Facilitymanagement

Facilitymanagement [fəˈsɪlɪtɪ ˌmænidʒmənt] (gebräuchliche Abkürzung: FM), alternative Schreibweise Facility-Management, auch Liegenschaftsverwaltung genannt, bezeichnet die Verwaltung und Bewirtschaftung von Gebäuden sowie deren technische Anlagen und Einrichtungen (engl. facilities). In England, Australien und Kanada ist der Begriff englisch facility management üblich, in den USA ursprünglich englisch facilities management. In Deutschland wurde dieser Fachbegriff in der DIN EN 15221-1 im Dezember 2011 auch zur Verwendung im Deutschen genormt.

Facilitymanagement ist eine eigene Wissenschaft und wird als Studiengang an 22 Hochschulen angeboten. Gebäude, Liegenschaften und betriebliche Abläufe werden im FM ganzheitlich betrachtet. Ziel der koordinierten Abwicklung von Prozessen ist dabei, die Betriebs- und Bewirtschaftungskosten dauerhaft zu senken, Fixkosten zu flexibilisieren, die technische Verfügbarkeit der Anlagen zu sichern sowie den Wert von Gebäuden und Anlagen langfristig zu erhalten.

Aufgaben

Das Facilitymanagement (FM), definiert in DIN EN15221-1, sorgt als Sekundärprozess für einen langfristigen Erhalt oder eine Erhöhung der Vermögenswerte von Unternehmen in Form von Bausubstanz, Anlagen und Einrichtungen

Dazu gehören technische, infrastrukturelle und kaufmännische Aufgaben wie zum Beispiel das Überwachen der Haustechnik, das Organisieren und Beauftragen von Gebäude-Dienstleistungen, das Erstellen von Ausschreibungsunterlagen für Umbau und Instandhaltung sowie das Beschaffungsmanagement für sämtliche Gebrauchsgüter von der Energie bis zum Werbemittel.

Der immer größer werdende Kostendruck auf die Unternehmen veranlasst sie, stetig ihre Verbesserungs- und Kostensenkungspotenziale zu ermitteln und diese auch umzusetzen. Deshalb wird es notwendig, auch das Facilitymanagement eines Unternehmens strategisch neu zu betrachten, da die Liegenschaftskosten nach den Personalkosten den größten Kostenblock innerhalb eines Unternehmens ausmachen.

Facilitymanagement ist ein ganzheitlicher, strategischer und lebenszyklusbezogener Managementansatz, um Gebäude, ihre Systeme, Prozesse und Inhalte kontinuierlich bereitzustellen, funktionsfähig zu halten und an die wechselnden organisatorischen und marktgerechten Bedürfnisse anzupassen. Es optimiert so den Betrieb, die Wirtschaftlichkeit, die Nutzung, die Vermarktung und die Werterhaltung der gesamten Liegenschaften und Einrichtungen einschl. aller hierfür notwendigen Prozesse und erreicht dadurch eine ganzheitliche und umfassende Immobilien-, Einrichtungs- und Infrastruktur -erstellung, -bereitstellung und -bewirtschaftung mit dem Ziel den Ertrag langfristig zu steigern, die Qualität zu sichern und Wert zu erhalten. Dazu integriert Facility Management die Grundlagen der Betriebswirtschaft, der Architektur sowie der Verhaltens,- Rechts- und Ingenieurwissenschaften bei der Koordination des physischen Raums, mit den Menschen und mit der Arbeit der Organisation. Die Bandbreite dieser Räume reicht dabei von Wohngebäuden/Lebensräumen über Einkaufs- Sport- und Freizeitstätten bis hin zu den Arbeits-und Produktionsstätten.

Formen

Operatives Facilitymanagement

Es kennzeichnet Maßnahmen aus allen Bewirtschaftungskernaufgaben einer Liegenschaft und beinhaltet Hauptteile des klassischen Gebäudemanagements, sieht das Gebäude jedoch aus ganzheitlicher Sicht über dessen gesamte Lebensdauer und Nutzungsbestimmung in Abstimmung mit der strategischen Unternehmensausrichtung.

