Kassensystem

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Unter einem Kassensystem versteht man eine EDV-Lösung zur Einbindung von Peripheriegeräten oder -software mit einer PC- oder elektronischen Registrierkasse. Eine PC-Kasse verwendet ein marktgängiges Betriebssystem und kann die Daten auf einem internen Datenträger oder per Datenübermittlung extern archivieren. Bei elektronischen Registrierkassen wird oftmals ein proprietäres Betriebssystem eingesetzt und die Daten werden zumeist in der Kasse auf Datenträger gespeichert. Der Trend, Geschäftsdaten in die Cloud auszulagern, zeigt sich mittlerweile auch bei Kassensystemen. Da die GoBS und GdPdU strenge Anforderungen an die Aufzeichnung und Archivierung von Geschäftsvorfällen stellen (siehe Abschnitt zu den steuerrechtlichen Anforderungen), dient die Cloud oft als Sicherheitsbackup der lokal gespeicherten Daten.

Weitere Bestandteile der Kassenhardware können sein: Thermobondrucker für den Ausdruck von Bons und Rechnungen, Barcodescanner, Kassenschublade, programmierte Kassentastatur, Kundenanzeige, ein EFT-Zahlungsterminal und wahlweise Etikettendrucker. Statt programmierte Tastaturen kommen heute oftmals Touchmonitore zum Einsatz. Die Kassensoftware ist ein Programm, welches den Kassiervorgang abbildet und den Geschäftsvorfall dokumentiert.

Es gibt zwei Arten von Kassensysteme: für die Gastronomie und für den Handel.

Gastronomie[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

In der Gastronomie werden Kassensysteme nicht nur als Registrierkassen herangezogen, sondern haben auch die Funktion als Bestell- und Informationssysteme. Der Funktionsumfang am Kassensystem für die Gastronomie unterscheidet sich nach Typ: Gastronomie mit Tischen oder Fast Food / Systemgastronomie. Die Systemgastronomie hat meist keine Tischbedienung und benötigt Funktionen wie Cash und Carry. Der Bestell- und Zahlvorgang findet in einem Kassierablauf statt. Die Gastronomie mit Tischen benötigt Funktionen wie: Tisch buchen, Umbuchen, Tisch Splitten, Tisch zahlen.

Bei diesen Systemen wird in der Regel auf einen Tisch gebucht, diese Buchungen können dann gesplittet (auf einen anderen Tisch gebucht) werden. Weiters werden Bons erzeugt. Man unterscheidet prinzipiell zwischen Arbeitsbons, die der internen Ablaufplanung dienen (Erstellung am Schank- oder Küchendrucker) und Kassenbons, die an den Gast ausgegeben werden und formalen Kriterien entsprechen müssen. Kassenbons können als Sammelbon oder Einzelbon gedruckt werden. Mit dem Einsatz von Tablet-PCs in gastronomischen Betrieben ist auch die Verwendung von berührungsinteraktiven Tablets (oder Touch-Screens) in Küche- oder Schankbereich alternativ zum Arbeitsbon möglich. Die komplette Bestellung oder eine Zusatzbestellung kann direkt am mobilen Terminal des Kellners vorgenommen oder bearbeitet und an die verschiedensten Stationen weitergeleitet werden. Abrechnungen der offenen Tische, und Zusammenlegen der Tische sind heute in diesen Systemen Standard. Gute Systeme bieten hier noch Erweiterungen: Gutscheinverwaltung, Standverwaltung, Kundenverwaltung, Statistiken, diverse Zahlungswege sowie bargeldloses Bezahlen. Ebenso wird in ersten Systemen bereits eine kombinierte Abarbeitung von Sofortverkauf und Tischservice angeboten, auch die Umwandlung von Sofort- auf Tischverkauf. Einige Lösungen bieten auch Zeiterfassungstools, automatische Paketverwaltung, halb- und vollautomatische Reservierungsplattformen in sehr umfangreicher Ausstattung an.

Handel[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Im Handel werden Kassensysteme auch genutzt, um die Gewohnheiten und Vorlieben einzelner Kunden zu erfassen. Ca. 58 % aller Verkäufe im Handel werden auf eine Kundenkarte, Bonuskarte o.ä. verkauft. Die meisten im Handel verwendeten Kassensysteme stehen in Verbindung mit einer Materialwirtschaft oder Finanzbuchhaltung. Diese ermöglichen einen Datenaustausch der Lagerartikel, Kundenstatistiken und Umsatz per Warengruppen. Verkäufe finden ausschließlich über einen Strichcode oder PLU-Code statt. Ausnahmen hier für sind Verkäufe die nach Gewicht abgerechnet werden (Gemüse, Obst usw.) Zum Unterschied zu einem Kassensystem in der Gastronomie wird hier keine Bons erzeugt, sondern die Ware wird direkt verkauft oder als Lieferschein gebucht. Selbstverständlich haben gute Kassensysteme Verkäufe auf verschiedenen Zahlungswegen (Bar, Gutschein, Kreditkarten), Gutscheinverwaltung, Kundenkontoverwaltung und Abrechnung und Kontrolle der Kassiererin oder des Kassiers, Schnittstellen zu externen Geräten wie Waagen oder Bankomat-Terminals.

