzahlung ohne belegten Wechselkurs benutzen wir für die Umrechnung jedes Beleges den jeweils tagesaktuellen Kurs, der bei der Europäischen Zentralbank oder, wenn die Währung dort nicht geführt wird, unter Oanda nachgeschlagen werden muss. Hast du jedoch vor Ort Geld abgehoben, muss ein Beleg eingereicht werden. Bitte beachte außerdem, dass im Ausland andere Beträge für Verpflegungsmehraufwändungen gelten; das Online-Formular berechnet auch in diesem Fall die Beträge korrekt.

Fahrt[Quelltext bearbeiten]

Ich benötige ein Ticket und kann oder will es nicht selbst übernehmen, könnt ihr dies für mich übernehmen?[Quelltext bearbeiten]

Solltest du, aus welchen Gründen auch immer, nicht in der Lage sein, das Ticket zu einer Veranstaltung, die den Förderrichtlinien von Wikimedia Deutschland entspricht, zu buchen, können wir dies für dich übernehmen. Dies betrifft sowohl Zug- als auch Flugtickets.

Kann ich auch mit etwas anderem als dem Zug zur Veranstaltung fahren?[Quelltext bearbeiten]

Laut unserer Reisekostenordnung sind Bahnfahrten einer Reise mit dem PKW nach Möglichkeit vorzuziehen. Sofern gesundheitliche, transporttechnische oder zeitökonomische Gründen dafür sprechen oder durch eine Fahrgemeinschaft diese wirtschaftlicher als einzelne Bahnfahrten sein sollten, muss solch eine Ausnahme vor Beginn der Reise genehmigt werden.

Bei einer Bahnfahrt werden Kosten bis zur Höhe des Normalpreises 2. Klasse (auch ICE; andere Bezeichnung: Flexpreis) inkl. Zuschlägen und Sitzplatzreservierungen übernommen. Eine Zugbindung sollte vornehmlich nur bei einer unveränderlichen Zeitplanung gewählt werden. Von uns ausgestellt Veranstaltungstickets der Deutschen Bahn sind in allen Bahnen und auf allen Strecken (außer im Thalys) in Richtung des angegebenen Zielortes nutzbar – als Abfahrtort wird ggf. ein anderer Ort als der eigene Bahnhof angegeben (zur WikiCon 2017 war das Veranstaltungsticket bspw. immer ab München ausgestellt, aber auf allen Strecken gültig).

Für die Abrechnung von Autofahrten hast du mehrere Möglichkeiten: Du kannst uns einen Tankbeleg einreichen oder pauschal bis zu 0,30 € je Kilometer abrechnen, was alle Kosten für Fahrzeug, Treibstoff und Abgaben abdeckt. Schicke uns für letzteres bitte eine Online-Karte mit der kürzesten Route zu, aus der wir die genauen Kilometer ablesen können. Bitte runde hier nicht auf oder ab. Es genügt, uns einen Link auf eine Online-Karte per E-Mail zu schicken; wir selbst drucken diese dann für die Buchhaltung aus. Andere Möglichkeiten können mit dem Team Ideenförderung abgesprochen werden.

Bitte ergänze außerdem immer, welche Personen im Verkehrsmittel gefahren sind. Dies betrifft auch Taxifahrten, für die ebenfalls die Strecke und der Grund für die Benutzung des Taxis ergänzt werden müssen.

Mein Ticket wurde nicht entwertet, was muss ich bei der Einreichung tun?[Quelltext bearbeiten]

Sollte einmal bei deiner Fahrt kein Zugbegleiter/Schaffner zum Validieren deines ausgedruckten Tickets vorbeigekommen sein, schreibe dies einfach händisch auf deinen Beleg und schicke ihn an uns. Wenn du nur ein App-Ticket verwenden konntest, kannst du eine Kopie ausdrucken und darauf notieren, dass du ein App-Ticket verwendet hast. Du kannst uns das Dokument aber auch mit einem Hinweis darauf per E-Mail zukommen lassen und wir ergänzen diesen Hinweis dann.