Dabei ist zu unterscheiden in die einzelnen Sichtweisen: Die Eigentümersicht, die den Gebäudebetrieb zu garantieren hat und die Nutzersicht – alle Unternehmungen vom Singlehaushalt über Verwaltung, Produktion bis zum Altenheim. Die Eigentümersicht (ES) wird geprägt durch alle Leistungen des Immobilien- und Gebäudemanagements und die Nutzersicht (NS) durch die Organisation aller Bedarfe im Rahmen des Facilitymanagement rund um die Wertschöpfung, die in der jeweiligen Immobilie durchgeführt wird. Ist der Eigentümer = Nutzer integriert das Facilitymanagement das Immobilien- und Gebäudemanagement.

Hierfür werden verschiedene Bereiche, Aufgaben und Programme unterschieden.

• Das Kaufmännische Management stellt die Wirtschaftlichkeit des Gebäudebetriebes (ES) und des Arbeitsplatzbetriebs (NS) sicher und umfasst alle kaufmännischen Leistungen unter Beachtung der Immobilienökonomie (ES) und betriebswirtschaftlichen Ökonomie einer Unternehmung (NS).

• Das Technische Management umfasst Leistungen, die zum Betreiben und Bewirtschaften der baulichen, technischen Anlagen und Einrichtungen eines Gebäudes (ES) und der Bereitstellung des Arbeitsplatzes (NS) und deren Prozesse erforderlich sind.

• Das Infrastrukturelle Management erbringt und überwacht die bedarfsgerechten gebäudebezogenen (ES) und die wertschöpfungsunterstützenden (NS) Dienstleistungen.

• Querschnittsaufgaben stellen ihre Aktivitäten allen Kernbereichen zur Verfügung wie z. B. das Flächenmanagement welches so die Verwaltung und Nutzung von Flächen organisiert und eine ständige Flächenoptimierung bei Belegschafts-, Nutzungsänderungen, Neu- bzw. Umbaumaßnahmen durchführt.

Einen wichtigen Aspekt stellt die Betreiberverantwortung dar. Sie besteht gegenüber den Nutzern, der Umwelt, Dritten und Behörden. Der Facilitymanager ist für die Organisation und Durchführung verantwortlich. Zur Betreiberverantwortung gehört die Ergreifung von Schutzmaßnahmen für den Betrieb, der Umweltschutz, die Verkehrssicherungspflicht und die Pflicht, Behörden Auskunft zu erteilen.

Strategisches Facilitymanagement

Die Ausrichtung des strategischen Facilitymanagements leitet sich direkt aus der jeweiligen Unternehmensstrategie ab.

Die Strategie bestimmt, in welchen Geschäftsfeldern ein Unternehmen tätig sein soll, wie der Wettbewerb in diesen Geschäftsfeldern zu bestreiten ist und was die langfristige Erfolgsbasis oder Kernkompetenz des Unternehmens darstellt. Während in fast allen Unternehmensbereichen schon seit vielen Jahren Maßnahmen zur Strategieumsetzung getroffen werden, erfolgt dieses im Facilitymanagement nur unzureichend. Dies zeigt, dass das Facilitymanagement erst in geringem Maße als strategische Ressource von den meisten Unternehmen erkannt wird, obwohl dadurch ein zunehmend erfolgskritischer Wettbewerbsfaktor latent vorhanden ist. Auch wird im Instrument der Wertkettenanalyse von Porter die Bedeutung der Liegenschaftsaktivitäten zur Erzielung von Wettbewerbsvorteilen nur unzureichend berücksichtigt. Diese Vernachlässigung einer wertorientierten Betrachtung des Immobilienvermögens gerade in non-property-companies basiert auf der Unterschätzung seiner Relevanz auf den Gesamtunternehmenserfolg durch das Top-Management.

Die nachfolgenden Zahlen verdeutlichen jedoch den Stellenwert der Immobilien für den Unternehmenserfolg, welcher sich aus der Kapitalbindung ergibt:

• Das Anlagevermögen von Industrieunternehmen besteht zu 30 bis 40 % aus Eigentum an Grund und Boden sowie Immobilien.
• Die immobilienbezogenen Kosten, bezogen auf die Bilanzsumme als Kennziffer, machen ca. 10 % aus.
• Nach den Personalkosten nehmen die Immobilienkosten den zweiten Platz der Ausgaben in der GuV ein.
• Bei Industrieunternehmen betragen die Immobilienkosten ca. 5 % des Umsatzes, bei Dienstleistungsunternehmen sogar 7 bis 9 %.