Technische Ausstattung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

PC-gestützte Kassensysteme bestehen aus zwei Komponenten: Kassenhardware und Kassensoftware. Die meisten Kassenhändler vertreiben Hardware und Peripherie (ein Teil der Kassenhardware – externe Geräte) die sie bei einem Distributor einkaufen – ebenso wird die Software zugekauft. Gute Kassensysteme haben die Software auf die Hardware abgestimmt.

Viele Anbieter bieten ihr System als eine Einheit aus Software und Hardware, andere schränken die Verwendung auf ein Betriebssystem ein, weitere lassen dem Benutzer die freie Wahl der Hardware. Die Bindung der Software an eine gewisse Hardware ist in der Regel bedingt durch die Wahl der Implementierung der Software (z.B. sind Apps auf einem mobilen Endgerät stets OS-spezifisch implementiert, Webdienste lassen auf der Endgeräteseite viele Freiheiten, erfordern auf der Serverseite jedoch je nach Umsetzung gewisse Anforderungen an Hard- und Software).

Oft wird die lokale EDV-Infrastruktur durch die Speicherung der Daten auf Webservern der Anbieter (Cloud) ergänzt. Das dient der Datensicherheit und dem Fernzugriff, erfordert aber eine stabile Internetverbindung und die Bereitschaft des Gastwirts, die sensiblen Geschäftsdaten dem Anbieter zu überlassen.

Kassenlade

Hardware[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Kassensysteme benötigen eine Kassenhardware. Je Einsatzbereich ist die Kassenhardware unterschiedlich. Kassensysteme sind einsetzbar auf PC (Windows, Linux, Android) mit Touchmonitor, Tablet, Handy, Laptop, All-In-One Geräten (PC inkl. Touchmonitor). Peripherie Geräte für die Kassenhardware Handel ist: Kassenschublade, Kundenanzeige, Bondrucker, Etikettendrucker, EC Gerät, Touchmonitor, Scanner, Mitarbeiterschlüssel, Kundenmonitor. Gastronomie: Bondrucker Theke, Bondrucker Küche, Küchenmonitor, Funkhandy Kellner, Touchmonitor, Guestcheckdrucker, Kellnerschloss, Kassenschublade.

Hier kommen heute in der Regel Touchscreens zum Einsatz. Diese sind als Split (Touch und Rechner sind getrennt) oder All-in-One (Touch und Rechner sind eine Einheit) zu erhalten. Serielle Schnittstellen spielen heute noch eine große Rolle, da sehr viel mit Kommunikation zwischen den einzelnen Geräten gearbeitet wird (z. B. Kassenlade soll sich nach Betätigen der Bar-Taste öffnen – die Kassenlade meldet zurück, dass sie aufgegangen ist. Nach dem Kassiervorgang meldet die Kassenlade wieder, dass sie geschlossen ist und somit kann ein neuer Kassiervorgang eingeleitet werden.)

Software[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

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Kassensysteme benötigen eine Kassensoftware. Eine Kassensoftware enthält Funktionen für das Kassieren von Artikel (z.B.Handelsartikel oder Gastronomieartikel) Die Kassensoftware hat Kassenfunktionen, die Mindestfunktionen sind: Das Anmelden des Kassierers am Kassenterminal, der Kassiervorgang und der Zahlvorgang. Daneben bieten die meisten Hersteller eine Vielzahl von Sonderfunktionen. Die Sonderfunktionen in der Kassensoftware sind nach Branche unterschiedlich. Beispiele im Handel: Storno, Bon parken, auf Kunde kassieren, mit Euro und EC/Kreditkarten kassieren. Beispiele in der Gastronomie: auf Tisch bonieren, Tisch splitten, Außer Haus Verkauf.

Früher wurden Kassensysteme hauptsächlich für das Betriebssystem programmiert. Mit dem Wunsch, Daten extern zu speichern und einen Fernzugriff zu erlauben, geht der Trend zu webbasierten Diensten, die häufig unabhängig vom Betriebssystem sind, da sie auf systemunabhängigen Technologien basieren (Java, HTML).

Seriöse Anbieter erlauben den Export aller geschäftsrelevanten Daten in ein Format, welches für die gesetzliche 10-jährigen Aufbewahrungsfrist geeignet ist (Beispiel textbasiertes CSV (Dateiformat)). Vorsicht ist diesbezüglich bei Abo-Systemen zu walten, da mit der Kündigung des Kassensystems der Zugang zu den Umsatzdaten möglicherweise nicht mehr möglich ist.

