Wikipedia:Wikimedia Deutschland/FAQ und Hilfe zur Förderung

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Kontakt und länderspezifische Informationen:
Abkürzung: WP:WMDE/RKFAQ

Diese Seite beantwortet Fragen zur Förderung und den Förderrichtlinien von Wikimedia Deutschland.

Allgemein[edit source]

An wen wende ich mich für eine Förderung?[edit source]

Wenn du deinen Wohnsitz in Deutschland hast, wende dich an communityatwikimedia.de.

Muss ich meinen echten Namen öffentlich machen, wenn ich einen Projektantrag stelle?[edit source]

Nein. Deinen bürgerlichen Namen musst Du nur gegenüber Wikimedia Deutschland angeben. Diesen brauchen wir aus rechtlichen Gründen immer, wenn wir Kosten erstatten, oder Du ein Projekt organisierst. Informationen zur Datenverarbeitung durch Wikimedia Deutschland findest du in unserer Datenschutzerklärung für die Freiwilligenförderung.

Fahrt[edit source]

Wo und wie kann ich Reisekosten erstattet bekommen?[edit source]

Reisekosten müssen im Vorfeld der Reise von Wikimedia Deutschland per E-Mail beantragt und genehmigt werden. Weitere Details dazu findest Du hier: Wikipedia:Förderung/Reisekostenerstattungen.

Welche Bahnfahrten können erstattet werden?[edit source]

Bei einer Bahnfahrt werden Kosten bis zur Höhe des Normalpreises 2. Klasse (auch ICE; andere Bezeichnung: Flexpreis) inkl. Zuschlägen und Sitzplatzreservierungen übernommen. Eine Zugbindung sollte vornehmlich nur bei einer unveränderlichen Zeitplanung gewählt werden.

Ich benötige ein Ticket und kann oder will es nicht selbst übernehmen, könnt ihr dies für mich übernehmen?[edit source]

Solltest du, aus welchen Gründen auch immer, nicht in der Lage sein, das Ticket zu einer Veranstaltung, die den Förderrichtlinien von Wikimedia Deutschland entspricht, zu buchen, können wir dies für dich übernehmen. Dies betrifft sowohl Zug- als auch Flugtickets.

Darf/Sollte ich mir eine BahnCard kaufen?[edit source]

Eine BahnCard wird von Wikimedia Deutschland immer dann übernommen, wenn damit die Kosten der Reise insgesamt niedriger ausfallen. Eine BahnCard 25 amortisiert sich damit in der Regel schon mit der ersten oder zweiten Fahrt, eine BahnCard 50 nach meist drei oder vier Fahrten (je nach Entfernung).

Wenn du also während der nächsten zwölf Monate planst zu mehreren Veranstaltungen zu fahren, bei denen die Reisekosten über Wikimedia Deutschland abgerechnet werden können, dann können die Kosten für die Bahncard für diese zwölf Monate in der Regel übernommen werden. Beantrage die Bahncard dann bitte mit der ersten von Wikimedia Deutschland bewilligten Reise. Wenn du dir unsicher bist, frage per Mail an communityatwikimedia.de.

Mein Ticket wurde nicht entwertet, was muss ich bei der Einreichung tun?[edit source]

Sollte einmal bei deiner Fahrt kein Zugbegleiter/Schaffner zum Validieren deines ausgedruckten Tickets vorbeigekommen sein, schreibe dies einfach händisch auf deinen Beleg und schicke ihn an uns. Wenn du nur ein App-Ticket verwenden konntest, kannst du eine Kopie ausdrucken und darauf notieren, dass du ein App-Ticket verwendet hast. Du kannst uns das Dokument aber auch mit einem Hinweis darauf per E-Mail zukommen lassen und wir ergänzen diesen Hinweis dann.

Wie kann ich bei Zugverspätungen meine Fahrgastrechte geltend machen?[edit source]

Bei Zugverspätungen können die Fahrgastrechte privat geltend gemacht werden. Dies gilt jedoch nur, sofern die Reise auch tatsächlich angetreten wurde und trotz der Verspätung eine Teilnahme an der Veranstaltung möglich war.

Kann ich auch mit dem PKW fahren?[edit source]

Laut der Reisekostenordnung von Wikimedia Deutschland sind Bahnfahrten einer Reise mit dem PKW vorzuziehen. Sofern gesundheitliche, transporttechnische oder zeitökonomische Gründen dafür sprechen oder durch eine Fahrgemeinschaft diese wirtschaftlicher als einzelne Bahnfahrten sein sollten, muss solch eine Ausnahme vor Beginn der Reise genehmigt werden.

