Google Docs, Sheets, Slides und Forms

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Google Docs, Sheets, Slides und Forms ist ein kostenloses, webbasiertes Software-as-a-Service-Office-Paket von Google zur Erstellung von Textdokumenten, Tabellen, Präsentationen und Fragebögen. Der Dienst ist voll in den Filehosting-Dienst Google Drive integriert, in den alle erstellten Dokumente automatisch gespeichert werden.[1]

Der Dienst kann online im Webbrowser benutzt werden oder offline als Anwendung für Google Chrome, Android und iOS. Die Bestandteile Forms, Drawings und Fusion Tables und Forms sind jedoch nur als Webanwendungen erhältlich; Drawings auch als Chrome-App. Die Web-Version wird offiziell von den aktuellen Versionen der Webbrowser Firefox, Internet Explorer, Safari, Chrome und Microsoft Edge unterstützt, die unter den Betriebssystemen Windows, macOS und Linux laufen.[2] Aber auch mit anderen Browsern wie zum Beispiel Opera kann der Dienst genutzt werden.

Funktionen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Über die grafische Benutzeroberfläche können Dateien importiert, bearbeitet oder geteilt werden. Dokumente können außerdem in zahlreichen Dateiformaten exportiert werden. Dokumente werden automatisch auf den Google-Servern gespeichert, und es wird ein Bearbeitungslog angelegt, damit frühere Änderungen verfolgt werden können. Dokumente können zu Organisationszwecken markiert und archiviert werden. Eine einfache Suchen- und Ersetzen-Funktion ist vorhanden.[3]

Google Docs enthält ein Web-Clipboard-Tool, mit dem Benutzer Inhalte zwischen Google-Dokumenten, -Tabellen, -Präsentationen und -Grafiken kopieren und einfügen können. Das Web Clipboard kann auch benutzt werden, um Inhalte durch Kopieren und Einfügen zwischen verschiedenen Computern zu verschieben. Kopierte Daten werden auf den Google-Servern bis zu 30 Tage lang gespeichert. Für die meisten Kopieren-und-Einfügen-Vorgänge unterstützt Google Docs auch Tastaturkürzel.[4]

Am 11. März 2014 stellte Google Add-ons für Google Docs und Sheets vor, mit denen Benutzer aus den Add-on-Stores installierte Anwendungen benutzen können, um zusätzliche Funktionen für die Hauptdienste zu erhalten.[5] Außerdem wurde der Add-on-Store im Oktober 2014 auch für Google Forms zugänglich gemacht.[6]

Der Dienst in ein Bestandteil der G Suite.

Formate[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Die Anwendung unterstützt das Öffnen und Exportieren von vielen verschiedenen Dateiformaten. Es können jedoch nur in ein Docs-Format konvertierte Dateien bearbeitet werden, außer Office-Dateien, die in einem Office-Kompatibilitätsmodus geöffnet werden können. Dazu ist anzumerken, dass die Anzeige/Konvertierung nicht immer vollständig und fehlerfrei erfolgt (meist sind es deutlich sichtbare Formatierungsfehler). Beim Konvertieren eines Dokuments aus einem Microsoft-, OpenOffice- oder ODF-Format nach Google und zurück gehen einige Informationen und Funktionen verloren, und das Layout kann sich geringfügig verändern. Vor allem unterstützt Google keine Datei-/Dokumenteigenschaften (Metadaten), die über den Windows Explorer oder die entsprechenden Microsoft-Anwendungen verfügbar sind; beim Konvertieren eines Dokuments aus dem Google-Format werden keine Datei-/Dokumenteigenschaften angelegt.

Google bietet eine Erweiterung für Google Chrome an, Office-Bearbeitung für Docs, Sheets und Slides, mit der Benutzer Microsoft-Office-Dokumente in Google Chrome über die Apps Docs, Sheets und Slides betrachten und bearbeiten können. Mit der Erweiterung können auf dem Computer oder im Web (z. B. als E-Mail-Anhänge, Internet-Suchergebnisse usw.) gespeicherte Office-Dateien über Chrome geöffnet werden, ohne sie herunterladen zu müssen. Die Erweiterung ist im Chrome-OS-Betriebssystem automatisch installiert.[7]

Hochgeladene, aber nicht in Google-Docs-Format konvertierte Dateien dürfen bis zu 5 TB groß sein.[8]

Kollaboration[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Dokumente können geteilt, geöffnet und von mehreren Benutzern gleichzeitig bearbeitet oder kommentiert werden, und jede Veränderung kann von allen Benutzern parallel verfolgt werden. Es ist nicht möglich, Benutzern Änderungen zu melden, aber die Anwendung kann Benutzer benachrichtigen, wenn ein Kommentar oder eine Diskussion erstellt oder beantwortet wird, um eine direkte Zusammenarbeit zu ermöglichen. Die aktuelle Position eines Benutzers im Dokument wird durch eine spezifische Farbe bzw. einen spezifischen Cursor angezeigt.

