Empfehlungsschreiben

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Ein Empfehlungsschreiben oder Empfehlungsbrief (auch Referenzschreiben) ist ein schriftliches Dokument mit einer positiv wertenden Empfehlung zugunsten einer Person. Während der Begriff Empfehlung eher ein schriftliches Dokument bezeichnet, das an einen bestimmten Adressaten gerichet ist, wendet sich ein Referenzschreiben meist an einen unbestimmten Adressaten (engl.: To whom it may concern). Eine Referenz soll die wohlwollenden Meinungsbildung über einen Bewerber unterstützen. Empfehlungen legen in der Regel den Schwerpunkt auf die Zukunft (Empfehlung für eine bestimmte Stelle), Referenzen legen in der Regel den Schwerpunkt auf Erfahrungen des Referenzgebers mit der sich bewerbenden Person Vergangenheit (erworbene Qualifikation, durchgeführte Tätigkeit).

Verwendung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Empfehlungsschreiben sind im angelsächsischen Sprachraum üblich (letter of recommendation, reference oder testimonial) und werden bei einer Bewerbung für eine Arbeitsstelle eingesetzt.[1] Oft werden in den USA drei Referenzen verlangt; sie ersetzen dort weitgehend Zeugnisse. Die Empfehlung wird dabei von einer Person ausgesprochen, die in einer Position ist, die diese Aussage über den Bewerber zulässt. Im deutschsprachigen Raum sind Empfehlungsschreiben im Vergleich zu den USA noch selten, aber als Zusatz zu einer Bewerbung immer wichtiger, auch wenn sie hier noch nicht die Arbeitszeugnisse ersetzen.[2] Da eine Berufsausbildung bzw. ein Studium in Europa immer weniger in standardisierte Karrieren mündet, dürften Empfehlungsschreiben auch im Vergleich zu Ausbildungs- und Hochschulzeugnissen insbesondere für Berufswechsler an Bedeutung gewinnen.[3]

Teilweise werden Empfehlungsschreibungen für Bewerbungen im religiösen Umfeld oder bei anderen Tendenzbetrieben verlangt. Diese werden dann von früheren Arbeitgebern oder Personen aus dem persönlichen Umfeld (etwa religiöse Amtsträger, Lehrer, Mitglieder derselben Glaubensgruppe) abgefasst. Dies kann auch Bewerbungen für ein Praktikum, einen Studienplatz oder ein Stipendium einschließen.

Die Referenz gewinnt durch den steigenden Anteil von freiberuflichen Mitarbeitern auch im deutschsprachigen Raum stark an Bedeutung. Da freiberufliche Mitarbeiter nicht in einem festen Beschäftigungsverhältnis stehen, bekommen sie in der Regel kein Arbeitszeugnis ausgestellt. Diese Lücke schließt die Referenz.

Im Unterschied zu einem Arbeitszeugnis, das von einem früheren Arbeitgeber ausgestellt wird, kann ein Empfehlungsschreiben prinzipiell von jeder dritten Person geschrieben werden. Um den gewünschten Effekt einer glaubwürdigen Beurteilung zu erreichen, ist es jedoch sinnvoll, wenn der Aussteller aufgrund seiner Position die Leistungen und die Persönlichkeit des Empfohlenen gut beurteilen kann und über ein gewisses professionelles oder gesellschaftliches Ansehen verfügt, zum Beispiel als Hochschullehrer, Politiker oder Geistlicher. Somit können nicht nur hauptberufliche Tätigkeiten beschrieben werden, sondern auch langjährige ehrenamtliche Tätigkeiten, Gruppenleitertätigkeiten bezeugt und qualifizierte Aussagen über soziale und andere Kompetenzen getroffen und in die Bewerbung eingebracht werden.

Gerade für Menschen ohne aussagefähige Zeugnisse oder für Tätigkeiten mit hoher Verantwortung sind sogenannte „Charakterreferenzen“ wichtig.[4] Dafür sind oft aussagefähige Details relevant (z. B.: jemand hat den Zentralschlüssel für eine Schließanlage mit Hunderten von Wohnungen verwaltet).

Der Empfehlungs- oder Referenzgeber sollten mit dem Bewerber klären, ob der zukünftige Arbeitgeber auf den Ersteller der Empfehlung oder Referenz zugehen darf. Zeugnisse und Referenzen werden zunehmend von der einstellenden Personalabteilung durch Rückfragen beim Empfehlungsgeber geprüft. Oft wird die Referenz auch nur mündlich eingeholt; in diesem Fall werden vom Bewerber nur Funktion und Kontaktdaten der Auskunftsperson(en) angegeben.

Aufbau[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Grundsätzlich ist für Empfehlungen oder Referenzen kein definierter Aufbau vorgeschrieben. Empfehlungen können von ihrem bestimmten Wesen her kürzer sein. Empfehlungen werden an einen Empfänger gerichtet, Referenzen haben in der Regel keinen bestimmten Empfänger. Bei Referenzen empfiehlt es sich die folgenden Inhalte aufzunehmen:

  • Betreff mit Hinweis auf Referent, Name der Person und Art der Tätigkeit
  • Beschreibung des Unternehmens und der referenzierten Stelle
  • Beschreibung der konkreten Aufgaben und der angewendeten Fähigkeiten
  • Qualitative Bewertung der Arbeitsleistung
  • Bewertung des Sozialverhaltens
  • Wunsch für die Zukunft

Weblinks[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

 Wiktionary: Empfehlungsschreiben – Bedeutungserklärungen, Wortherkunft, Synonyme, Übersetzungen

Einzelnachweise[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  1. www.e-fellows.net über englische Referenzen, Zugriff 17. Januar 2017.
  2. Andrea Frey: Die Karriereleiter hochgelobt, in: Die Zeit, 1. September 2011.
  3. Hans-Jürgen Weißbach, Barbara Weißbach: Der JobPromotor. Weiterbildungscurriculum. Band 2. Modul 5. Dortmund / Frankfurt a. M. 2012, ISBN 978-3-924100-41-4.
  4. Ein Beispiel für die Auswahl von Au-Pairs aus Neuseeland: [1] (pdf), Zugriff 17. Januar 2017.