Für die Abrechnung von Autofahrten hast du mehrere Möglichkeiten: Du kannst uns einen Tankbeleg einreichen oder pauschal bis zu 0,30 € je Kilometer abrechnen, was alle Kosten für Fahrzeug, Treibstoff und Abgaben abdeckt. Schicke uns für Letzteres bitte eine Online-Karte mit der kürzesten Route zu, aus der wir die genauen Kilometer ablesen können. Bitte runde hier nicht auf oder ab. Es genügt, uns einen Link auf eine Online-Karte per E-Mail zu schicken; wir selbst drucken diese dann für die Buchhaltung aus. Andere Möglichkeiten können mit dem Team Ideenförderung abgesprochen werden.

Bitte ergänze außerdem immer, welche Personen im Verkehrsmittel gefahren sind. Dies betrifft auch Taxifahrten, für die ebenfalls die Strecke und der Grund für die Benutzung des Taxis ergänzt werden müssen.

Reisekosten zu Stammtischen[edit source]

Reisekosten zu Stammtischen können in der Regel nicht erstattet werden, da Stammtische ihrem Wesen nach nicht förderfähig sind.

Inhaltliches Programm bei Stammtischen, das zur Förderung Freien Wissens beiträgt, unterstützen wir jedoch, also z. B. Eintrittsgelder für Exkursionen, Kosten einer Stadtführung oder auch Kosten eines Referenten für einen Fachvortrag.

Wenn Du dir unsicher bist, ob wir Kosten übernehmen würden, schreibe eine E-Mail an communityatwikimedia.de.

Werden Anreisen aus Österreich oder der Schweiz gefördert?[edit source]

Siehe hierzu Förderrichtlinien – Förderung im Ausland (Abs. 4): Die Förderung von Freiwilligen mit ausländischem Wohnsitz erfolgt als Einzelfallprüfung. Sie orientiert sich am jeweiligen Nutzen für die deutschsprachigen Wikimedia-Projekte und geschieht in Absprache mit evtl. betroffenen Chaptern.

Unterkunft[edit source]

Ich habe ein passendes Hotel gefunden, soll ich gleich buchen?[edit source]

Geförderte Hotelbuchungen sollten nicht ohne Rücksprache mit Wikimedia Deutschland vorgenommen werden. Auch sollte keineswegs ohne Rücksprache eine Anfrage bei einem Hotel vorgenommen werden.

Kann zur Absicherung der Kosten dem Hotel im Voraus eine Kostenübernahmeerklärung zugeschickt werden?[edit source]

Das Team Ideenförderung sendet üblicherweise im Voraus eine Kostenübernahmeerklärung (per Kreditkarte oder Rechnung) an die Unterkunft. Gern können Projektorganisierende beim Team Ideenförderung nachfragen, ob dies erledigt wurde. Üblicherweise wird dies auch für das Frühstück und gegebenenfalls Stellplätze im Voraus geregelt.

Sollte für die Unterkunft eine Namensliste geführt werden?[edit source]

Bei Rechnungen von Hotels wird üblicherweise angegeben, wer übernachtet bzw. am Frühstück teilgenommen hat. Üblicherweise hat mit dem Hotel eine Kommunikation stattgefunden, aus der uns die Liste mit den Hotelgästen bekannt sein sollte. Sollte dies nicht der Fall sein, schicke uns bitte eine Liste mit den Hotelgästen zu. Die Formalien sind dabei dieselben wie bei der Verpflegung.

Verpflegung[edit source]

Rechnet jede Person ihren Verpflegungsmehraufwand ab oder soll lieber ein Restaurantbesuch organisiert werden?[edit source]

Gerade bei größeren Community-Veranstaltungen organisiert Wikimedia Deutschland gerne Catering oder übernimmt die Restaurantkosten vor Ort, um die Verpflegung für Ehrenamtliche und den Abrechnungsaufwand zu vereinfachen. Projektorganisierende melden sich dazu bitte rechtzeitig für die Zusage unter communityatwikimedia.de und teilen die voraussichtliche Teilnahmezahl mit. Restaurantempfehlungen sind gern gesehen. Dabei sollte in jedem Fall auf Wirtschaftlichkeit geachtet werden. Dies gilt auch für das Einkaufen bspw. für Veranstaltungen in lokalen Räumen. Wikimedia Deutschland übernimmt bei Restaurantbesuchen in der Regel ein Hauptgericht und alkoholfreie Getränke.

