DIN 5008

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Logo des Deutschen Instituts für Normung DIN 5008
Bereich Büro und Verwaltung
Regelt Textverarbeitung
Kurzbeschreibung Schreib- und Gestaltungsregeln
Letzte Ausgabe 5.2005 (Neufassung)
ISO

Die DIN-Norm DIN 5008 (die aktuelle Version stammt vom Mai 2005) legt Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung fest. Sie gehört zu den grundlegenden Normen für Arbeiten im Büro- und Verwaltungsbereich.

Die Festlegungen und Empfehlungen für die PC-Textverarbeitung und das Maschinenschreiben legen Satzzeichen, Schriftzeichen für Wörter, Rechenzeichen, Formeln, Zahlengliederungen, Tabellen sowie die Gliederung von Texten fest, um eine Anleitung zu geben, Schriftstücke zweckmäßig und übersichtlich zu gestalten.

Bis 1996 wurden bei der Festlegung der DIN 5008 ausnahmslos Schreibmaschinen berücksichtigt, seit der Neufassung von 1996 wurden insbesondere auch PC-Textverarbeitungsprogramme bei der Festlegung der Norm beachtet. Dies gilt um so mehr noch für die Neufassungen in den Jahren 2001 und 2005.

Am 18. Januar 2005 wurden vom Deutschen Institut für Normung Änderungen der DIN 5008:2001 beschlossen und im Mai 2005 veröffentlicht. Diese ist die Umsetzung des im Juli 2004 vorgeschlagenen Entwurfs DIN 5008/A1:2004-07 und soll die Maschinenlesbarkeit von Schriftstücken verbessern; eine der wesentlichen Änderungen ist, dass nun bei der Postanschrift sämtliche Leerzeilen entfallen und das Länderkürzel nicht mehr vor die Postleitzahl gesetzt werden soll.

Inhaltsverzeichnis

[Bearbeiten] Normen

In Deutschland galt früher die Norm DIN 1355 (siehe DIN-Taschenbuch 102 von 1989). In dieser Norm wurden „v. Chr“ bzw. „n. Chr“ verbindlich vorgeschrieben. Inzwischen ist für das numerische Datumsformat in der Internationalen Norm ISO 8601 die Form „Jahr-Monat-Tag“ festgelegt, die für Deutschland und Österreich uneingeschränkt gültig ist (abgeleitet aus ISO 8601 von 1988). Darin wird auf eine Datierung bezüglich vor oder nach Christus nicht mehr eingegangen. (ISO 8601 in der Version aus dem Jahre 2004 lässt für Datumsangaben vor dem 15. Oktober 1582 ein Jahr Null und Jahresangaben mit negativem Vorzeichen und rückwirkend angewandtem Gregorianischem Schaltverfahren zu, aber ausdrücklich nur in Absprache zwischen den beteiligten Parteien.)

[Bearbeiten] Professorenproblem

Berufs- und Amtsbezeichnungen werden für gewöhnlich im Anschriftsfeld von Briefen und Briefköpfen rechts neben „Frau“ und „Herrn“ geschrieben, akademische Grade dagegen direkt vor den Namen, also eine Zeile tiefer als die Berufs- und Amtsbezeichnungen. Da in der Empfängerbezeichnung nicht erkennbar ist, ob es sich bei „Professor“ um eine Amtsbezeichnung oder eine akademische Würde handelt, wurde nun einheitlich geregelt, dass „Prof.“ immer unmittelbar vor dem Namen steht – also auch für den Fall der Amtsbezeichnung.

[Bearbeiten] Regelungen im Einzelnen

Optischer Eindruck eines DIN-gemäßen Formbriefes

[Bearbeiten] Postanschrift

Das Anschriftenfeld ist auf Maschinenlesbarkeit für die vollautomatische Sortierung ausgerichtet. In verschiedenen DIN-Vorgaben (u. a. DIN 676) werden zusätzlich auf Wunsch der Deutschen Post AG und des Weltpostverbandes UPU genaue Maße angegeben, die bei der Beschriftung im Geschäftsbereich beachtet werden sollen.

Grundsätzlich ist jetzt auch eine einfache Absenderangabe oberhalb des Anschriftfeldes vorgesehen. Die erste tatsächliche Anschriftzeile ist die vierte Zeile des Adressfeldes, deren Position bindend ist. Nicht verwendete Zeilen bleiben oben bzw. unten einfach frei.

Bis vor einigen Jahren war es Standard, bei internationalen Sendungen den Ländercode vor die Postleitzahl zu schreiben. Diese Vorgehensweise ist jedoch veraltet und soll nicht mehr angewendet werden. Stattdessen sind sowohl Bestimmungsort als auch -land in lateinischen Großbuchstaben zu notieren. Zudem ist bei internationalen Sendungen zu beachten, dass der Bestimmungsort in der Sprache des Bestimmungslandes verfasst werden soll. Das Bestimmungsland soll nur in deutscher Sprache angegeben werden; alternativ dazu sind Angaben des Bestimmungslandes in englisch oder französisch zulässig.[1]

