Aktenvermerk

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Der Aktenvermerk, der „Vermerk für eine Akte“, ist vor allem in der öffentlichen Verwaltung, aber auch in sonstigen Administrationen, in denen Akten geführt werden, gebräuchlich. Es handelt sich um einen schriftlichen Vermerk, der zu einem konkreten Vorgang gefertigt wird und in die entsprechende physische Akte eingeheftet wird.[1] Aktenvermerke haben unterschiedliche Gründe, z. B.:

  • Ein Vorgesetzter fordert eine Zusammenfassung eines bestimmten Vorgangs.
  • Ein Sachbearbeiter konkretisiert seine Beobachtungen und Überlegungen zu einem bestimmten Vorgang.
  • Vorlage eines besonderen Sachverhaltes zur Kenntnisnahme des Vorgesetzten bzw. zur Absicherung beim Vorgesetzten.
  • Vor Erlass eines Verwaltungsaktes/Bescheides wird bei komplizierten Sachverhalten oder bei bestimmten durch interne Anweisung bezeichneten Sachverhalten ein Aktenvermerk in der Regel vom normalen Sachbearbeiter gefertigt. Üblich ist eine Gegenzeichnung bzw. die Einholung des Einverständnisses durch Vorlage beim vorgesetzten Sachbearbeiter und/oder Referenten.
  • Ein Mitarbeiter unterrichtet seine Amts- oder Geschäftsführung über den Stand eines bestimmten Projekts.
  • Festhalten eines Telefonats oder einer Verhandlung (Telefonvermerk).

Der Aktenvermerk ist ein Mittel der gegenseitigen Information in einem konkreten Fall. Er soll dazu dienen, das beim Verfasser des Aktenvermerks vorhandene Wissen über einen Vorgang Dritten dauerhaft, zusammengefasst und geordnet zugänglich zu machen. Insbesondere in der öffentlichen Verwaltung tragen Aktenvermerke damit wesentlich dazu bei, das Verwaltungshandeln nachvollziehbar und transparent zu machen, was eine wichtige Grundbedingung des Rechtsstaats darstellt.

Aktenvermerke werden auch in der standardisierten Form ausgefüllter Vordrucke gefertigt. Sie können auch per Telefax oder durch interne E-Mails übermittelt werden. Einen Beweiswert hat der Aktenvermerk nur, wenn er zeitnah gefertigt wird. Nachträgliche Aktenvermerke sind fast nur als Gedächtnisvermerke relevant.

Ein Vermerk ähnelt einer Aktenverfügung, die sich regelmäßig einer Verfügung anschließt.

Syntax und Abkürzungen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Aktenvermerke kennen eine Vielzahl von Besonderheiten hinsichtlich Abkürzungen und Syntax, die sich stark zwischen den unterschiedlichen Verwaltungstraditionen in Justiz und Exekutive aber auch nach Regionen unterscheiden können.

Weit verbreitet sind Abkürzungen wie AV oder Vmk. („Aktenvermerk“, „Vermerk“, leiten einen Vermerk ein) sowie UZ („Unterzeichner“) oder BE („Berichterstatter“), womit der Verfasser des Vermerks sich selbst bezeichnet.

Ein Vermerk muss als solcher erkennbar sein, daher trägt er oft die Überschrift „Vmk“. Er trägt in der Regel ein Datum (entweder einleitend oder am Ende), bei langen Vermerken das Datum der Fertigstellung. Häufig wird der Vermerk aus neutraler Perspektive („Es meldet sich Herr Müller und erklärt …“) oder aus der Perspektive eines imaginären, unbeteiligte Dritten geschrieben („Beim UZ spricht Herr Müller vor. Er erklärt …“). Dies deswegen, weil der Vermerk gleichsam selbst – und nicht dessen Verfasser – zu seinem Leser spricht. Ein Vermerk wird mit dem Namen und der Dienstbezeichnung unterschrieben, während eine Verfügung nur mit der Paraphe abgezeichnet wird.

Literatur[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Hans G. Raatz, Wolfgang Boochs: Der Schriftverkehr beim Finanzamt. Allgemeine Einführung. Schaeffer-Poeschel Verlag, Stuttgart, S. 19–24.

Einzelnachweise[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  1. Fachanwaltsordnung (FAO) § 17.