Die Projektorganisierenden sollten mit dem Team Ideenförderung vorher abklären, welche Variante am sinnvollsten ist. Gerade bei Gruppen bietet es sich an, jeweils Gruppenbuchungen durchzuführen. Bei Aktivitäten einzelner Personen kann es jedoch einfacher sein, den Verpflegungsmehraufwand abzurechnen. Dieser ist gesetzlich geregelt und kann grundsätzlich immer im Erstattungsformular als eigene Position angegeben werden.

Wie gebe ich den Verpflegungsmehraufwand richtig an?[edit source]

Bitte verwende ausschließlich das entsprechende Formular und gib dort deinen Abfahrts- und Reiseort (ggf. im Ausland) sowie die Zeiten an. Du musst nur angeben, welche Essen vor Ort von Wikimedia Deutschland oder einer anderen Wikimedia- oder Partner-Organisation übernommen wurden (kreuze also bitte nicht an, wann du hättest essen wollen oder gegessen hast). Wenn für dich beispielsweise im Hotel Frühstück bezahlt war, kreuze bitte den Frühstücksposten für jenen Tag an. Sofern du jeden Tag an- und wieder abgereist bist, musst du für jeden Tag ein separates Formular ausfüllen. Üblicherweise organisiert das Team Ideenförderung eine Unterkunft oder nennt dir bei Kurzfristigkeit ein Budget für eine Unterkunft vor Ort.

Bitte beachte, dass im Ausland andere Beträge für Verpflegungsmehraufwändungen gelten; das Online-Formular berechnet auch in diesem Fall die Beträge korrekt.

Sofern du ein Verpflegungsmehraufwandformular einreichst, ergänze den dort genannten Betrag auch im Kostenerstattungsformular.

Für Rückfragen zur Abrechnung des Verpflegungsmehraufwands wende dich gern an communityatwikimedia.de.

Kann Alkohol abgerechnet werden?[edit source]

Üblicherweise werden bei Veranstaltungen mit Verpflegung nur Bier und Wein erstattet. Bei besonderen Feierlichkeiten ist es möglich, nach Absprache mit dem Team Ideenförderung auch Sekt oder Ähnliches erstattet zu bekommen. Cocktails und härterer Alkohol können üblicherweise nicht abgerechnet werden. Bei Unsicherheit wende dich gern an das Team Ideenförderung.

Wie gehe ich mit Pfand um?[edit source]

Üblicherweise streichen wir Pfand aus den Erstattungsanträgen, außer wenn es absehbar ist, dass bei einem künftigen Einkauf Pfand gegengerechnet wird. Bitte wundere dich bei einem Einkauf für eine einmalige Veranstaltung nicht, wenn wir hier Abzüge machen müssen.

Muss ich für jede Veranstaltung eine Teilnahmeliste führen?[edit source]

Grundsätzlich gilt, dass es hinsichtlich anstehender Wirtschafts- oder Kassenprüfungen nötig ist, immer eine Teilnahmeliste zu führen, wenn es Verpflegung bei einer Veranstaltung, einem Workshop, einer Konferenz usw. gab und diese Kosten abgerechnet werden sollen – unabhängig davon, ob diese intern oder extern war. Dies trifft auf das Einkaufen von Lebensmitteln, bereitgestelltes Catering, spontane Essenslieferung und Restaurantbesuche gleichermaßen zu. Wenn Kleinigkeiten für diverse Veranstaltungen für einen geringen Betrag angeschafft werden (zum Beispiel in einem Lokalen Raum), kann ausnahmsweise auf die Teilnahmeliste verzichtet werden. Dann genügt die Übermittlung der reinen Teilnahmezahl an Wikimedia Deutschland, gern auch gebündelt für mehrere derartige Veranstaltungen.

Zur Dokumentation sollen Realnamen angegeben werden. Der Anlass sollte ebenfalls auf der Teilnahmeliste dokumentiert werden. Sofern sich die am Essen teilnehmenden Personen geändert haben sollten, muss für jedes Essen separat eine Liste geführt werden oder erkennbar sein, wer wann an welcher Verpflegung teilgenommen hat. Die Teilnahmeliste kann auch digital geführt und per E-Mail an das Team Ideenförderung geschickt werden. Projektorganisierende können also auch im Nachgang die teilnehmenden Personen aufschreiben, Unterschriften von allen Teilnehmenden sind nicht nötig.