Eine Chat-Leiste ermöglicht Benutzern das Besprechen von Änderungen. Außerdem können Benutzer sich über das enthaltene Bearbeitungslog einen Überblick über die an einem Dokument vorgenommenen Änderungen verschaffen, wobei jeder Mitarbeiter eine eigene Farbe hat. Benutzer können nicht kontrollieren, wie oft Überarbeitungen abgespeichert werden. Ein neues Feature, das im Juni 2014 eingeführt wurde, erlaubt es jedem Benutzer mit Kommentarfreigabe, Änderungsvorschläge zu machen. Dieses Feature ist allerdings aktuell nur für Dokumente verfügbar.[9]

Komponenten[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Textverarbeitung (Docs)[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Bildschirmfoto des Texteditors
Logo von Google Docs

Erwähnenswerte Funktionen der Textverarbeitung sind ein Formeleditor sowie Diskussionen mit E-Mail-Benachrichtigung. Es ist durch eine OCR-Funktion möglich, anhand der Analyse von Bildern und PDF-Dateien Texte zu erstellen.[10] Hochgeladene und in das Google-Docs-Format konvertierte Dokumente dürfen nicht größer als 50 MB sein und nicht mehr als 1.024.000 Zeichen, unabhängig von Seitenanzahl oder Schriftgröße, enthalten.[8]

Im September 2009 wurde ein Gleichungseditor hinzugefügt, der das Format LaTeX unterstützt; allerdings fehlt eine Funktion zur Nummerierung von Gleichungen.[11][12] Am 15. Mai 2012 erhielt Google Docs ein Recherche-Tool.[13] Es ermöglicht Benutzern beim Bearbeiten eines Dokuments den problemlosen Zugriff auf Google Search über einen Seitenbalken.[14] Seit dem 28. Februar 2017 können zudem Notizen aus Google Keep in ein Dokument eingefügt werden.[15]

Dateien der folgenden Formate können betrachtet und in das Docs-Dokumente konvertiert werden:[16][8]

  • Für Dokumente: .doc (falls neuer als Microsoft Office 95), .docx, .docm .dot, .dotx, .dotm, .html, Nur-Text (.txt), .rtf, .odt
  • Für OCR: .jpg, .gif, .png, .pdf[17]

Präsentationen (Presentations)[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Präsentationen können aus Text, Tabellen, Zeichnungen, Bildern und Videos bestehen. Die Wiedergabe erfolgt direkt im Browser, am besten im Vollbildmodus, oder über Googles Chromecast.[18] Hochgeladene und in das Google-Slides-Format konvertierte Präsentationsdateien können bis zu 100 MB groß sein.[8] Es werden die Dateiformate .ppt (falls neuer als Microsoft Office 95), .pptx, .pptm, .pps, .ppsx, .ppsm, .pot, .potx, .potm und .odp unterstützt.

Tabellenkalkulation (Sheets)[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Dieser Dokumententyp beherrscht Formelverarbeitung, Formatierung und Sortierung. Er erlaubt außerdem das horizontale und vertikale Verbinden von Zellen. Darüber hinaus können .xls (falls neuer als Microsoft Office 95), .xlsx, .xlsm, .xlt, .xltx, .xltm .ods, .csv, .tsv, .txt, .tab Dateien importiert und Excel-, CSV- und OpenDocument-, PDF- und HTML-Dateien exportiert werden. Tabellendateien im Google-Sheets-Format dürfen nicht mehr als 2 Millionen Zellen besitzen.[8]

Im April 2007 wurde die Diagramm-Funktion eingeführt.[19] Wie bei anderen Office-Paketen ist es seitdem auch möglich, Zellen bei Tabellen automatisch ausfüllen zu lassen.[20]

Google Sheets enthält außerdem Google Apps Script, um Code in Dokumente einzufügen, ähnlich wie Visual Basic for Applications bei Microsoft Office. Die Scripts werden entweder vom Benutzer aktiviert oder durch ein Ereignis ausgelöst.[21][22]

Formulare (Forms) [Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Seit Februar 2008 war es mit „Google Docs – Forms“ als Teil des damaligen „Google Text und Tabellen“ möglich, Formulare online zu erstellen und Links zu Online-Umfragen oder Umfragen direkt per E-Mail zu verschicken.[23] Der Empfänger kann das Formular direkt in der E-Mail-Nachricht oder online auf einer Google-Seite ausfüllen und wieder abschicken. Mit den gesammelten Antworten erstellt Google Drive automatisch Statistiken, die im Tabellen-Editor geöffnet und bearbeitet werden können. Für die Antworten können verschiedene Typen vorgegeben werden: Freitext, eine Auswahlfrage, Ankreuzvorschläge, eine Skala oder eine Position in einem Gitter. Bei Auswahlfragen wird das Ergebnis von Umfragen in Tortendiagrammen und mit Anzahl der Stimmen und den Prozentwerten der Antworten dargestellt.[24][25]