Das Top-Management, welches Immobilien als Teil der Unternehmensstrategie begreift und behandelt, kann durch einen aktiven und ergebnisorientierten Umgang mit ihnen einen positiven Beitrag zum Unternehmensergebnis erwirtschaften und so die Wettbewerbsfähigkeit steigern. Die Unternehmen erreichen dadurch einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Deshalb ist die Bedeutung des Facility-Managements auch und gerade für Non-property-Unternehmen so wichtig. Trotzdem verfügen die meisten Unternehmen noch nicht einmal über ein Informationssystem, das aktuelle, grundstücks- und gebäudebezogene Daten bereithält.

Wirtschaftliche Bedeutung

Das Facilitymanagement in Deutschland umfasst knapp 206 Milliarden Euro Bewirtschaftungsvolumen sowie 130 Milliarden Euro Bruttowertschöpfung, einen Anteil von 5,42 Prozent am Bruttoinlandsprodukt und über 4,5 Millionen Erwerbstätige. Einer Studie von Roland Berger Strategy Consultants zufolge wächst für das Facilitymanagement der Markt für Energie- und Ressourceneffizienz im Gebäudemanagement bis 2020 um jährlich 6,5 %.

2013 bestimmten die folgenden Anbieter maßgeblich den deutschen Markt für Facility Services:

Rang	Unternehmen	Umsatz in Deutschland in Mio. Euro	Mitarbeiter in Deutschland
1	Bilfinger Facility Services	1.187,0	11.840
2	Strabag Property and Facility Services	871,0	9.300
3	Wisag Facility Service 1)	819,0	30.256
4	Dussmann Service Deutschland 2) *)	785,0	23.350
5	Spie GmbH 3) *)	650,0	4.300
6	Compass Group Deutschland	645,0	16.000
7	Sodexo Beteiligungs B.V. 4)	490,0	9.296
8	Cofely Deutschland Gruppe 5)	463,0	1.905
9	Piepenbrock Facility Management 6)	435,4	25.337
10	Gegenbauer	429,8	15.020

• ^*) Umsatz- und/oder Mitarbeiterzahlen teilweise geschätzt
• ¹⁾ Umsatzzuwachs u.a. bedingt durch Vollkonsolidierung der Schubert Holding AG & Co. KG im Jahr 2013. Auslandsumsatz seit 2013 durch Schwestergesellschaft erbracht
• ²⁾ Exklusive Kursana und Kulturkaufhaus. Gesamtumsatz Dussmann Gruppe 2013: 1.843 Mio. €
• ³⁾ Vormals Hochtief Solutions AG
• ⁴⁾ Inlandsumsatz inkl. Servicegesellschaften und Organschaften: 670,0 Mio. €
• ⁵⁾ Inklusive Umsätze der Cofely Deutschland GmbH und Cofely Refrigeration GmbH
• ⁶⁾ Umsätze mit Industrieservices werden in der separaten Industrieservice-Liste 2014 ausgewiesen.

Die Aufnahme in dieses Rankings unterliegt genau definierten Kriterien. Mindestens 66 Prozent des Umsatzes resultieren aus externen Aufträgen, mindestens 66 Prozent des Facility-Service-Umsatzes bestehen aus infrastrukturellem und technischem Gebäudemanagement. Die Angaben wurden bereinigt durch Umsätze mit Servicegesellschaften und Organschaften.

Nach DIN EN 15221 wird das gesamte Facilitymanagement verstanden als strukturiertes Leistungsverhältnis zwischen Kerngeschäft (Organisation) und den Unterstützungsprozessen (Provider). Es geht nun nicht mehr um Bewirtschaftungskosten von Gebäuden und Anlagen, sondern um die Art und Weise der Bereitstellung von Sekundärleistungen für das eigentliche Kerngeschäft. Die im Facilitymanagement-Markt (FM) agierenden Dienstleister sind sowohl immobilienbezogen (Gebäudemanagement) als auch nicht-immobilienbezogen (z. B. Catering, Fuhrpark) aktiv. Diese Tätigkeiten werden in der Gesamtheit per definitionem als Facility Services (FS) beschrieben – im Unterschied zu Facility Management.