Kostenerstattung[edit source]

Wann muss ich die Kostenerstattung beantragen?[edit source]

Die Bearbeitung von Kostenerstattungsanträgen bedarf einer gewissen Vorlaufzeit. Kostenerstattungen müssen daher mindestens drei Werktage vor der geplanten Aktivität beantragt werden (z. B. vor Reiseantritt bei Reisekostenerstattungsanträgen). Später eingereichte Anträge können in der Regel nicht mehr zugesagt werden.

Wohin muss ich die Kostenerstattung schicken?[edit source]

Bitte sende das Erstattungsformular mit allen benötigten Anhängen oder Belegen an folgende Adresse:

Wikimedia Deutschland e. V.
– Team Ideenförderung –
Postfach 61 03 49
10925 Berlin

Als Ansprechperson im Formular gib bitte deine Kontaktperson aus dem Team Ideenförderung an. Ein Hinweis auf das Team Ideenförderung erleichtert die Zuordnung der Kostenerstattungsanträge, deren Formulare auch von anderen Teams und Bereichen von Wikimedia Deutschland genutzt werden.

Muss ich grundsätzlich Originalbelege einreichen?[edit source]

Grundsätzlich gilt, dass jedes Dokument einfach an das Team Ideenförderung digital geschickt werden kann, welches man sonst auch ohne Probleme identisch aussehend ausdrucken könnte (bspw. Rechnungen externer Dienstleister, Flugtickets, Autostreckenkarten usw.). Validierte Tickets, handschriftlich unterschriebene Dokumente, mit Lettern gedruckte Belege, Kassenbons und Ähnliches benötigen wir jedoch im Original, von Briefmarken benötigen wir darüber hinaus nicht nur die Marke, sondern einen Zahlungsbeleg für diese eine Marke, um sie erstatten zu können. Sollten alle Belege elektronisch zugesandt werden können, ist es nicht notwendig, das Erstattungsformular allein postalisch einzuschicken – dies genügt hier dann als Scan oder Foto per E-Mail. Beim Versand von Dokumenten ist es für uns zur Digitalisierung der Belege hilfreich, wenn die einzelnen Blätter nicht zusammengetackert, sondern nur mit Büroklammern verbunden werden.

Es gibt hiervon zwei Ausnahmen:

  • Teilnahmelisten genügen in Kopie oder können gleich digital geführt und übermittelt werden.
  • App-Tickets können per E-Mail eingereicht werden (siehe den entsprechenden Abschnitt).

Kann ich beim Kauf von Fahrkarten Gutscheine einsetzen?[edit source]

Du kannst Gutscheine einsetzen, wir können jedoch nur die Kosten erstatten, welche nicht mit einem Gutschein bezahlt wurden.

Wieso werden die Beträge nicht genau so überwiesen, wie ich sie beantragt habe?[edit source]

Es ist möglich, dass wir kleinere Änderungen machen mussten (siehe Abschnitte Pfand, Kilometerangaben bei Autofahrten, Fremdwährung) oder es kleinere Rechenfehler gab. Solltest du Rückfragen zu deiner Kostenerstattung haben, kannst du dich natürlich an das Team Ideenförderung wenden.

Kann im Verwendungszweck „Erstattung“ ergänzt werden?[edit source]

Dies wird seit August 2017 von unserer Buchhaltung umgesetzt.

Ich habe nach einiger Zeit kein Geld überwiesen bekommen. Gibt es ein Problem?[edit source]

Das Team Ideenförderung bearbeitet die Kostenerstattungsanträge von Ehrenamtlichen mit hoher Priorität und wendet sich bei Rückfragen auch sofort an dich. Vor der Überweisung, die üblicherweise einmal wöchentlich passiert, werden sämtliche Rechnungen noch durch unsere Buchhaltung geprüft.

Solltest du nach drei Wochen noch immer keine Rückmeldung erhalten oder einen Zahlungseingang verzeichnet haben, melde dich bitte bei uns. Wir prüfen dann die Ursachen dafür.

Wieso muss ich die Belege innerhalb eines Monats einreichen?[edit source]

Alle Belege, die verspätet eingereicht worden sind, müssen zusätzlich durch den geschäftsführenden Vorstand genehmigt werden. Dafür muss eine außerordentliche Empfehlung des Teams Ideenförderung erstellt werden. Verspätet eingereichte Belege binden somit unnötig Zeit und Mehraufwand bei allen Beteiligten.

