Wikipedia:Förderung/Lokale Community-Räume/Organisation

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2015-02-09 Beginn einer Wikipedia-Schwarmkunst-Offensive im Wikipedia-Büro Hannover, Teamarbeit.jpg
Handbuch lokale Community-Räume
Erfahrungen mit von Wikimedia Deutschland (WMDE) finanzierten lokalen Community-Räumen gibt es seit 2014. Folgende Erfolgsfaktoren und Verabredungen zwischen WMDE und Community/ Projektpartnern aller lokalen Community-Räume wurden im Mai 2018 abgestimmt und sollen die Zusammenarbeit prägen, damit alle Aktiven in den Wikimedia-Projekten, Interessierte und Besucher sich wohlfühlen und zu Freiem Wissen beitragen können.

Förderantrag[Quelltext bearbeiten]

Ein Förderantrag für einen lokalen Community-Raum wird von mindestens drei Menschen gestellt. Diese Antragstellenden sind verantwortlich für die Organisation und die von WMDE angemietete Immobilie und als Projektpartnerteam die Ansprechpersonen für WMDE in Bezug auf die lokalen Community-Räume.

Der Förderantrag für die Anmietung eines lokalen Community-Raums wird für ein Jahr gestellt. Dementsprechend muss ein daran gekoppelter Mietvertrag jährlich kündbar sein. Anträge für das kommende Jahr werden bis spätestens 30. Oktober eines Jahres eingereicht. Die Einreichung des Förderantrags ist an die Inventur des laufenden Jahres sowie das Budgetcontrolling gekoppelt, diese müssen abgeschlossen sein vor der Zusage durch WMDE. Für Anträge gelten die aktuellen Förderrichtlinien von WMDE. Entsprechend der Erfahrung mit anderen Community-Räumen, u.a. ausreichend große Community und erwarteter Beitrag zu Freiem Wissen und der Verhältnismäßigkeit bzgl. Miethöhe, wird über eine Zusage entschieden. Ein lokaler Community-Raum kann auch von Schwesterprojekten der Wikipedia und anderen freien Projekten mit direktem Bezug zu Freiem Wissen gegründet werden.

Zugang[Quelltext bearbeiten]

Jede Wikipedianerin und jeder Wikipedianer sowie Freiwillige anderer Wikimedia-Projekte können den lokalen Community-Raum nutzen. Nutzerinnen und Nutzer erhalten dauerhaft einen Schlüssel für den lokalen Community-Raum, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

  • aktives Mitglied der lokalen Community
  • dem Projektpartnerteam persönlich bekannt
  • hält sich an Absprachen und beteiligt sich idealerweise an Teamsitzungen und Arbeitstreffen.

Wenn in der Überlassungsvereinbarung geregelt, können auch Nicht-Wikipedianerinnen und Nicht-Wikipedianer einen Schlüssel erhalten. Möchten Menschen Zugang zu dem Community-Raum, ohne dass sie selber einen Schlüssel besitzen, melden sie den Bedarf vorher an und zwar über den vom Projektpartnerteam beschlossenen Kommunikationsweg, der auf Wikipedia öffentlich beschrieben ist. Idealerweise sieben Tage vorher; mindestens jedoch zwei Tage im Voraus. Empfehlung: Die Schlüsselträger sind auf der Projektseite in Wikipedia vermerkt.

Hausordnung und Drittnutzer[Quelltext bearbeiten]

Für welche Art Veranstaltungen der lokale Community-Raum genutzt wird, muss für den Verwendungsnachweis dokumentiert werden, vgl. „Sachbericht“ unten. Die Community des lokalen Community-Raums verständigt sich gemeinsam auf eine kurze und einfache Hausordnung, die sie in Wikipedia veröffentlichen. Als Vorbild dient die Hausordnung des Lokal K. Falls es zu Verstößen gegen die Hausordnung kommt, müssen die an dem Tag verantwortlichen Freiwilligen für WMDE das Hausrecht vor Ort durchsetzen. WMDE braucht stets eine Beschreibung solcher Vorkommnisse bei Veranstaltungen im lokalen Community-Raum an community@wikimedia.de. WMDE kann mit Hilfestellungen wie in bestimmten Fällen vorzugehen ist, unterstützen.