Kassensysteme sollten besonders bezüglich ihrer Sicherheit betrachtet werden: Können die Systeme unabhängig vom Internet betrieben werden, bieten sie wenige Angriffsmöglichkeiten von außen. Ist eine Anbindung ans Internet für einen Fernzugang gewünscht, sollte die Software einen SSL-gesicherten Zugang anbieten. Regelmäßige Sicherheitskopien sollte in jedem Fall über die Software oder den Anbieter möglich sein, um einen Hardwareausfall oder eine softwaretechnische Manipulation zu reparieren.

Peripherie[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Zur Peripherie zählt Zubehör wie Bondrucker, Kassenschubladen, Kundendisplay, Kundenmonitor, Kellnerschloss, Scanner, Waagen, Kartenleser, Fingerprintscanner; also alles was an einer Kasse angeschlossen werden kann. Auf den Wunsch der Kunden zu drahtlos angebundenen Peripheriegeräten haben die Anbieter mit mobilen Terminals und Gürteldruckern reagiert.

Für Bondrucker existiert die Druckersprache ESC/POS, die z.B. auch Befehle zum Abschneiden des Papiers definiert.

Steuerrechtliche Anforderungen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Deutschland[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Mit einem Kassensystem registrierte Geschäftsvorfälle sind als elektronisch auswertbare Daten aufzubewahren (§§ 145 und 146 Abgabenordnung). Insbesondere eine Prüfung der nach Gesetz geforderten Unveränderbarkeit der Daten wird bei der steuerlichen Außenprüfung kontrolliert. Trainerbedienungen, Chefstorno und Proformarechnungen ohne entsprechende Protokollierungen sind nicht zulässig[1].

Alle mit einer PC-Kasse oder elektronischen Registrierkasse erfassten Einzeldaten einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen i. S. des § 14 Umsatzsteuergesetz sind unveränderbar und vollständig aufzubewahren (Einzelaufzeichnungspflicht). Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig. Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen. Die Einzelheiten sind in den GdPdU spezifiziert.

Von der Einzelaufzeichnungsverpflichtung sind nur solche Geräte befreit, die bauartbedingt nicht oder nur teilweise „aufgerüstet“ werden können. Diese Ausnahme läuft jedoch zum 31. Dezember 2016 aus. Danach darf das Gerät zur Ermittlung der steuerlichen Tageseinnahmen nicht mehr eingesetzt werden. Mangels weiterer Einsatzmöglichkeiten ist zu erwarten, dass das Marktsegment der „Billigkassen“ verschwinden wird.

Die steuerlichen Anforderungen sind eine Reaktion auf in der Barzahlungsbranche vorkommende Steuerverkürzungspraktiken. Über den Umfang, in welcher Höhe steuerpflichtige Umsätze verkürzt werden, sind empirisch gesicherte Statistiken nicht bekannt. Es kann anhand des Gesamtumsatz einer Branche nur geschätzt werden, welches Potential die Steuerverkürzung hat. Da die Barzahlungsbranche in Deutschland mit ca. 2 Millionen Betrieben jährliche Umsätze über grob geschätzt 300 Milliarden Euro erzielt, ist von einem erheblichen Risikopotential auszugehen. Die einfachste Manipulation bei Kassensystemen ist die Nichterfassung eines Umsatzes im Kassensystem. Einige Systeme bieten eine sogenannte Proforma-Rechnung an. Hier können frei editierbare Beträge auf einem Kassenbon ausgedruckt werden. Erfolgt bei einem tatsächlichen Geschäftsvorfall die Registrierung auf einer Pro-forma-Rechnung, wird der Geldbetrag nicht im Datenspeicher der steuerpflichtigen Umsätze erfasst. Weitere Manipulationsmöglichkeiten, tatsächliche Umsätze maschinell nicht zu registrieren, sind sog. Trainingskellner oder Chefstornomöglichkeiten. Das Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 26. November 2010[1] fordert, dass solche Programmeinrichtungen lückenlos zu dokumentieren sind. Inzwischen wird verstärkt der Einsatz von komplexer Manipulationssoftware (sog. Zapper), beobachtet.

Andere Länder[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

In einigen anderen europäischen Ländern werden zum Teil hardware-basierte Fiskalspeichersysteme eingesetzt, damit Manipulationen bei der Einnahmenermittlung und -dokumentation erschwert werden (Italien, Schweden). Ferner gibt es in diesen Ländern z. T. eine Registrierkassen- und Einbonnierungspflicht. Andere Länder wie Kroatien und Malta haben Preise ausgelobt, um das Einbonnieren zu fördern. Kunden senden ihre Kassenbons an die Finanzbehörde, um an einer Verlosung teilzunehmen. Hierdurch soll unterbunden werden, dass Geschäftsvorfälle nicht einbonniert werden.

Weblinks[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Einzelnachweise[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  1. a b BMF-Schreiben vom 26. November 2010, Quelle: Bundesministerium der Finanzen (D)