Personal Information Manager

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Ein Personal Information Manager (PIM) ist eine Software, die persönliche Daten wie Kontakte, Termine, Aufgaben, Notizen und im erweiterten Verständnis auch Dokumente wie Briefe, Faxe und E-Mails, neuerdings auch RSS-Feeds verwaltet.

PIM-Software kann sowohl für einzelne Benutzer als auch für den Betrieb in Netzwerken (LAN oder WAN) konzipiert sein. Bei Netzwerk-Lösungen spielt die Benutzerverwaltung eine wichtige Rolle, da jeder Benutzer seine eigenen Daten verwalten möchte und nicht alle Benutzer alle Daten ansehen oder bearbeiten sollen. Ferner spielt PIM-Software auf Handheld-Computern und Handys/Blackberrys eine wichtige Rolle.

Da viele unterschiedliche Daten zu verwalten sind, werden an das Speicher-Management von PIM-Software besonders hohe Anforderungen gestellt. Aus Sicht des Anwenders ist jedoch die Ergonomie der Benutzeroberfläche der Software mindestens ebenso wichtig. PIM-Anwender möchten z.B. gerne während eines Telefonats Gesprächsnotizen mitschreiben, in Sekundenschnelle Kontaktdaten auffinden, und sich alle Aktivitäten, die mit einem Kontakt verknüpft sind, auflisten lassen.

Bei den verschiedenen PIM-Software-Benutzeroberflächen wurden einige Programm-Ansichtsstrukturen besonders beliebt und haben sich erfolgreich durchgesetzt, z.B.:

  • Rolodex: PIMs dieser Art orientieren sich an rotierbaren Karteikarten-Systemen.
  • Filofax: PIMs dieser Art orientieren sich an ringbuchartigen Papier-Organizern.
  • Outliner: PIMs dieser Art benutzen eine baumartige Navigationsstruktur, ähnlich wie der Aufbau einer Webseite im Internet.

Inhaltsverzeichnis

[Bearbeiten] Ideale Anforderungen an PIM

Ein PIM sollte die Grundfunktionen für Adressen, Termine, Aufgaben und Notizen erfüllen. Als weitere Kriterien sollte ein idealer PIM beispielsweise folgende Funktionen erfüllen: die Unterstützung von selbst definierten Datenfeldern in der Adressverwaltung, die Möglichkeit der Fotospeicherung bzw. Verwaltung, Erinnerungsfunktion zu bestimmten Zeiten an voreingestellte Termine oder Geburtstage, weiterhin auch sich wiederholende Termine. Ein idealer PIM sollte adressbezogene Aktionen ausführen können, beispielsweise das Anwählen von Telefonnummern, das Adressieren von Briefen und Serienbriefen, sowie der Versand von Kurzmitteilungen. Das Kalendermodul sollte Feiertage berücksichtigen, DIN gerechte Kalenderwochen kennen und den Montag jeweils als Wochenanfang einstellen. Es sollten sich mehrere verschiedene Kalender verwalten lassen, beispielsweise einen privaten und einen beruflichen, welche sich miteinander auch noch abgleichen lassen können. Neuen Terminen und Aufgaben sollte man unterschiedliche Zeitzonen zuweisen können, sowie Kategorien und Prioritäten. Notizen sollten sich auch auf dem Desktop ablegen lassen, was die kleinen gelben Klebezettel (Notepads) überflüssig macht. Zur Abstimmung mit Vorgesetzten, Kollegen, Freunden und Verwandten, sollte auch die Möglichkeit einer Teamfunktion vorhanden sein. Dabei wäre der Austausch von gemeinsamen Adressen, Kalenderdaten, Geburtstage, Aufgaben etc. sehr wünschenswert. Weiterhin sollten alle Kalender- und Adressendaten importierbar und exportierbar sein, um für den schlimmsten Fall (Datenverlust) gewappnet zu sein. Einige PIM-Programme erlauben sogar die Synchronisation bzw. den Datenaustausch mit Palm und Pocket-PC Geräten.

[Bearbeiten] Verbreitete PIMs

[Bearbeiten] Marktsituation der PIMs

Zur Zeit wird das PIM-Software-Segment von dem Microsoft-Produkt Outlook dominiert. Der Hauptgrund für die große Verbreitung von Outlook liegt darin, dass es ohnehin zum Auslieferungsumfang der meisten Microsoft-Office-Programmversionen dazugehört. Weiterhin lässt sich nicht leugnen, dass Outlook im Vergleich zu anderen PIM-Programmen die meisten Funktionen für den Umgang mit Adressen, Kalendern und Notizen beherrscht. Nachteilig ist lediglich die unbeliebte Zwangsregistrierung von Outlook, welche nur die Installation und den Betrieb auf einem einzigen Computer zulässt. Das inzwischen zu Microsoft Office ebenbürtige OpenOffice.org enthält zur Zeit noch kein eigenes PIM, was den Programm-Benutzer dazu veranlassen wird, nach entsprechenden PIM-Alternativen zu suchen.

[Bearbeiten] PIMs auf Internet-Basis

Mittlerweile werden immer öfter sogenannte Web-PIMs angeboten, deren Service meist kostenlos im Internet angeboten wird, allerdings braucht man für dessen Aufruf einen ständigen Internetzugang. Aufgerufen wird ein Web-PIM über einen aktuellen Webbrowser , nachdem man sich mittels Passwort eingeloggt hat, kann man seine Daten über die Internetleitung laden und findet eine vertraute Arbeitsumgebung mit allen seinen Adressen und Terminen vor. Der Vorteil bei dieser Web-PIM-Möglichkeit liegt bei der globalen Verfügbarkeit, sich von überall und jedem internetfähigen Rechner auf dieser Welt in sein eigenes PIM einloggen zu können. Die zentral im Web-PIM verwalteten Daten lassen sich auch mit mehreren Personen gemeinsam im Team nutzen. Nachteilig ist jedoch die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit der Webseite und dem Internetanschluss, weil man im ungünstigsten Fall bei einem Ausfall der Internetverbindung keinen Zugriff mehr auf seine gesamten Termine und Adressdaten hat.

  • Google Kalender (Aufruf über Webbrowser, kostenlos)
  • MailXchange (Aufruf über Webbrowser, Euro 3,99 pro Monat)
  • Plaxo (Aufruf über Webbrowser, kostenlos)
  • Windows Live-Kalender (Aufruf über Webbrowser, kostenlos)
  • Yahoo-Kalender (Aufruf über Webbrowser, kostenlos)
  • AirSet (Aufruf über Webbrowser, kostenlos)
  • WebPIM (Aufruf über Webbrowser, kostenlos)

[Bearbeiten] Literatur

  • Bill Dyszel, Outlook 2007 für Dummies. Wiley-VCH; Auflage: 1 (Juni 2007), ISBN 3527703098
  • Seiwert,Wöltje,Obermeyr, Zeitmanagement mit Microsoft Office Outlook. Microsoft Press; 5.Aufl.(27. Mai 2007), ISBN 3866454171
  • Steffen Buzin, Neue Interface-Konzepte für Email-Manager. Vdm Verlag Dr. Müller; Auflage: 1 (2007), ISBN 3836411369

[Bearbeiten] Siehe auch

Von „http://de.wikipedia.org/wiki/Personal_Information_Manager“
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