Nutzende, die nicht der Community angehören, schließen eine Vereinbarung mit WMDE. Hierzu stellt WMDE die Überlassungsvereinbarung zur Verfügung, die bitte immer benutzt und dokumentiert wird. Empfehlung entsprechend Lokal K:

Gebote

Du hast das Lokal K genutzt? Räume bitte wieder auf und entferne alle unerwünschten Hinterlassenschaften. Alle Informationen zur Müllentsorgung, Spülmaschine und Hilfsmittel zur Reinigung erhältst Du vor Ort.

Verbote

Da das Lokal K quasi ein öffentlicher Raum ist, besteht Rauchverbot. Bitte unternimm im Lokal nichts, was Mitbenutzer, Nachbarn oder Passanten beeinträchtigt oder gegen geltendes Recht verstößt.

Technik[Quelltext bearbeiten]

Laptops, Beamer, Scanner und Moderationsmaterial sind für die Nutzung vor Ort vorgesehen und werden nur in begründeten Ausnahmefällen verliehen. Auf Wunsch können in jedem Community-Raum Kamera-Sets (1-2 Spiegelreflexkamera mit Objektiv und Tasche) gelagert und ausgeliehen werden. Weitere Kamera-Sets inklusive Objektive werden über den Technikpool von Wikimedia und das Portal von LensAvenue verwaltet und unkompliziert und schnell an alle Wikipedianer versendet. Grund: professionelle Wartung und Entlastung vom Versand, darüber hinaus transparente Darstellung von Reservierungen und Verfügbarkeiten. Projektbezogene längere Leihen sind möglich.

Die in dem lokalen Community-Raum verbleibende Technik wird durch einen vorher festgelegten Verantwortlichen verliehen und der Verleih wird vor Ort dokumentiert. Diese Verantwortlichen, sowie der Prozess der Leihe werden transparent und öffentlich kommuniziert. Das Orgateam des lokalen Community-Raums hat die Möglichkeit, auch die im lokalen Community-Raum verbleibenden Kameras in das einzuführende LensAvenue-System zur Leihe einzupflegen (Vorteil: einem Interessierten wird angezeigt, ob und wann die Technik zur Verfügung steht) oder die Leihe über eine Wikipedia-Projektseite zu gestalten. WMDE empfiehlt sich an der Seite vom Lokal K zu orientieren.

Verwendungsnachweis: Sachbericht/ Reporting und zahlenmäßiger Nachweis (Zuarbeit Budgetcontrolling)[Quelltext bearbeiten]

Ein Bericht zu den Veranstaltungen und Aktivitäten vor Ort, die in den lokalen Community-Räumen stattfinden oder in ihnen organisiert werden, ist für die lokalen Communitys und WMDE von Relevanz, um die eigene Arbeit darzustellen und die Verwendung der Gelder zu rechtfertigen (=Sachbericht). Um es für alle Beteiligten möglichst unkompliziert zu machen, stellt WMDE ein kurzes Google-Formular zur Verfügung und bittet die Projektverantwortlichen dieses Formular nach jeder Veranstaltung auszufüllen. Dies sollte nicht länger als zwei Minuten dauern.

Über dieses Formular erfasste Sachberichte/Reportings werden in einer Tabelle gesammelt, welche WMDE dem Orgateam auf Anfrage gerne zur Verfügung stellt (z.B. quartalsweise zum Budgetcontrolling).

Der zahlenmäßige Nachweis der Verwendung der Projektfördermittel findet quartalsweise statt und ist im verbindlichen Dokument „Zusage von Projektfördermittel“ (2.6. und 2.7.) beschrieben: In diesem Nachweis sind alle Vorschüsse und Ausgaben in zeitlicher Folge voneinander getrennt auszuweisen; Belege müssen eingereicht werden. Von einer für alle lokalen Community-Räume verbindlichen und einheitlichen Form des zahlenmäßigen Nachweises sieht WMDE vorerst ab und passt sich damit den Bedarfen der unterschiedlichen Orgateams an.