Wie gehe ich mit der Erstattung von Fremdwährungen um?[edit source]

Wenn du im Rahmen eines Projektes Kosten in Fremdwährungen (z. B. Schweizer Franken, US-Dollar usw.) einreichen möchtest, schicke uns bitte den dafür relevanten Abschnitt deines Kontoauszuges oder den Beleg aus der Wechselstube mit dem zugehörigen Euro-Betrag, sofern die Kosten über dein Konto per Kredit- oder EC-Karte abgewickelt wurden oder du vor Ort Geld abgeholt hast. Bitte ergänze diesen Betrag auf dem Kostenerstattungsantrag.

Nur im Fall einer Barzahlung ohne belegten Wechselkurs benutzen wir für die Umrechnung jedes Beleges den jeweils tagesaktuellen Kurs, der bei der Europäischen Zentralbank oder, wenn die Währung dort nicht geführt wird, unter Oanda nachgeschlagen werden muss.

Hast du jedoch vor Ort Geld abgehoben, muss ein Beleg eingereicht werden.

Ich kaufe für ein gefördertes Projekt ein und tätige gleichzeitig einen privaten Einkauf. Kann das beides auf eine Rechnung und ich streiche die privaten Posten durch?[edit source]

Nein. Bitte trenne die Ausgaben für geförderte Projekte, so strikt wie nur möglich, von deinen privaten Ausgaben.

Kann ich einen Vorschuss bekommen?[edit source]

Ist die Vorauslage der Kosten durch den Reisenden aufgrund Höhe oder persönlicher Situation unzumutbar, kann auf Antrag ein Vorschuss gewährt werden. Dieser muss nicht begründet werden. Die Gewährung erfolgt mit der Genehmigung der Reise. Wird bei einer Reise ein Vorschuss gewährt, ist diese spätestens zehn Tage nach Reiseende bei der Geschäftsstelle abzurechnen. Oftmals können Kosten von Wikimedia Deutschland auch direkt übernommen werden (Fahrt, Hotel, Catering usw.).

Mediendateien[edit source]

Sind Mehrfachlizenzen erlaubt?[edit source]

Du kannst Deine Werke gleichzeitig unter mehreren Lizenzen veröffentlichen. Für die Veröffentlichung auf Wikimedia Commons heißt dies, dass Du zusätzlich zu einer der in den Förderrichtlinien genannten Lizenzen eine oder mehrere als frei anerkannte Lizenzen verwenden kannst. Voraussetzung für die Förderungswürdigkeit durch Wikimedia Deutschland ist allerdings, dass bei einer Mehrfachlizenzierung eine der genannten CC-Lizenzen an erster Stelle steht: Empfohlen wird CC-BY-SA (4.0), außerdem anwendbar sind CC-BY-SA (3.0), CC-BY (4.0 und 3.0) und CC0.

Darf ich zusätzliche Hinweise anbringen?[edit source]

Zusätzliche Hinweise sind unproblematisch, wenn alle Richtlinien dazu eingehalten werden.

Was ist beim Hochladen von Mediendateien zu beachten?[edit source]

Beachte bitte die Angaben unter Category:Supported by Wikimedia Deutschland, wenn du Inhalte hoch lädst die mit Unterstützung von Wikimedia Deutschland entstanden sind oder freigegeben wurden.

Technische Ausrüstung[edit source]

Sollte Technik besser geliehen oder gekauft werden?[edit source]

Grundsätzlich kann dir von Wikimedia Deutschland jede benötigte Technik zur Verwirklichung deines Projekts zur Verfügung gestellt werden. Vorzugsweise greifen wir dabei auf intern vorhandene Technik zurück, wenn du aber besondere Technik benötigst, dann ist es auch möglich diese über einen externen Verleiher zu beziehen. Für Technik die wir häufiger leihen (z. B. Kameraausrüstung) greifen wir dafür auf Verleiher zurück mit denen wir gute Erfahrungen gemacht haben. In bestimmten Fällen ist es für Wikimedia Deutschland sinnvoll, Geräte nicht nur zu leihen sondern auch zu kaufen.

Im Einzelfall bedeutet das: Wenn es eine größere Anfrage gibt, versuchen wir mit Unterstützung und mit Informationen der Anfragenden abzuschätzen, wie oft ein Gerät wohl absehbar eingesetzt werden wird, und was es ungefähr kosten würde, diese Einsätze mit Mietequipment zu bestreiten. Wenn sich dabei ein klarer Kostenvorteil für den Kauf ergibt, kaufen wir Technik. In den anderen Fällen mieten wir.

Wenn du der Meinung bist, dass Wikimedia Deutschland ein Gerät kaufen und nicht nur extern anleihen sollte, dann schicke eine Mail an communityatwikimedia.de mit einer Begründung, warum das Gerät aus Deiner Sicht ständig vorrätig sein sollte.