Techniken

Als computer-aided facility management (CAFM), wird die Unterstützung des administrativen Facilitymanagements durch die Informationstechnik bezeichnet.

Die Arbeitsplätze des Facilitymanagements selbst werden unter anderem unterstützt durch Gebäudeautomation (GA; Überwachungs-, Steuer-, Regel- und Optimierungseinrichtungen in Gebäuden), Brandmeldeanlage (BMA), Videotechnik (VT), Elektroakustische Anlage (ELA).

Weiterhin gehören technische Anlagen für Safety, Sicherheit im Sinne der übergreifenden Betriebssicherheitsverordnung dazu, die u. a. unter dem Dach der Gebäudeleittechnik als Hilfs- und Steuerungssysteme vom Facilitymanagement innerhalb des Gebäudemanagements genutzt werden.

Ziel der Gebäudeautomation ist es, Funktionsabläufe gewerkeübergreifend und selbständig durchzuführen, deren Bedienung zu vereinfachen oder zu überwachen. Sensoren, Aktoren, Bedienelemente, Verbraucher und andere technische Einheiten im Gebäude werden miteinander vernetzt.

Abläufe können in Szenarien zusammengefasst werden. Kennzeichnendes Merkmal ist die dezentrale Anordnung der Steuerungseinheiten (DDC) sowie die durchgängige Vernetzung mittels eines Bussystems (in der Regel EIB/KNX bzw. bei Beleuchtung DALI).

Zum Facilitymanagement gehören auch die technischen Vorrichtungen, die der Sicherheit dienen, siehe Sicherheit, Technik für elektrische und elektronische Sicherheitssysteme, siehe Sicherheitssystem, haustechnische Vorrichtungen, die der Gebäudesicherheit dienen, siehe Haustechnik, sowie in der Informationstechnik die Methoden der Informationssicherheit.

Normen und Standards

• EN 15221: Facility Management (sieben Teile)
• DIN 32736: Gebäudemanagement – Begriffe und Leistungen
• GEFMA Richtlinie 100-1 FM – Grundlagen
• GEFMA Richtlinie 100-2 FM – Leistungsspektrum.
• VDI 6009: Facilitymanagement (zwei Teile)
• CRB/IFMA Schweiz Richtlinie ProLeMo – Prozess-/Leistungsmodell im Facility Management (2009). ISBN 978-3-7281-3214-7
• IFMA Schweiz: Lebenszykluskosten-Ermittlung von Immobilien, Broschüre und Anwendungstool mit 35 Excel-Tabellen. ISBN 978-3-7281-3364-9

Fachbestandteile

Von der GEFMA sind in den Richtlinien 600ff Berufsbilder im Facilitymanagement veröffentlicht worden.

Die fachlichen Bestandteile weisen folgende Struktur auf:

• Grundlagen
  • Naturwissenschaften/ Technik/ Informatik
  • Wirtschaftswissenschaften/ Management
• Kernfächer
  • technisches Management, vgl. u.a. auch Instandhaltung
  • kaufmännisches Management, vgl. u.a. auch Verwaltung
  • infrastrukturelles Management, vgl. u.a. auch Infrastruktur
  • Flächenmanagement (gem. DIN 32736)

Kompetenzbereiche

Aus Sicht der IFMA beschäftigt sich das Facilitymanagement mit den Kompetenzbereichen Betrieb und Instandhaltung, Immobilien und Liegenschaften, Mitarbeiter- und Umweltfaktoren, Planung und Projektmanagement, Facility Function, Finanzierung, Qualitätsbewertung und Innovation, Kommunikation sowie Technik.

Aus- und Weiterbildung

Das Facilitymanagement kann in Deutschland sowohl an Universitäten als auch an Fachhochschulen sowie im Fernstudium in speziellen Studiengängen studiert werden. Darüber hinaus gibt es andere Studienfächer, etwa Bauingenieurwesen oder Architektur, in denen das Facilitymanagement als Vertiefungsrichtung angeboten wird.