[Bearbeiten] Körper des Briefes

  1. Zeilen beginnen an der sogenannten Fluchtlinie (2,41 cm vom linken Seitenrand entfernt). Die einzelnen Absätze des Briefes werden jeweils durch eine Leerzeile abgetrennt.
  2. Der Briefkopf kann individuell gestaltet werden, z. B. mit Firmenbezeichnung, Werbetext, Grafik.
  3. Der klein gedruckte Absender über dem Anschriftenfeld enthält die Adresse gegebenenfalls in verkürzter Form. Bei geschickter Platzierung (und Faltung) passt auch diese Zeile noch in das Fenster eines Fensterkuverts.
  4. Das EDV-gerechte Anschriftenfeld ist 9-zeilig nach internationaler Normung aufge‎baut: 3 Zeilen für die Zusatz- und Vermerkzone (ZVZ), 6 Zeilen für die Anschriftzone ‎‎(AZ). Es beginnt ca. 3,39 cm unterhalb des oberen Blattrandes. Leerzeilen innerhalb ‎des Anschriftenblocks entfallen seit Neuestem vollständig. Alle Zusätze stehen unmittelbar über der ‎Empfängeradresse, die immer in der 4. Zeile beginnt. Bei Auslandsanschriften werden ‎Bestimmungsort und Land in GROSSBUCHSTABEN geschrieben.‎ Sollte der Bestimmungsort einen Ortsteil haben, dann wird dieser vor der Straße eingeschoben (siehe Infobroschüre der Post vom 1. Juli 2006).
    • 3. ZVZ – z. B. elektronische Freimachungsvermerke
    • 2. ZVZ – z. B. Vorausverfügung Nicht nachsenden!
    • 1. ZVZ – z. B. Einschreiben / Recommandé
    • 1. AZ – Firma (= Name des Unternehmens)
    • 2. AZ – Anrede, ggf. Berufs- oder Amtsbezeichnungen
    • 3. AZ – ggf. Akademische Grade (z. B. Dr., Dipl.-Ing., Dipl.-Hdl.), Name
    • 4. AZ – Straße/Hausnummer (ggf. // App.-Nr.), Postfach
    • 5. AZ – Postleitzahl und Ort (BESTIMMUNGSORT)
    • 6. AZ – (LAND)
  5. Der Raum rechts neben dem Anschriftfeld bleibt normalerweise frei für die Eingangs- und Bearbeitungsvermerke des Empfängers.
  6. Die Bezugszeichenzeile enthält die Bezugszeichen des Absenders, also Angaben zum bisherigen Schriftverkehr, die Durchwahlnummer, den Namen der Sachbearbeiterin oder des Sachbearbeiters, das Datum und gegebenenfalls Diktatzeichen (z. B. fan8-cc). Das Datum wird numerisch 2006-06-07 (JJJJ-MM-TT) oder alphanumerisch 7. Juni 2006 geschrieben (Datumsformat nach ISO 8601).
    • In einem Kommunikationsblock rechts neben der letzten Zeile des Anschriftfelds können z. B. Telefonnummer und/oder Faxnummer stehen. Die E-Mail-Adressierung, die Bankverbindung(en) mit Bankleitzahl und IBAN und weitere wichtige Geschäftsangaben – wie z. B. Handelsregister-Eintragung und Umsatzsteuer-Identifikation-Nummer – werden normalerweise in den Fußzeilen des Schreibens angegeben.
    • Der Betreff in Form einer stichwortartigen, kurzen und sinnvollen Inhaltsangabe beginnt an der Fluchtlinie, wird nicht unterstrichen und endet ohne Punkt. Das Wort Betreff selbst wird keinesfalls (mehr) geschrieben. Darunter bleiben zwei Zeilen frei.
    • Die Anrede wird mit einer Leerzeile vom Text abgesetzt. In manchen kaufmännischen Briefen, insbesondere bei Formularen, kann eine persönliche Anrede weggelassen werden.
  7. Der Brieftext sollte empfängerbezogen und möglichst übersichtlich und verständlich sein:
    • Gliederung in Abschnitte durch je eine Leerzeile
    • Hervorheben wichtiger Angaben (z. B. Fristen, Termine) durch Einrücken und Leerzeilen oder besondere Schriftarten und Schriftstile (auch Sperrsatz)
    • Formulierung in einem klaren, guten und anschaulichen Deutsch
    • Verzicht auf umständliche und altmodische Ausdrucksweisen
  8. Der Gruß beginnt ebenfalls an der Fluchtlinie und wird durch eine Leerzeile vom Text abgetrennt. Auch die kaufmännischen Grußformeln unterliegen der Mode, heute üblich sind beispielsweise Mit freundlichen Grüßen oder Hochachtungsvoll.
    • Nach der Grußformel bleibt wieder eine Zeile frei. Danach folgen
    • drei Leerzeilen für Unterschrift und Firmenstempel und
    • zuletzt der Name der/des Unterzeichnenden, ggf. mit Zusatzangaben.
    • Der Gruß soll nie ohne verbindenden Text auf einem Blatt stehen, da sonst eine eindeutige Zuordnung einer rechtsverbindlichen Unterschrift zum Schriftstück erschwert würde.
  9. Anlagen- und Verteilervermerke werden gegebenenfalls durch eine Leerzeile abgetrennt unter den Unterzeichnernamen oder rechts neben den Grußteil geschrieben. Die Anlagen sollten bereits im Brieftext erwähnt werden und können (nochmals) genau aufgezählt werden.

[Bearbeiten] Fußbereich

Der Fußbereich erscheint im Allgemeinen nur auf der ersten Seite eines Geschäftsbriefes.

[Bearbeiten] Siehe auch

[Bearbeiten] Literatur

[Bearbeiten] Einzelnachweise

  1. ↑ Deutsche Post: Richtig Adressieren

[Bearbeiten] Weblinks

Von „http://de.wikipedia.org/wiki/DIN_5008“
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