Wie kann ich bei Zugverspätungen meine Fahrgastrechte geltend machen?[Quelltext bearbeiten]

Bei Zugverspätungen können die Fahrgastrechte privat geltend gemacht werden. Die gilt jedoch nur, sofern die Reise auch tatsächlich angetreten wurde und trotz der Verspätung eine Teilnahme an der Veranstaltung möglich war.

Finanzierung[Quelltext bearbeiten]

Kann ich einen Vorschuss bekommen?[Quelltext bearbeiten]

Ist die Vorauslage der Kosten durch den Reisenden aufgrund Höhe oder persönlicher Situation unzumutbar, wird auf Antrag ein Vorschuss gewährt. Dieser muss nicht begründet werden. Die Gewährung erfolgt mit der Genehmigung der Reise. Wird bei einer Reise ein Vorschuss gewährt, ist diese spätestens 10 Tage nach Reiseende bei der Geschäftsstelle abzurechnen. Oftmals können Kosten vom Team Ideenförderung direkt übernommen werden (Fahrt, Hotel, Catering usw.).

Verpflegung[Quelltext bearbeiten]

Rechnet jede Person ihren Verpflegungsmehraufwand ab oder soll lieber ein Restaurantbesuch organisiert werden?[Quelltext bearbeiten]

Gerade bei größeren Community-Veranstaltungen organisiert das Team Ideenförderung gern Catering oder übernimmt Restaurantkosten vor Ort, um die Verpflegung für Ehrenamtliche und den Abrechnungsaufwand gerade dort zu vereinfachen. Projektorganisierende melden sich dazu bitte rechtzeitig für die Zusage durch das Team Ideenförderung und teilen die voraussichtliche Teilnahmezahl mit; Restaurantempfehlungen sind gern gesehen. Dort sollte selbstverständlich auf Wirtschaftlichkeit geachtet werden: Es muss nicht das teuerste Gericht oder Getränk sein (zu Alkohol siehe den entsprechenden Abschnitt). Dies gilt auch für das Einkaufen bspw. für Veranstaltungen in lokalen Räumen. Bei Veranstaltungen wie Einweihungsfeiern können Ausnahmen gemacht werden, wende dich dazu oder bei Unsicherheit gern an das Team Ideenförderung. Stammtische und an Stammtische angedockte Veranstaltungen können nicht gefördert werden.

Die Projektorganisierenden können mit dem Team Ideenförderung vorher abklären, welche Variante am sinnvollsten ist. Gerade bei Gruppen bietet es sich an, jeweils Gruppenbuchungen durchzuführen. Bei Aktivitäten einzelner Personen kann es jedoch einfacher sein, den Verpflegungsmehraufwand abzurechnen. Dieser ist gesetzlich geregelt und kann grundsätzlich immer im Erstattungsformular als eigene Position angegeben werden.

Wie gebe ich den Verpflegungsmehraufwand richtig an?[Quelltext bearbeiten]

Bitte verwende ausschließlich das Formular auf https://www.wikimedia.de/extern/verpflegungsmehraufwand.html und gib dort deinen Abfahrts- und Reiseort (ggf. im Ausland) sowie die Zeiten an. Du musst nur angeben, welche Essen schon von Wikimedia Deutschland oder einer anderen Wikimedia- oder Partner-Organisation übernommen wurden (kreuze also bitte nicht an, wann du hättest essen wollen oder gegessen hast). Wenn für dich beispielsweise im Hotel Frühstück bezahlt war, kreuze bitte den Frühstücksposten für jenen Tag an. Sofern du jeden Tag an- und wieder abgereist bist, musst du für jeden Tag ein separates Formular ausfüllen. Üblicherweise organisiert dir das Team Ideenförderung eine Unterkunft oder nennt dir bei Kurzfristigkeit auch ein Budget für eine Unterkunft vor Ort, du kannst gegebenenfalls aber auch privat unterkommen und dies im Formular ergänzen.

Sofern du ein Verpflegungsmehraufwandformular einreichst, ergänze den dort genannten Betrag auch im Kostenerstattungsformular.