Des Weiteren werden die Inhalte von Facilitymanagements auch in diversen Fortbildungsmaßnahmen gelehrt. Hierzu gehört die Seminarreihe zum Fachwirt für Gebäudemanagement (HWK), welche durch regionale Handwerkskammern angeboten wird. Anzumerken ist, dass Gebäudemanagement nicht mit Facilitymanagement gleichzusetzen ist, da das Facilitymanagement ein Instrument oder besser gesagt eine Zielsetzung darstellt, während man unter Gebäudemanagement das operative Geschäft versteht. Es ist also gleichzusetzen mit Facility-Services-Leistungen, wie man heute die Umsetzung des Facilitymanagements bezeichnet.

Organisationen, Verbände, Vereine

• Corenet Global Inc. Internationaler Fachverband für Corporate-Real-Estate-Management
• EuroFM: European facility management association
• IFMA International Facility Management Association. Besonderes Augenmerk wird auf das Thema qualifizierte Ausbildung gelegt (Kompetenzentwicklung).
• fmpro (Schweizerischer Verband für Facilitymanagement und maintenance): fmpro setzt sich für die Bedürfnisse seiner Mitglieder in der ganzen Breite ein und fördert durch seine Aktivitäten den Stellenwert und das Verständnis für die FM-Branche in Wirtschaft und Öffentlichkeit.
• GEFMA (German Facility Management Association): Ein Schwerpunkt der Aktivitäten liegt bei der Erstellung von Richtlinien. Ein weiterer Schwerpunkt ist die Zertifizierung von qualifizierten Bildungsträgern für das Facilitymanagement.
• RealFM (Associacion for Real Estate and Facility Managers): Europäisch ausgerichteter Berufsverband für Real-Estate- und Facility-Manager. Im Mittelpunkt der Aktivitäten stehen die Verknüpfung der Aufgaben von Immobilien- und Facilitymanagement sowie die Gestaltung der Schnittstellen zwischen allen an diesen Prozessen Beteiligten.
• VBI (Verband Beratender Ingenieure, Berlin): Erarbeitung der AHO Nr. 16 „Facility Management Consulting“, in der aktuellen 3. Auflage (Bundesanzeiger-Verlag).
• CoreNet Global: Globaler Fachverband der Corporate-Real-Estate-Manager

Literatur

• Hans-Dieter Lochmann, Rainer Köllgen (Hrsg.): Facility Management. Strategisches Immobilienmanagement in der Praxis. Gabler, Wiesbaden 1998, ISBN 3-409-18860-6.
• Jens Nävy, Wolfgang Löwen: Facility Management. Grundlagen, Computerunterstützung, Systemeinführung, Anwendungsbeispiele. 3. Auflage. Springer, Heidelberg 2000, ISBN 3-540-44167-0.
• Hermann Schneider: Facility Management / planen – einführen – nutzen, 2. Auflage. Schäffer-Poeschel, Stuttgart 2004, ISBN 3-7910-2314-4.
• Michael May: IT im Facility Management erfolgreich einsetzen – Das CAFM Handbuch, Springer Verlag 2004, ISBN 3-540-04759-X.
• Michaela Hellerforth: Handbuch Facility Management für Immobilienunternehmen, Springer-Verlag Berlin Heidelberg 2006, ISBN 3-540-32196-9.
• Thomzik, M./Striewe, F./Knickmeyer, A.: Die volkswirtschaftliche Bedeutung des Facility Management, hrsg. von IAI und GEFMA, Bochum 2010.
• Joachim Oelschlegel: CAFM – Computerunterstützung im Facility Management – Praktische Anleitung zur organisatorischen, technischen und kaufmännischen Einführung und Ausbau von CAFM, inklusive einer Datenbank zum Softwarevergleich, 1. Aufl. expert verlag 2010, 340 S., CD-ROM (Ed.es, 83), ISBN 978-3-8169-3002-0.

Weblinks

Wiktionary: Facilitymanagement – Bedeutungserklärungen, Wortherkunft, Synonyme, Übersetzungen

Commons: Property and facility management – Sammlung von Bildern, Videos und Audiodateien

• Linkkatalog zum Thema Facility Management bei curlie.org (ehemals DMOZ)

• GEFMA e.V./RealFM e.V.: Der Facility Manager – ein vielseitiges Berufsbild. Das Berufsbild des Facility Managers in Deutschland. In: Facility Management 3/2007. (PDF; 1,33 MB)