Zeichnungen (Drawings)[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Google Drawings ermöglicht Benutzern das Erstellen, Teilen und Bearbeiten von Bildern oder Grafiken. Es lassen sich damit Schaubilder, Diagramme, Entwürfe, Flussdiagramme usw. anfertigen. Das Tool enthält einen Teil der Funktionen von Google Slides, aber mit anderen Vorlagen. Dazu gehören die Anzeige von Grafiken mit präzisen Hilfsrastern, Anpassung an das Raster durch Klicken, automatische Aufteilung und das Einfügen von Zeichnungen in andere Google-Dokumente, -Tabellen oder -Präsentationen.[26][27] Exportformate sind PNG, JPEG, SVG und PDF, Importformate .wmf und .emf.

Google Cloud Connect[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Google Cloud Connect war ein Plug-in für Microsoft Office 2003, 2007 und 2010, das alle Word-Dokumente, PowerPoint-Präsentationen oder Excel-Tabellen unter Google Docs in den Google-Docs- oder Microsoft-Office-Formaten speichern konnte. Die Online-Kopie wird bei jedem Speichern des Microsoft-Office-Dokuments automatisch gespeichert. Microsoft-Office-Dokumente können offline bearbeitet und später online synchronisiert werden. Google Cloud Sync ist mit früheren Versionen von Microsoft-Office-Dokumenten kompatibel und ermöglicht die parallele Bearbeitung desselben Dokuments durch mehrere Benutzer.[28][29] Allerdings wurde Google Cloud Connect am 30. April 2013 eingestellt, weil Google Drive dieselben Aufgaben mit besseren Resultaten erfüllt.[30]

Siehe auch[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Einzelnachweise[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  1. Google Drive. Google. Abgerufen am 1. Dezember 2012.
  2. Anforderungen an Betriebssystem und Browser. Google.com. Abgerufen am 12. Juni 2009.
  3. Google Docs. April 2014.
  4. Text und Bilder kopieren und einfügen. Google. Abgerufen am 24. Juli 2014.
  5. Add-ons for Docs and Sheets. In: Google Drive Blog. Google. Abgerufen am 17. April 2014.
  6. Add-ons for Forms.
  7. Office Editor. Google. Abgerufen am 30. Juli 2014.
  8. a b c d e Auf Google Drive speicherbare Dateien.
  9. A new Google Docs. (Nicht mehr online verfügbar.) In: Google Docs Blog. Google, 12. April 2010, ehemals im Original, abgerufen am 26. März 2017.@1@2Vorlage:Toter Link/googledocs.blogspot.in (Seite nicht mehr abrufbar; Suche in Webarchiven)
  10. Google Drive – Betriebssystem in der Cloud 8. Abgerufen am 27. März 2011 (deutsch).
  11. Google Docs Has an Equation Editor. Google Operating System: Unofficial news and tips about Google. Abgerufen am 17 April 2014.
  12. Writing Equations in Google Docs. The Chronicle of Higher Education. Abgerufen am 17. April 2014.
  13. Find facts and do research inside Google Documents.
  14. Vorgeschlagene Inhalte in einem Dokument ansehen und verwenden. In: google.com.
  15. Google brings your Keep notes directly into Docs
  16. Mit Office-Dateien arbeiten.
  17. PDF- und Fotodateien in Text konvertieren
  18. Folien im Vollbildmodus präsentieren
  19. Yoah Bar-David: How to make a pie. In: Docs Blog. Google Inc., 18. April 2007, abgerufen am 25. März 2011 (englisch).
  20. Andy Bonventre: Lazy Wednesday... In: Docs Blog. Google Inc., 5. September 2007, abgerufen am 25. März 2011 (englisch).
  21. David Meyer: Google Apps Script gets green light. 20. August 2009. Abgerufen am 28. März 2011. 
  22. Klint Finley: Google Apps Now Offers Business Process Automation on Google Sites with Scripts. In: ReadWriteWeb, 22. Oktober 2010. Abgerufen am 28. März 2011. 
  23. „Google Docs – Forms“ (englisch)
  24. Create a survey using Google Forms. In: google.com.
  25. Andy Wolber: Use Google Forms to create a survey. techrepublic.com. Abgerufen am 26. März 2014.
  26. Zeichnungen erstellen und bearbeiten. Google. Abgerufen am 26. März 2014.
  27. Sebastion Anthony: Google Docs Drawing tool removes any reason to use MS Paint ever again. Abgerufen am 26. März 2014.
  28. Google Cloud Connect for Microsoft Office available to all
  29. Now Anyone Can Sync Google Docs & Microsoft Office. In: Mashable. 24. Februar 2011.
  30. Migrate from Google Cloud Connect to Google Drive. Google. Abgerufen am 26. März 2014.