Kann Alkohol abgerechnet werden?[Quelltext bearbeiten]

Üblicherweise werden bei Veranstaltungen mit Verpflegung nur Bier und Wein erstattet. Bei besonderen Feierlichkeiten ist es möglich, nach Absprache mit dem Team Ideenförderung auch Sekt oder Ähnliches erstattet zu bekommen. Cocktails und härterer Alkohol können üblicherweise nicht abgerechnet werden. Bei Unsicherheit wende dich gern an das Team Ideenförderung.

Wie gehe ich mit Pfand um?[Quelltext bearbeiten]

Üblicherweise streichen wir Pfand aus den Erstattungsanträgen, außer wenn es absehbar ist, dass bei einem künftigen Einkauf Pfand gegengerechnet wird. Bitte wundere dich bei einem Einkauf für eine einmalige Veranstaltung nicht, wenn wir hier Abzüge machen müssen.

Muss ich für jede Veranstaltung eine Teilnahmeliste führen?[Quelltext bearbeiten]

Grundsätzlich gilt, dass es hinsichtlich anstehender Wirtschafts- oder Kassenprüfungen nötig ist, immer eine Teilnahmeliste zu führen, wenn es Verpflegung bei einer Veranstaltung, einem Workshop, einer Konferenz usw. gab und diese Kosten abgerechnet werden sollen – unabhängig davon, ob diese intern oder extern war. Dies trifft auf das Einkaufen von Lebensmitteln, bereitgestelltes Catering, spontane Essenslieferung und Restaurantbesuche gleichermaßen zu. Wenn Kleinigkeiten für diverse Veranstaltungen für einen geringen Betrag angeschafft werden (zum Beispiel in einem lokalen Raum), kann ausnahmsweise auf die Teilnahmeliste verzichtet werden. Dann genügt die Übermittlung der reinen Teilnahmezahl an Wikimedia Deutschland, gern auch gebündelt für mehrere derartige Veranstaltungen.

Zur Dokumentation sollen Realnamen angegeben werden. Der Anlass sollte ebenfalls auf der Teilnahmeliste dokumentiert werden. Sofern sich die am Essen teilnehmenden Personen geändert haben sollten, muss für jedes Essen separat eine Liste geführt werden oder erkennbar sein, wer wann an welcher Verpflegung teilgenommen hat. Die Teilnahmeliste können auch digital geführt und so per E-Mail an das Team Ideenförderung geschickt werden. Projektorganisierende können also auch im Nachgang die teilnehmenden Personen aufschreiben, Unterschriften von allen Teilnehmenden sind nicht nötig.

Unterkunft[Quelltext bearbeiten]

Ich habe ein passendes Hotel gefunden, soll ich gleich buchen?[Quelltext bearbeiten]

Nein, bitte buche nicht selbst, sondern teile uns dein Wunschhotel mit. Als gemeinnütziger Verein haben wir häufig mehr Verhandlungsspielraum als Einzelpersonen. Dies betrifft nicht nur den Preis selbst, sondern auch die Stornobedingungen. Wir achten darauf, dass idealerweise Zimmer bis zum Anreisetag noch kostenfrei oder kostengünstig storniert werden können.

Kann zur Absicherung der Kosten dem Hotel im Voraus eine Kostenübernahmeerklärung zugeschickt werden?[Quelltext bearbeiten]

Das Team Ideenförderung sendet üblicherweise im Voraus eine Kostenübernahmeerklärung (per Kreditkarte oder Rechnung) an die Unterkunft. Gern können Projektorganisierende beim Team nachfragen, ob dies erledigt wurde, sodass vor Ort niemand auf Kosten sitzen bleiben muss. Üblicherweise wird dies auch für das Frühstück und gegebenenfalls Stellplätze im Voraus geregelt.

Sollte für die Unterkunft eine Namensliste geführt werden?[Quelltext bearbeiten]

Bei Rechnungen von Hotels wird üblicherweise angegeben, wer übernachtet bzw. am Frühstück teilgenommen hat. Üblicherweise hat mit dem Hotel eine Kommunikation stattgefunden, aus der uns die Liste mit den Hotelgästen bekannt sein sollte. Sollte dies nicht der Fall sein, schicke uns bitte eine Liste mit den Hotelgästen zu. Die Formalien sind dabei dieselben wie bei der Verpflegung.